Определение численности административно-управленческого персонала. Управление численностью и составом персонала Определение затрат, необходимых для обеспечения организации рабочей силой
Усложнение процессов управления является закономерным следствием научно-технического прогресса, который приводит к усложнению процессов производства. Аппарат управления использует в своей деятельности дорогостоящие технические средства управления, что приводит к росту расходов, связанных с функционированием системы управления организацией. Расходы на управление организацией имеют устойчивую тенденцию к росту. На отдельных предприятиях темпы их роста превышают темпы роста объемов про-
изводства и уровня качества продукции. Увеличивается и численность персонала управления, несмотря на постоянное ее ограничение и большие возможности повышения уровня технической оснащенности управленческого труда. Это говорит о значительных резервах сокращения численности управленческих работников. Но чтобы использовать резервы, необходимо создать действенную систему учета расходов на управление, которая позволит проводить объективный анализ их использования.
В настоящее время расходы на управление, отражаемые в статистической отчетности, не учитывают всех затрат, связанных с функционированием системы управления, не отражают в полной мере затраты на современное управление производством, требующее применения дорогостоящей вычислительной и организационной техники, подготовки и постоянного повышения квалификации и переподготовки управленческих кадров.
Кроме того, предлагаемая формами статистической отчетности структура расходов на управление не позволяет проводить эффективный анализ затрат на управление по отдельным подсистемам системы управления организацией. Такая система учета не позволяет получить информацию о затратах на функционирование той или иной подсистемы управления предприятием, так как они распылены по различным статьям расходов. Однако без учета управленческих расходов в разрезе подсистем системы управления невозможно организовать действенный контроль за соблюдением смет расходов на управление.
Учет расходов на управление в разрезе отдельных подсистем, а внутри подсистем - по статьям расходов, сформированных в соответствии с их экономическим содержанием, позволит получить данные для анализа затрат на управление и оценки результативности деятельности функциональных подразделений. Такой подход позволит провести всесторонний анализ расходов на управление и наглядно выявить, по какой подсистеме и статье расходов необходимо в первую очередь принимать меры с целью снижения затрат на управление.
Так как большой удельный вес в расходах на управление занимает основная и дополнительная заработная плата с отчислениями на социальное страхование, то особому анализу следует подвергнуть численность персонала управления. Численность работников управления по каждой подсистеме необходимо сравнить с нормативной.
Анализ затрат и численности управленческих работников в разрезе подсистем системы управления организацией и сравнение фактических данных с нормативными по ряду предприятий машиностроения позволил выявить ряд резервов снижения расходов на управление.
В табл. 3.14 приводятся данные по пяти машиностроительным предприятиям, позволяющие провести сравнение нормативной и фактической численности управленческого персонала.
При расчете нормативной численности работающих по отдельным подсистемам системы управления использовалась формула
Н = + а |Х| +#2X2 + ...+ я,х п,
где х р х 2 , ..., х п - значения факторов, определяющих численность управленческих работников по подсистеме; я, а 2 , ..., а п - коэффициенты регрессии (показатели степени и коэффициенты при факторах в линейном уравнении, характеризующие степень влияния соответствующего фактора на численность работников по подсистеме управления); а 0 - постоянный коэффициент.
При разработке нормативных данных, приведенных в табл. 3.14, учитывались прогрессивные формы и методы управления передовых предприятий, возможности применения современных автоматизированных систем управления. Расчет нормативной численности по каждой подсистеме осуществлялся на основе учета влияния от 10 до 15 факторов.
Однако не следует представлять нормативы как нечто застывшее и неизменное. Поэтому при определении численности работников управления по подсистемам (функциям) необходимо, кроме нормативов, учитывать результаты анализа фактической численности за ряд лет предшествующего периода и эффективности выполнения функций с точки зрения их роли в улучшении деятельности предприятия. Нормативный метод следует дополнять аналитическим.
Сравнение фактической численности работников управления с нормативной показало, что в целом фактическая численность управленческого персонала выше нормативной (см. табл. 3.14). Все пять предприятий имеют резервы сокращения численности персонала за счет доведения его до норматива и сокращения расходов на содержание управленческих работников. Превышение фактической численности над нормативной по предприятиям 1, 2, 3, 4, 5 составляет соответственно 68, 129, 12, 238, 24 человека.
Анализ работы этих предприятий показал, что в целом превышение фактической численности над нормативной не является обоснованным. Так, на предприятиях 2 и 4 фактическая численность общего и линейного руководства больше нормативной соответственно на 41 и 60 человек за счет нерационального построения производственной и организационной структур управления. На предприятиях действует много мелких цехов и участков, начальники цехов имеют по 3-4 заместителя. По 4-5 заместителей имеют глав-
Анализ численности управленческого персонала машиностроительных предприятий по подсистемам системы управления
организации и ее персонала
|
|
|
|||||||||||||||
|
факти ческая |
норма тивная |
откло нение |
факти ческая |
норма тивная |
откло нение |
факти ческая |
норма тивная |
откло нение |
факти ческая |
норма тивная |
откло нение |
факти ческая |
норма тивная |
откло нение |
||
|
Общее и линейное руководство |
||||||||||||||||
|
Функциональные подсистемы |
||||||||||||||||
|
Управление конструкторской подготовкой производства" |
|
|
|
|
||||||||||||
|
Управление технологической подготовкой производства" 4 |
|
|
|
|
|
|
|
|
||||||||
|
Управление инструментальной подготовкой производства |
||||||||||||||||
|
Управление ремонтным обслуживанием производства |
||||||||||||||||
|
Управление энергетическим обслуживанием производства |
||||||||||||||||
|
Управление стандартизацией |
||||||||||||||||
|
Управление метрологическим обеспечением производства |
||||||||||||||||
|
Управление рационализацией, изобретательством и патентоведением |
||||||||||||||||
|
Управление механизацией и автоматизацией производства |
||||||||||||||||
|
Управление техническим контролем и испытаниями |
||||||||||||||||
|
Наименовзние подсистем систем управления |
Численность работников аппарата управления, чел., по предприятиям |
|||||||||||||||
|
факти ческая |
норма тивная |
откло нение |
факти ческая |
норма тивная |
откло нение |
факти ческая |
норма тивная |
откло нение |
факти ческая |
норма тивная |
откло нение |
факти ческая |
норма тивная |
откло нение |
||
|
Управление капитальным строительством |
||||||||||||||||
|
Оперативное управление и планирование производства |
||||||||||||||||
|
Оперативное регулирование и диспетчирование производства |
||||||||||||||||
|
Управление транспортным обслуживанием производства |
||||||||||||||||
|
Управление перспективным и текущим технико-экономическим планированием |
||||||||||||||||
|
Управление трудом и заработной платой |
||||||||||||||||
|
Управление нормированием труда |
||||||||||||||||
|
Управление экономическим стимулированием |
||||||||||||||||
|
Управление финансовой деятельностью |
||||||||||||||||
|
Управление учетом и отчетностью |
||||||||||||||||
|
Управление экономическим анализом |
||||||||||||||||
|
Управление материально-техническим снабжением |
||||||||||||||||
|
Управление внешней кооперацией и комплектацией |
||||||||||||||||
|
Наименование подсистем систем управления |
Численность работников аппарата управления, чел., по предприятиям |
|||||||||||||||
|
факти ческая |
норма тивная |
откло нение |
факти ческая |
норма тивная |
откло нение |
факти ческая |
норма тивная |
откло нение |
факти ческая |
норма тивная |
откло нение |
факти ческая |
норма тивная |
откло нение |
||
|
Управление сбытовой деятельностью |
||||||||||||||||
|
Управление работой с кадрами |
||||||||||||||||
|
Управление подготовкой, переподготовкой и повышением квалификации |
||||||||||||||||
|
Обеспечивающие подсистемы |
||||||||||||||||
|
Правовое обеспечение управления |
||||||||||||||||
|
Информационное обеспечение управления |
||||||||||||||||
|
Обеспечение техническими средствами управления |
||||||||||||||||
|
Обеспечение регламентирующей документацией |
||||||||||||||||
|
Нормативное обеспечение управления |
||||||||||||||||
|
Хозяйственное обеспечение управления |
||||||||||||||||
|
Делопроизводство |
||||||||||||||||
|
Целевые подсистемы |
||||||||||||||||
|
Управление выполнением плана производства и поставок ПРОДУКЦИИ* |
||||||||||||||||
|
Управление обеспечением качества продукции |
||||||||||||||||
|
Управление формированием и использованием трудовых ресурсов и обеспечением безопасности труда |
||||||||||||||||
|
Наименование подсистем систем управления |
Численность работников аппарата управления, чел., по предприятиям |
|||||||||||||||
|
факти ческая |
норма тивная |
откло нение |
факти ческая |
норма тивная |
откло нение |
факти ческая |
норма тивная |
откло нение |
факти ческая |
норма тивная |
откло нение |
факти ческая |
норма тивная |
откло нение |
||
|
Управление формированием и использованием материальных и финансовых ресурсов |
||||||||||||||||
|
Управление формированием и использованием основных производственных фондов: " : |
||||||||||||||||
|
Управление развитием производства |
||||||||||||||||
|
Управление развитием научно-исследовательских и опытно-конструкторских разработок^ |
||||||||||||||||
|
Управление развитием управления |
||||||||||||||||
|
Управление социальным развитием трудового коллектива |
||||||||||||||||
|
Управление охраной окружающей среды и природопользования |
||||||||||||||||
|
Справочно: среднесписочная численность ППП |
||||||||||||||||
В скобках приведена фактическая и нормативная численность всего персонала, работающего в подразделениях конструкторской подготовки производства.
В скобках приведена фактическая и нормативная численность всего персонала, работающего в подразделениях технологической подготовки производства.
Все функции этих подсистем выполняются работниками подсистемы общего и линейного руководства, функциональных и обеспечивающих систем.
Примечание . Знак (+) означает превышение фактической численности управленческого персонала над нормативной, (-) - незаполнение нормативной численности.
ный инженер, главный технолог и начальник ПДО. Необоснованно увеличено количество уровней управления и т.п.
На этих же предприятиях значительно завышена фактическая численность конструкторов и технологов и соответственно управленческого персонала по подсистемам: «Управление конструкторской подготовкой производства» и «Управление технологической подготовкой производства». Такое положение сложилось из-за больших объемов работ, выполняемых службами этих подсистем для сторонних заказчиков, а также из-за низкого уровня технологии производства продукции на морально и физически устаревшем оборудовании. Отсутствие в течение 30-40 последних лет замены основных производственных фондов привело к превышению фактической численности управленческих работников над нормативной по подсистеме «Управление ремонтным обслуживанием производства» по предприятию 2 на 13 человек, а по предприятию 4 на 55 человек.
По этой же причине у всех пяти предприятий существенно завышена численность работников подсистемы «Управление капитальным строительством».
Большая численность работников подсистемы «Управление бухучетом и отчетностью» на предприятии 5 (фактическая численность превышает нормативную на 15 человек) вызвана низким уровнем автоматизации учетных работ. Превышение норматива численности по подсистеме «Управление наймом и учетом персонала» на этом же предприятии на семь человек оправдано, так как в условиях дефицита квалифицированных кадров в небольшом городе приходится проводить работу по набору кадров в других городах.
Превышение нормативов численности подсистем «Управление материально-техническим снабжением» и «Управление внешней кооперацией и комплектацией» объясняется ростом дефицита материальных ресурсов, развитием кооперативных связей и увеличением вероятности срыва поставок. Это вынуждает предприятия увеличивать число командировок работников указанных подсистем к поставщикам и затраты на поддержание постоянной телефонной, в том числе мобильной, и почтовой связи с ними.
Необоснованно увеличена численность работников подсистемы «Управление развитием управления» на предприятиях 2, 4, 5. Носителями функций этой подсистемы на предприятиях 2 и 5 являются отделы АСУ, а на предприятии 4 отдел АСУ и отдел организации управления. Завышение фактической численности по сравнению с нормативной на этих предприятиях является следствием низкого уровня использования работников данных подразделений.
Нехватка кадров по сравнению с нормативной численностью по подсистеме «Управление нормированием» на предприятиях 1, 2 и 4 связано с тем, что сокращение аппарата управления, как показало обследование ряда предприятий, осуществляется часто за счет необоснованного снижения штата работников экономических служб, в том числе нормировщиков, что отрицательно влияет на эффективность производства.
На предприятиях 2, 3 и 5 отсутствует целевая подсистема «Управление обеспечением качества продукции», а на предприятии 3 - подсистема «Управление охраной окружающей среды и рациональным природопользованием», хотя нормативами предусмотрены управленческие работники для осуществления функций этих подсистем.
Таким образом, только на основе тщательного анализа конкретных условий деятельности предприятий можно выявить причины отклонений фактической численности управленческого персонала от нормативной. Следует помнить, что занижение численности персонала по отдельным подсистемам, если это не связано с повышением уровня автоматизации управленческих работ, ведет к снижению эффективности производства и управления. В то же время завышение численности управленческого персонала не всегда способствует улучшению работы предприятия.
генеральный директор
Института труда и экономического анализа,
к.э.н.
Нормативы численности управленческого персонала предприятия по основным подразделениям базируются на статистическом анализе фактической численности работников и ее зависимости от таких факторов, как сложность работ, их разнообразие, соответствие квалификации работника сложности выполняемых работ, использование современных средств обработки информации, объективно влияющих на трудоемкость выполнения работ и реализации функций, закрепленных за структурными подразделениями с учетом сложившихся на предприятии экономических и организационно-технических условий.
При разработке методики расчета нормативной численности специалистов и служащих структурных подразделений предприятия может быть использован следующий порядок.
Первый этап
Готовятся анкеты для сбора необходимой информации по содержанию выполняемых работ, сложившихся трудозатратах отдельных операций, объемным показателям, отражающим количественный аспект результатов труда. При этом необходимо предусмотреть дифференциацию работ по временным периодам, исходя из степени повторяемости работ в течение года. Можно выделить следующие периоды: рабочий день, месяц, квартал, год.
Заполнение анкет производится специалистами и служащими предприятия с использованием методов самофотографии рабочего времени и экспертной оценки руководителя подразделения (отдела, сектора и т.п.).
Второй этап
Следующий этап работы по созданию нормативов численности работников структурных подразделений включает:
Третий этап
На базе полученных результатов разрабатываются математические модели расчета нормативной численности служащих дифференцированно по структурным подразделениям предприятия.
В основу построения предлагаемых Институтом труда и экономического анализа математических моделей положен принципиально новый методический подход. Его суть состоит в том, что нормативная численность работников устанавливается в зависимости от степени их загрузки выполнением работ по соответствующим функциям, наиболее свойственным исследуемым группам работников и определяемым в соответствии с положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями.
При подобном подходе, во-первых, достигается максимальная сквозная реализация функций, возложенных на структурные подразделения, во-вторых, обеспечивается наиболее полный учет работ, необходимых для реализации конкретных функций. Это в свою очередь, ведет к повышению точности и обоснованности трудозатрат на выполнение функций и, следовательно, оптимизации численности работников.
Методологический подход к определению нормативной численности работников по нагрузке (нормативу на 1-го служащего) основывается на том, что каждая трудовая функция подразделяется на подфункции и работы, которые в соответствии с процедурами можно расчленить на операции. Степень дифференциации трудовых функций определяется на базе изученного материала, представленного в анкетах, положениях о структурных подразделениях и должностных инструкциях.
Норматив управляемости для руководителей высшего звена определяется из расчета 5—7 управляемых звеньев. Для генерального директора — 6 заместителей, для заместителя — 6 самостоятельных подразделений.
где П
— нормативная численность по группам работников структурного подразделения управления (от 1 до n), чел.;
Ну
— норматив управляемости для руководителей, освобожденных от основной деятельности и осуществляющих функциональное руководство (начальники управлений, отделов и их заместители), чел.:
Ну = 1 + Чрук,
где 1
— начальник управления (отдела), чел.;
Чрук
— численность освобожденных заместителей начальника управления (отдела), чел., которая определяется по таблице 1.
Таблица 1
|
Численность служащих управления (отдела), чел. |
Численность заместителей, чел. |
|
Возможна 1 единица в зависимости от объема внешних связей |
|
Примечание: В случае если в структурном подразделении присутствуют штатные единицы рабочих, численность заместителей руководителя подразделения может быть установлена исходя из общей численности сотрудников подразделения.
Методы расчета нормативной численности по группам работников структурных подразделений обладают некоторыми особенностями.
Во-первых, каждое подразделение характеризуется конкретной работой, осуществляемой группой исполнителей, что должно найти отражение в выборе объемных показателей, применяемых при расчете нормативов численности и нагрузке на 1 служащего.
Во-вторых, учитывая разнообразие работ, выполняемых служащими, и сложность использования для их учета объемных показателей, предусмотрены два вида коэффициентов: дополнительный коэффициент (Кдоп.
) и поправочный коэффициент (Кпопр.
).
Кдоп. >= 1
, так как использование этого коэффициента связано с увеличением времени основных работ, выраженных объемными показателями, на долю ненормируемых работ, времени на отдых и личные надобности и т.п.
Кдоп
. определяется по формуле:
|
Кдоп. = 1 + Vнен. / (1 - Vнен.) , |
где Vнен . — удельный вес ненормируемых работ, времени на отдых и личные надобности и т.п. в годовом фонде рабочего времени, Vнен = % / 100.
Кпопр
. <= 0,5, так как этот коэффициент является понижающим и применяется только к дополнительным работам, которые не могут составлять более 50 % от фонда рабочего времени и отражаться объемными показателями.
Кпопр
. определяется по формуле:
Кпопр. = 0,5 - Vдоп. / (1 + Vдоп.) ,
где Vдоп . — удельный вес дополнительных работ, Vдоп. = % / 100.
На основе предложенного методического подхода разработана унифицированная формула для расчета нормативной численности работников по основным структурным подразделениям управления предприятия (производства) (Чстр.подр .), которая имеет следующий вид:
|
Чстр.подр . = Hy + [( |
) х (1 + Кпопр.)] х Кдоп. , |
|||||||||||||
где Ну
— норматив управляемости, определяемый по таблице 1, чел.;
N1, N2, Nn
— объемные показатели, отражающие работы, наиболее свойственные для конкретных функций, ед. В данном случае все объемные показатели, используемые в расчетах, взяты по статистическим данным в среднем за предыдущий год;
Н1, Н2, Нn
— норматив на 1 служащего (нагрузка) по выполнению работ, наиболее свойственных для конкретных функций, пересчитанный на 100-процентную нагрузку, ед. В расчет норматива (нагрузки) должны входить затраты времени на весь комплекс работ, связанных с используемыми объемными показателями.
Кпопр
— поправочный коэффициент, учитывающий работы не отраженные используемыми при расчете объемными показателями по каждой функции. К данным работам относятся вспомогательные работы, выполнение которых необходимо для реализации функций конкретного структурного подразделения. Данный коэффициент учитывает работы, оказывающие меньшую значимость на процесс выполнения основных работ (отраженных объемными показателями), но необходимые при их осуществлении;
Кдоп.
— дополнительный коэффициент, учитывающий выполнение ненормируемых и разовых работ по периодам (месяц, квартал, год) при условии незначительного их удельного веса затрат времени в общей структуре годового фонда рабочего времени, а также время на отдых и личные надобности (в некоторых случаях Кдоп
. может несколько раз применяться в одной расчетной формуле; это объясняется тем, что существуют отдельные виды работ, которые значительно отличаются от основных работ, выполняемых в конкретном структурном подразделении, поэтому есть смысл их выделить (соответственно: Кдоп.1, Кдоп.2
и т.д.).
Нормативная численность работников в целом по предприятию определяют путем суммирования полученных нормативов по подразделениям и норматива управляемости для руководителей, осуществляющих общее руководство, при этом производят округление до целого числа.
При расчете общей численности персонала предприятия следует иметь в виду, что численность начальников секторов, лабораторий, бюро,
а также заместителей начальников отделов,
занятых основной деятельностью, должна быть учтена в расчетах нормативной численности по соответствующим подразделениям.
Также по этой теме.
Это процесс непрерывного обеспечения оптимальной численности человеческих ресурсов для решения задач, стоящих перед бизнесом в краткосрочной, среднесрочной и долгосрочной перспективе.
Многие авторы считают, что управление численностью персонала на предприятии - это уменьшение количества сотрудников до минимума, при котором предприятие осуществляет свои функции. Это не всегда так. Кроме количественных показателей необходимо учитывать и качественные, а также перспективу развития предприятия. Предприятие, которое постоянно производит увольнения и набор сотрудников, через не слишком большой промежуток времени может стать нежелательным работодателем для высококвалифицированных сотрудников и сотрудников, которые привязаны к своей профессии и любимому делу, у которых одним из факторов выбора работодателя является стабильность и социальная защищенность.
Тем не менее, при определении необходимой численности сотрудников в любом случае необходимо считать, что оптимальная численность - это численность, близкая к минимальной, но учитывающая динамику и перспективы развития предприятия.
Как определить оптимальную численность сотрудников на предприятии? Для этого необходимо взять за основу несколько утверждений:
- Прибыль предприятию приносят только основные рабочие
- Любое уменьшение численности неосновного персонала приводит к росту производительности труда и эффективности бизнеса
- Вспомогательный персонал отвечает за процессы жизнеобеспечения производства - их сокращение может привести к ухудшению качества обслуживания оборудования и сокращению срока его службы
- Наличие административно-управленческого персонала позволяет эффективнее управлять бизнесом
- Чрезмерная численность управленческого персонала приводит к ухудшению управляемости и неоправданному росту затрат
Как определить численность сотрудников
Для начала необходимо выполнить базовые экономические расчеты.Расчет 1
. Определим теоретическую предельную численность при существующей ситуации. Для этого возьмем среднюю заработную плату по отрасли и учтем структуру затрат по предприятию.
Например: Средняя заработная плата в промышленности в Украине в марте 2010 года составила 2508 гривен. Коэффициент начислений на заработную плату на предприятии составляет 1,385. Доля заработной платы в себестоимости продукции - 19%, норма прибыли при продаже - 10%.
Таким образом, расходы на оплату труда составят 2 508 * 1,385 = 3 473,58
Плановая выработка на одного сотрудника составит 3 473,58 / 0,19 * 1,1 = 20 110,20
Расчет 2 . Определяем нормативный объем продаж, умножая полученное значение выработки на фактическую численность сотрудников.
Полученные цифры - нормативный и фактический объем продаж, фактическая средняя заработная плата и средняя по отрасли сравниваются между собой и на основании этого делаются выводы о необходимой численности персонала.
После этого производится проверка структуры предприятия на адекватность потребностям бизнеса.
Большинство руководителей подразделений не сталкиваются напрямую ни с экономикой предприятия, ни с финансами. Если на предприятии не применяются современные системы стимулирования, которые так или иначе завязаны на финансовый результат предприятия, то рано или поздно для решения стоящих перед подразделением задач будут делаться попытки создания новых должностей, увеличения количества персонала. Этот процесс может идти с разной интенсивностью и принимать различные формы. В значительной мере это зависит даже не от потребностей бизнеса, а от личности и стиля управления руководителя.
Например, если с начальника цеха основного производства требовать исключительно выпуска продукции в необходимых объемах, то постепенно в цехе начнет увеличиваться количество не только основных, но и вспомогательных рабочих, потом потребуется дополнительный управленческих персонал и т.д. Насколько это отвечает потребностям конкретной ситуации часто сказать невозможно. Поэтому для удержания структуры персонала под контролем может применяться нормативный метод.
Нормативный метод управления численностью персонала на предприятии предполагает, что на предприятии определяются "нормы обслуживания" и нормативные соотношения работников различных профессий, специальностей и должностей, основываясь на отраслевых особенностях предприятия. Например, на сколько работников предприятия нужен один бухгалтер, экономист, юрист. Каково должно быть соотношение основных и вспомогательных рабочих. Каково соотношение АУП и работников производственного подразделения и т.д.
В качестве базы для нормативного метода управления численностью персонала принимается численность основных рабочих. При этом специалист, проводящий анализ численности в соответствии с нормативами должен предварительно убедиться в правильности существующих норм времени и расчетной численности основного персонала. Убедиться в том, что коэффициент переработки норм времени находится в допустимых пределах. И только потом приступать к процедуре анализа и делать на ее основании определенные выводы.
Важным аспектом приведения структуры персонала в систему является необходимость тщательно выверить свои действия. Непродуманными решениями можно нарушить важные бизнес-процессы или повлиять на качество продукции.
Министерство образования и науки Российской Федерации
Северо-Кавказский государственный технический университет
Кафедра менеджмента
КУРСОВАЯ РАБОТА
По дисциплине: Управление персоналом
На тему: «Управление численностью и структурой персонала»
Выполнила: студентка 4 курса,
ФЭФ; Группы ГМУ-011,
Виноградская А.П.
Проверила: Чупрова Д.Б.
Ставрополь, 2004 г
Тема данной курсовой работы «Управление численностью и структурой персонала».
В данной работе рассмотрены такие вопросы, как понятие численности и структуры персонала, планирование численности персонала и управление численностью и структурой персонала на примере ОАО «Иней».
Курсовая работа содержит приложение.
Данная курсовая работа написана на основе 12 литературных источников и занимает объем 31 машинописных страниц.
Введение
Для всех организаций – больших и малых, коммерческих и некоммерческих, для любых предприятий управление людьми имеет важное значение. Без людей нет организации. Без нужных людей, без специалистов ни одна организация не сможет достичь своих целей и выжить. Несомненно, что управление людьми, т.е. трудовыми ресурсами является одним из важнейших аспектов теории и практики управления.
Создание производства мирового класса всегда связано с людьми, которые работают на предприятии. Правильные принципы организации производства, оптимальные системы и процедуры играют, конечно же, важную роль, но реализация всех возможностей, заложенных в новых методах управления, зависит уже от конкретных людей, от их знаний, компетентности, квалификации, дисциплины, мотивации, способности решать проблемы, восприимчивости к обучению.
Компетентность требуется работнику, занимающемуся разработкой новых изделий или оборудования, хотя бы потому, что создание новой хорошей техники требует, как минимум, знания того, как работает старые машины и оборудование. Но для предприятия, которое решило сегодня преуспеть в конкурентной борьбе, необходимо, чтобы каждый работник обладал весьма обширными знаниями.
В результате прогноза спроса и предложения на трудовые ресурсы любая организация может выяснить число людей, в которых она нуждается, уровень их квалификации и расстановку кадров.
В итоге может быть разработана согласованная кадровая политика, включающая системы набора, подготовки, совершенствования и оплаты кадров, а также политика отношений между администрацией и работниками. Этот стратегический план может быть разбит на конкретные программы использования трудовых ресурсов.
Чем больше численность, тем при прочих равных условиях больше объем произведенной продукции.
Все выше сказанное обусловило актуальностьпредставленной темы.
Целью работы является изучение влияния персонала предприятия на производственные возможности предприятия.
Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи: рассмотреть теоретические вопросы состава, структуры персонала предприятия, показатели движения и производительности труда и основные проблемы кадровой политики на предприятии.
Объектом исследования является персонал предприятия.
Предметом исследования является влияние персонала на производительность труда и производственные возможности предприятия.
Представленная работа состоит из трех частей. В первой и во второй рассмотрены теоретические вопросы управления численностью и структурой персонала. В третей главе управление численность и структурой персонала рассмотрено на примере ОАО «Иней».
1 Понятие численности и структуры персонала
В данном вопросе рассмотрим основные понятия.
Существуют самые разные подходы к понятию организации.
Организация – это разновидность социальной системы, объединение людей, совместно реализующих некоторую общую цель и действующих на основе определенных принципов и правил .
Можно дать и другое понятие организации. Организация – это элемент общественной системы, одна из распространенных форм человеческой общности и первичная ячейка общества .
Важнейшей внутренней переменной организации является персонал.
Персонал – это личный состав или работники учреждения, предприятия, составляющие группу по профессиональным или служебным признакам.
Численность персонала – это количество занятых на предприятии людей.
Структура персонала – это качественный состав работников предприятия. Персонал может характеризоваться уровнем образования, степенью квалификации, профессионализмом.
Люди являются центральным фактором в любой системе управления.
Под управлением понимается элемент функционирования организационных систем различной природы, обеспечивающая сохранение их определенной структуры, поддержание режима деятельности, реализацию их программ и целей.
Управление численностью и структурой персонала в организации в основном осуществляет отдел управления человеческими ресурсами или отдел кадров.
Важнейшими индивидуальными характеристиками персонала являются:
Способности;
Потребности;
Ожидание;
Характер восприятия;
Социальные установки.
Для эффективного функционирования любой организации необходимо качественное управление персоналом. Управление людьми включает обеспечение сотрудничества между всеми членами трудового коллектива, кадровую политику, обучение, информирование, мотивацию работников и другие важные составные части работы руководителя. Понятие "управление персоналом (кадрами)" по смыслу близко к понятию "управление человеческими ресурсами". И в том и в другом случае объект управленческого воздействия один и тот же, разница в специфическом подходе к работнику, к его рабочей силе как ресурсу.
Объект управления - это отдельный работник, а также некая их совокупность, выступающая как трудовой коллектив. Совокупность работников может включать как весь персонал предприятия (организации, фирмы), на который распространяются управленческие решения общего характера, так и персонал структурного подразделения (отдела, цеха) или производственной ячейки (бригады). Отличительная особенность группы работников как объекта управления состоит в определенной взаимоувязке деятельности работников благодаря общим целям, что и характеризует их как коллектив.
В качестве субъектов управления персоналом выступают группа специалистов, выполняющих соответствующие функции в качестве работников кадровой службы, а также руководители всех уровней, выполняющие функцию управления по отношению к своим подчиненным.
Одной из важнейших функций управления персоналом в связи с возросшей ролью человеческого фактора в современном производстве становится развитие персонала, а не просто приведение его численного состава в соответствие с наличием рабочих мест.
Управление персоналом - это системное, планомерно организованное воздействие с помощью взаимосвязанных организационно-экономических и социальных мер на процесс формирования, распределения, перераспределения рабочей силы на уровне предприятия, на создание условий для использования трудовых качеств работника (рабочей силы) в целях обеспечения эффективного функционирования предприятия и всестороннего развития занятых на нем работников.
Определение потребности в кадрах с учетом стратегии развития предприятия, объема производства продукции, услуг;
Формирование численного и качественного состава кадров (система комплектования, расстановка);
Кадровая политика (взаимосвязь с внешним и внутренним рынком труда, высвобождение, перераспределение и переподготовка кадров);
Система общей и профессиональной подготовки кадров;
Адаптация работников на предприятии;
Оплата и стимулирование труда, система материальной и моральной заинтересованности;
Оценка деятельности и аттестация кадров, ориентация ее на поощрение и продвижение работников по результатам труда и ценности работника для предприятия;
Система развития кадров (подготовка и переподготовка, повышение гибкости в использовании на производстве, обеспечение профессионально-квалификационного роста через планирование рабочей (трудовой) карьеры;
Межличностные отношения между работниками, между работниками, администрацией и общественными организациями;
Деятельность многофункциональной кадровой службы как органа, ответственного за обеспечение предприятия рабочей силой и за надежную социальную защиту работника.
Целями системы управления персоналом предприятия (организации) являются:
Повышение конкурентоспособности предприятия в рыночных условиях;
Повышение эффективности производства и труда, в частности достижение максимальной прибыли;
Обеспечение высокой социальной эффективности функционирования коллектива.
Успешное выполнение поставленных целей требует решения таких задач, как:
Обеспечение потребности предприятия в рабочей силе в необходимых объемах и требуемой квалификации;
Всероссийский научно-исследовательский институт
документоведения и архивного дела
(ВНИИДАД)
Методика расчета
штатной численности государственных архивов
на основе нормативов по труду
Москва, 2004
Методика расчета штатной численности государственных архивов на основе нормативов по труду / Составители: З.В. Бушмелева (руководитель темы), В.Е. Соболев, Л.П. Шотина, научный редактор В.Д. Сплошнов. Москва: ВНИИДАД, Росархив, 2004.
Данная методика предназначена для расчета штатной численности специалистов, административно-управленческого и младшего обслуживающего персонала архивов разного уровня, независимо от видов хранящихся документов.
«Методика расчета штатной численности государственных архивов на основе нормативов по труду» утверждена приказом Росархива от 14.01.2004 г. № 9 .
Введение
Методологической основой подготовки «Методики расчета штатной численности государственных архивов на основе нормативов по труду» послужили «Рекомендации по определению штатной численности работников бюджетных организаций на основе нормативов по труду». В них «штатную численность работников бюджетных организаций рекомендуется установить на основе межотраслевых, отраслевых и местных нормативных материалов по труду, позволяющих определить необходимую численность функциональных подразделений организации или отдельных исполнителей. Штатная численность работников бюджетной организации устанавливается по структурным подразделениям, раздельно для руководителей, специалистов и других служащих, для производственного и обслуживающего персонала (рабочих)« .
Методика расчета позволяет определить необходимую штатную численность работников: специалистов по основной деятельности, а также других специалистов, обеспечивающих эту деятельность, административно-управленческого и младшего обслуживающего персонала архива не только по функциональным подразделениям и отдельным группам работников, но и по архиву в целом, отдельным направлениям его деятельности.
Методика и формулы расчета необходимой штатной численности рекомендуются для использования в архивах разных типов, уровней подчиненности и независимо от состава документов.
Использование при расчете нормативов по труду является наиболее точным методом определения необходимой численности работников и оценки уровня производительности их труда.
Под необходимой штатной численностью работников понимается численность, позволяющая эффективно и качественно выполнять в полном объеме работы по комплектованию, учету, обеспечению сохранности и использованию документов в конкретном архиве, а также организационные и управленческие функции при условии соблюдения научно обоснованных режимов труда и отдыха и современного уровня организации труда.
Специалисты по основной деятельности - это специалисты высшей и средней квалификации, выполняющие работы, непосредственно относящиеся к главным функциям архивов: хранение и обеспечение сохранности документов, комплектование, учет и использование документов, а также занимающиеся сводным планированием и отчетностью по результатам этих направлений деятельности, организацией работы совещательных органов архива.
Исходя из специфики деятельности архивов, реставраторы, фотографы, переплетчики, операторы микрофильмирующей, копировальной и другой воспроизводящей техники могут быть условно отнесены к особой группе специалистов по основной деятельности, обслуживающих важнейшие направления деятельности архивов, - обеспечение сохранности и использование документов. Эти специалисты, как правило, имеют среднее специальное образование или специальную подготовку. Производить расчет их численности следует по формуле, используемой для расчета численности специалистов по основной деятельности.
Административно-управленческий персонал (АУП) - это категория руководителей и специалистов, осуществляющих управление архивом по функциям - общее руководство, руководство структурными подразделениями, бухгалтерский учет, кадровое и делопроизводственное обеспечение. Работники АУП обеспечивают сбор и обработку всей управленческой информации, подготавливают, принимают и реализуют управленческие решения, принимают участие в практическом решении научно-производственных задач.
Инженерно-технические работники (ИТР) - это специалисты различного профиля высшей или средней квалификации, осуществляющие техническое обслуживание имеющегося в архиве кинофотофоно-, микрофильмирующего, реставрационного, копировального оборудования, точной оптической аппаратуры, ПЭВМ и других средств вычислительной техники, а также инженерное обслуживание зданий и помещений архива.
Рабочие и младший обслуживающий персонал (МОП) - работники, не принимающие непосредственного участия в выполнении основных функций архива, но обслуживающие их. Это уборщики помещений и территорий, кладовщики, гардеробщики, лифтеры, рабочие, обеспечивающие эксплуатацию инженерного оборудования зданий (отопление, водоснабжение, канализация, электроосвещение), контрольно-измерительных приборов и автоматических устройств, установленных на данном оборудовании.
Для расчета необходимой штатной численности работников государственных архивов применяются следующие виды нормативов: норма времени, норма выработки, норма управляемости, норма времени обслуживания и норма обслуживания.
Норма времени - это величина затрат рабочего времени, установленная для выполнения единицы работы одним работником или группой работников соответствующей квалификации при определенных организационно-технических условиях.
Норма выработки - это установленный объем работы, который один работник или группа работников соответствующей квалификации обязаны выполнить в единицу рабочего времени при определенных организационно-технических условиях .
Норма управляемости - это численность работников, деятельностью которых может эффективно управлять при заданных организационно-технических условиях один руководитель.
Норма обслуживания - необходимое количество объектов (единиц оборудования, рабочих мест, посетителей и др.), которое один работник или группа работников соответствующей квалификации должны обслужить в течение единицы рабочего времени в определенных организационно-технических условиях. Норма обслуживания является производной от нормы времени обслуживания.
Норма времени обслуживания - это количество рабочего времени, затрачиваемого одним работником или группой работников необходимой квалификации на обслуживание единицы объекта (единица оборудования, площадь помещения, количество посетителей и т.д.).
Расчеты с применением нормативов по труду (см. приложение) могут проводиться в различных целях: для определения или уточнения необходимой штатной численности архива в целом - как действующего, так и вновь создаваемого (проектируемого), филиала архива, конкретного подразделения (подразделений) архива; по направлениям деятельности архива; при необходимости обеспечить выполнение архивом мероприятий, предусмотренных межотраслевыми, отраслевыми и региональными программами; при фактическом или прогнозируемом существенном росте объемов комплектования и других видов работ; при изменениях структуры архива; необходимости перераспределения штатов между подразделениями архива, при вводе в эксплуатацию нового здания или реконструкции архива и т.д.
1. Методика определения необходимой штатной численности архива в целом
Расчеты необходимой численности работников архива в целом проводятся по всем видам работ, которые осуществляются или должны осуществляться (это определяется целью расчета) в архиве, - как по основным (архивным), так и по административно-управленческим, а также инженерно-техническим, хозяйственным, вспомогательным работам (если определено, что инженерно-техническое и хозяйственное обслуживание архива должно осуществляться его штатными работниками).
Делать расчеты целесообразно раздельно по категориям работников: специалисты по основной деятельности, руководители по основной деятельности, специалисты административно-управленческого персонала, инженерно-технические работники, рабочие, младший обслуживающий персонал, руководители по неосновной деятельности.
Данную работу рекомендуется проводить в следующем порядке. Сначала целесообразно рассчитать необходимое количество работников по основной деятельности. Для этого следует составить перечень всех функций по основной деятельности и всех архивных работ, которые должен выполнять архив для реализации своих задач и функций, определенных архивным и смежным законодательством (федеральным и региональным), Основными правилами работы государственных архивов Российской Федерации, правилами работы государственных архивов с научно-техническими и кинофотофоновидеодокументами, регламентами, другими отраслевыми нормативно-методическими документами, а также федеральными и региональными программами и планами развития архивного дела, уставом данного архива (положением об архиве).
В перечень включаются нормированные и ненормированные работы.
Затем определяются объемы каждой из работ, которые архив обязан ежегодно выполнять по каждому из направлений основной деятельности в определенный период времени (например, в ближайшие пять лет). Расчет необходимых объемов работ проводится на основе анализа состояния и результатов деятельности архива за последние годы, с обязательным учетом действующих федеральных и региональных программ и планов развития архивного дела, рекомендаций органов управления архивным делом - федерального и регионального (данного субъекта Российской Федерации), имеющихся у архива собственных прогнозов, программ и планов развития.
От текущего планирования деятельности архива данная работа будет отличаться тем, что обычно при планировании архивы исходят из утвержденной штатной численности, а не необходимой. Поскольку штатная численность многих архивов недостаточна, при планировании и осуществлении работ по основной деятельности архивы нередко вынуждены нарушать установленные или нормативные сроки их проведения, превышать нормы времени и выработки, работать по упрощенным технологиям (нередко с ущербом для качества) или вообще откладывать проведение отдельных видов работ на неопределенное время.
При проведении расчетов для обоснования необходимой штатной численности основного персонала государственного архива следует в основу расчетов закладывать объемы работ, в которых с максимально возможной полнотой учитываются такие факторы, как объемы и состояние сохранности фондов архива; наличие секретных, уникальных и особо ценных документов, а также кинофотофонодокументов и микроформ, требующих обособленного хранения и специального учета; необходимые мероприятия по обеспечению сохранности документов, созданию страхового фонда и фонда пользования (что требует в ряде архивов создания лабораторий или групп реставрации и микрофильмирования документов); количество и состав источников комплектования архива, объемы, состав и состояние документов (в том числе документов по личному составу), находящихся в ведомственных архивах и подлежащих передаче в государственный архив; прогнозируемые ежегодные объемы комплектования государственного архива; наличие и объем документов государственного архива, подлежащих рассекречиванию и полному описанию; интенсивность использования документов архива, прогнозируемые потребности в информации по документам архива различных категорий пользователей; уровень компьютеризации архива, его техническая оснащенность в целом; размещение архива в одном здании или на нескольких обособленных территориях; ближайшие перспективы ввода в эксплуатацию новых помещений архива, нового оборудования и т.д.
При этом следует учитывать и факторы, объективно ограничивающие объемы работ, а также рост штатной численности архива. Например, из-за отсутствия достаточных резервов площадей в архивохранилищах, а также перспектив их расширения в ближайшие годы невозможно планировать увеличение ежегодных объемов комплектования архива; нехватка специального оборудования и отсутствие средств на его приобретение не позволят увеличить объемы создания страхового фонда; реальные возможности бюджета соответствующего субъекта Российской Федерации в целом сдерживают рост штатов бюджетных организаций и т.п. Главное условие результативности работы по определению необходимой штатной численности - исходить из неотложного и в то же время реального объема работ, не закладывать в расчеты весь объем работ, которые по тем или иным причинам не выполнялись в течение длительного времени.
После составления перечня и определения необходимых ежегодных объемов каждой из работ делаются расчеты трудозатрат и штатов, потребных для выполнения этих работ.
Трудозатраты рассчитываются по каждому виду работы с использованием нормативов по труду - межотраслевых, отраслевых (типовых) или местных . Конкретному архиву наиболее целесообразно использовать местные нормы, разрабатываемые на основе типовых норм, классификационного перечня работ, учетных и отчетных документов архива, а также результатов проверок выполнения норм. Типовые нормы применяются при отсутствии местных норм, межотраслевые - при определении трудозатрат на инженерно-технические работы, обслуживание техники, работы младшего обслуживающего персонала и т.д. Если в архиве действующие местные нормы рассчитаны на 41-часовую рабочую неделю, можно рекомендовать при определении трудозатрат применение повышающего коэффициента 0,025 . Например, если по нормам, установленным для 41-часовой рабочей недели, на организацию шести выставок документов необходимо затратить 162 рабочих дня продолжительностью 8 ч 12 мин каждый, то в условиях 40-часовой рабочей недели для проведения указанной работы потребуется 166 8-часовых рабочих дней (162 x 0,025 = 166,05).
Трудозатраты Т на нормирование работы и операции определяются двумя способами.
1. Через нормы времени:
где N
H вр
- норма времени на единицу работы, дн.
Например, если в течение года планируется организовать четыре выставки документов объемом до 100 экспонатов каждая при норме 27,7 рабочих дней на одну выставку (в расчете на 40-часовую рабочую неделю), то годовые трудозатраты на указанную работу составят:
T = 4 x 27,7 = 110,8 чел.дн.
2. Через нормы выработки:
T = N / H выр,
где N - объем работы (работ) в единицах измерения за год;
H выр - норма выработки в единицах измерения на одного специалиста в день.
Так, если в течение года по документам архива планируется исполнить 2600 запросов социально-правового характера по норме три запроса за рабочий день, то годовые трудозатраты составят:
T = 2600 / 3 = 866,7 чел.дн.
После расчета трудозатрат на осуществление нормированных работ определяются трудозатраты на выполнение ненормированных работ - на основе отчетных данных, расчетных частей планов-отчетов архива и его подразделений за предыдущие годы, в которых зафиксированы трудозатраты на проведение подобных работ, а в отдельных случаях - экспертным путем.
Далее определяется резерв рабочего времени на выполнение внеплановых заданий и работ, связанных с непредвиденными ситуациями . Резерв также рассчитывается на основе отчетных данных, расчетных частей планов-отчетов архива за предыдущие годы, но он не может быть больше 3% от общего полезного бюджета рабочего времени по архиву .
После этого подсчитываются общие трудозатраты суммированием трудозатрат, полученных на весь комплекс работ по основной деятельности, охваченных нормами, а также трудозатрат на ненормированные работы и резерв рабочего времени для выполнения внеплановых заданий и работ, связанных с непредвиденными ситуациями.
Общие затраты Т o на все работы по основной деятельности в архиве являются основой расчета необходимой общей штатной численности специалистов по основной деятельности по формуле (1):
, (1)
где Ч ш - штатная численность (расчетная);
Т o - общие трудозатраты (полезное рабочее время) на объем работы (работ), дни или часы ; общие трудозатраты получаются суммированием трудозатрат Т на нормированные и ненормированные работы (операции), а также внеплановые задания и работы, связанные с непредвиденными ситуациями;
Ф н - нормативный фонд рабочего времени на одного работника (в данном случае - специалиста) за год, условно принимается равным 2000 ч или 250 раб. дн. ;
К н - коэффициент, учитывающий планируемые невыходы работников, регламентируемые трудовым законодательством, - основные (очередные) и дополнительные отпуска, в том числе отпуска для работников с ненормированным рабочим днем, отпуска по временной нетрудоспособности, отпуска для учащихся, отпуска без сохранения содержания для ветеранов и пенсионеров и т.п.). Коэффициент определяется по формуле
Минимальный процент планируемых невыходов, обычно применяемый для бюджетных организаций, составляет 10% рабочего времени.
Таким образом, в данном случае и в последующих примерах
К н = 1 + 10 / 100 = 1,1.
При конкретных расчетах необходимой штатной численности работников архивов процент планируемых невыходов следует выводить на основе данных бухгалтерского учета архива, по которому проводятся расчеты, или, если применять указанный способ невозможно (например, для вновь создаваемого архива), можно воспользоваться соответствующими данными, полученными в аналогичном архиве. Методика определения регламентируемых законодательством плановых невыходов изложена в методических рекомендациях Главархива СССР по расчету полезного (эффективного) рабочего времени в архивах , при пользовании которыми следует руководствоваться изменениями в действующем Трудовом кодексе Российской Федерации.
Как показывает практика, в государственных архивах регламентированные действующим трудовым законодательством и подтвержденные данными бухгалтерского учета невыходы составляют более 10%. Например, если процент регламентированных трудовым законодательством невыходов для данного конкретного архива равен 15%, то коэффициент, учитывающий планируемые невыходы, составит
К н = 1 + 15 / 100 = 1,15.
После расчета необходимой штатной численности специалистов по основной деятельности определяется необходимая штатная численность специалистов административно-управленческого персонала, инженерно-технических работников, рабочих и младшего обслуживающего персонала, а также руководителей архива и его структурных подразделений - по методике, изложенной в разд. 3-5.
Общую необходимую штатную численность архива в целом можно получить суммированием необходимой численности всех категорий работников.
Если архив имеет структурные подразделения с четким разграничением функций, указанные расчеты целесообразно делать в пределах каждого структурного подразделения (отдела, лаборатории), затем полученные по конкретным подразделениям данные о необходимой штатной численности суммируются в общий итог по архиву, к которому приплюсовываются должности руководителя архива и его заместителей.
С целью эффективного и качественного выполнения объема работ, на который будет рассчитываться численность исполнителей, целесообразно организационно-технические условия труда (организация рабочих мест, соблюдение технологии проведения работ, использование средств автоматизации и механизации труда) привести в соответствие с требованиями, заложенными в действующих правилах работы государственных архивов и в отраслевых нормативно-методических разработках.
Изложенная методика применима и для определения необходимой штатной численности вновь создаваемого (проектируемого) архива. В этом случае тоже составляется перечень предусматриваемых для проектируемого архива функций, а также работ, которые необходимо проводить архиву для реализации этих функций (как по основной, так и по неосновной деятельности).
Предположительные объемы работ определяются с учетом основных факторов, перечисленных в разд. 1, с необходимыми поправками (в зависимости от конкретной ситуации). Например, если проектируемый архив не будет сразу иметь на хранении документов, то на первое время для него предусматривается минимальный штат службы обеспечения сохранности документов.
Для расчетов используются местные, а также типовые отраслевые и межотраслевые нормативы по труду (см. приложение).
2. Расчет необходимой штатной численности
специалистов по основной деятельности
Расчеты необходимой штатной численности специалистов по основной деятельности, определяемой на основе норм времени и выработки, можно проводить в различных вариантах: в целом по архиву (см. разд. 1), а также в пределах структурных подразделений архива (табл. 1), по отдельным направлениям его деятельности или группам работ (табл. 2).
Все расчеты ведутся по формуле (1).
Расчет необходимой штатной численности специалистов по основной деятельности структурного подразделения дан на примере отдела обеспечения сохранности документов архива, хранящего документы на бумажной основе (табл. 1).
Таблица 1
Расчет необходимой штатной численности специалистов
по основной деятельности функционального структурного подразделения архива
|
Наименование работы |
Единица измерения |
Норма времени, раб. дн. |
Норма выработки на 1 раб. дн. |
Объем работ |
Трудозатраты Т, чел. дн. |
|
|
Проверка наличия и состояния дел: |
Единица хранения |
|||||
|
Советского периода; |
||||||
|
Досоветского периода |
||||||
|
Оформление результатов проверки наличия и состояния дел |
||||||
|
Проверка наличия микрофильмов страхового фонда и фонда пользования |
||||||
|
Оформление результатов проверки наличия микрофильмов страхового фонда и фонда пользования |
||||||
|
Подготовка дел к микрофильмированию |
||||||
|
Оформление заказов на микрофильмирование дел |
Единица хранения |
|||||
|
Подготовка дел к переплету и реставрации |
Единица хранения |
|||||
|
Прием дел после микрофильмирования, реставрации и переплета |
Единица хранения |
|||||
|
Простановка отметки о микрофильмировании |
Описательная статья в описи |
|||||
|
Проверка качества микрофильмов страхового фонда, фонда пользования |
||||||
|
Подшивка дел управленческой документации (ручным способом) |
Единица хранения |
|||||
|
Мелкий ремонт дел |
||||||
|
Выдача или прием описей после использования в читальном зале и отделах архива |
||||||
|
Выдача или прием дел после использования в читальном зале и отделах архива |
Единица хранения |
|||||
|
Проверка правильности подкладки дел после выдачи в читальный зал и отделы архива |
Единица хранения |
|||||
|
Выдача или прием микрофильмов после использования |
||||||
|
Нумерация листов в делах (объемом до 150 л.) |
||||||
|
Нумерация листов в делах с изобразительными материалами |
||||||
|
Проверка нумерации листов в делах советского периода |
||||||
|
Простановка шифров на обложках дел после переработки фондов |
Единица хранения |
|||||
|
Простановка отметок о рассекречивании |
||||||
|
Выявление особо ценных документов управленческой документации |
Заголовок документа |
|||||
|
Простановка отметки "ОЦ" на делах |
Единица хранения |
|||||
|
Прием дел на постоянное хранение в архивохранилища |
Единица хранения |
|||||
|
Простановка штампов на ярлыках для коробок |
||||||
|
Наклейка ярлыков на коробки |
||||||
|
Картонирование дел |
Единица хранения |
|||||
|
Перекартонирование дел |
Единица хранения |
|||||
|
Перемещение дел внутри архивохранилища |
||||||
|
Работа по обеспыливанию коробок и стеллажей |
Погонный метр |
|||||
|
Контроль за температурно-влажностным режимом хранения документов |
Наблюдение |
|||||
|
Ведение книги учета поступлений документов |
Поступление документов |
|||||
|
Составление листов фондов |
Лист фонда |
|||||
|
Внесение изменений в листы фондов |
Лист фонда |
|||||
|
Составление карточек фондов |
Карточка фонда |
|||||
|
Внесение данных в сведения об изменениях в составе и объеме фондов |
||||||
|
Внесение изменений в карточки фондов |
10 карточек |
|||||
|
Ведение пофондового топографического указателя |
Карточка |
|||||
|
Ведение реестров описей |
||||||
|
Ведение дел фондов |
Дело фонда |
|||||
|
Ведение паспортов архивохранилищ |
Ненормированная работа |
|||||
|
Составление паспорта архива |
Ненормированная работа |
|||||
|
Подготовка нормативных документов и методических разработок по вопросам обеспечения сохранности документов |
Печатный лист |
|||||
|
Уточнение положения об отделе |
Положение |
Ненормированная работа |
||||
|
Разработка должностных инструкций работников отдела |
Должностная инструкция |
Ненормированная работа |
||||
|
Участие в проведении экономического анализа эффективности использования бюджета рабочего времени, выполнения норм времени и выработки |
Ненормированная работа |
|||||
|
Повышение квалификации работников отдела |
1 работник / 1 семинар |
12 работников х 12 семинаров |
||||
|
Составление плана отдела на год |
План на 12 работников |
|||||
|
Составление отчета о выполнении плана отдела за год |
Отчет на 12 работников |
|||||
|
Составление отчета о выполнении плана отдела за квартал |
||||||
|
Составление индивидуальных планов и отчетов |
План-отчет |
12 работников |
||||
|
Подготовка доклада об итогах работы отдела за год |
||||||
|
Участие в подготовке и работе научно-совещательных органов архива |
Заседание |
2 работника х 12 заседаний |
||||
|
Проведение оперативных служебных совещаний в отделе |
Совещание |
|||||
|
Консультирование по вопросам обеспечения сохранности документов |
Консультация |
|||||
|
Командировки |
Командировка |
|||||
|
Итоговые трудозатраты |
||||||
|
Резерв времени на выполнение внеплановых заданий и непредвиденных работ (в объеме 3%) |
||||||
|
Общие трудозатраты Т о |
В данном примере общие трудозатраты должны быть увеличены на повышающий коэффициент 0,025, так как они были получены, главным образом, с помощью типовых норм (1988 г.), рассчитанных на 41-часовую рабочую неделю.
Таким образом, общие трудозатраты равны:
T о = 2828,9 х 0,025 = 2899,6 чел. дн.
Исходя из полученных общих трудозатрат и коэффициента планируемых невыходов, необходимая штатная численность на выполнение запланированных отделом работ составит
Ч ш = 2899,6 / 250 х 1,1 = 12,8 = 13 специалистов.
Показатель численности возрастет, если коэффициент планируемых невыходов в конкретном подразделении (архиве) окажется выше, чем в данном примере.
Примечание. Если в данном архиве какие-либо конкретные работы по основной деятельности выполняются (или предполагается их выполнение) не только специалистами-исполнителями, но и руководителями (например, руководителями структурных подразделений), то при расчете штатной численности специалистов трудозатраты, необходимые для выполнения этих работ руководителями, вычитаются из общих трудозатрат специалистов, а необходимая штатная численность специалистов соответственно уменьшается.
Таблица 2
Расчет необходимой штатной численности специалистов по основной деятельности,
необходимой для выполнения работ по комплектованию архива
управленческой документацией и документами личного происхождения,
на основе норм времени и норм выработки
|
Наименование работы |
Единица измерения |
Норма времени, раб. дн. |
Норма выработки на 1 раб. дн. |
Объем работ |
Трудозатраты Т, чел. дн. |
|
|
Составление списка учреждений, документы которых подлежат приему на постоянное хранение в архив |
Учреждение |
|||||
|
Ведение списка учреждений, документы которых подлежат приему на постоянное хранение в архив |
Учреждение |
|||||
|
Проверка физического и санитарно-гигиенического состояния дел с управленческой документацией, подлежащих приему на постоянное хранение в архив |
Единица хранения |
|||||
|
Прием дел с управленческой документацией на постоянное хранение в архив: |
Единица хранения |
|||||
|
Без проверки количества листов в делах; |
||||||
|
С выборочной проверкой количества листов в делах |
||||||
|
Составление списка лиц, документы которых подлежат приему на постоянное хранение в архив |
Владелец |
|||||
|
Ведение списка лиц, документы которых подлежат приему на постоянное хранение в архив |
Владелец |
|||||
|
Установление связей с владельцами документов личного происхождения |
||||||
|
Ведение переговоров о передаче документов личного происхождения на постоянное хранение в архив |
Посещение |
|||||
|
Составление докладной записки о документах личного происхождения |
Докладная записка |
|||||
|
Временный учет документов личного происхождения |
Поступление |
|||||
|
Проведение экспертизы ценности документов личного происхождения в процессе комплектования |
Документ |
|||||
|
Составление сдаточной описи на документы личного происхождения |
Описательная статья описи |
|||||
|
Прием документов личного происхождения на постоянное хранение в архив |
Документ |
|||||
|
Оформление приема документов личного происхождения на постоянное хранение в архив |
Поступление |
|||||
|
Итоговые трудозатраты по видам работ |
||||||
|
Резерв времени на выполнение внеплановых заданий и непредвиденных работ |
||||||
|
Общие трудозатраты (Т o) |
Как и в предыдущем примере, общие трудозатраты увеличиваются на повышающий коэффициент 0,025 и составят
T о = 240,7 х 0,025 = 246,7 чел. дн.
Необходимая штатная численность на выполнение данных работ с учетом общих трудозатрат и коэффициента планируемых невыходов (1,1) составит
Ч ш = 246,7 / 250 х 1,1 = 1 специалист.
3. Методика расчета необходимой штатной численности
инженерно-технических работников
Расчеты необходимой штатной численности специалистов, обеспечивающих инженерно-техническое обслуживание зданий, помещений и различного оборудования архива, могут проводиться на основе профессиональных, межотраслевых и отраслевых норм времени, норм обслуживания, норм времени обслуживания. Для этого используют формулу (2)
, (2)
где Т о
- общие трудозатраты на объем работы (работ) за год, дни или часы;
Ф н
К н
- коэффициент, учитывающий планируемые невыходы специалистов;
К
- поправочный коэффициент (равен 1,08), учитывающий специфику труда этой категории специалистов, заключающуюся в вероятном выполнении ненормируемых и разовых работ, а также работ, связанных с непредвиденными ситуациями .
В табл. 3 дан пример расчета численности специалистов, обеспечивающих обслуживание ПЭВМ.
Таблица 3
Пример расчета численности специалистов по обслуживанию ПЭВМ
|
Вид выполняемой работы |
Единица измерения |
Объем работы |
Норма времени на единицу измерения, ч |
Трудозатраты времени на объем работ, ч |
|
|
Еженедельное обслуживание: |
|||||
|
Проверка работоспособности устройств на тестах в ускоренном режиме |
1 устройство |
||||
|
Проверка и удаление компьютерных вирусов на устройствах внешней памяти |
|||||
|
Проведение дефрагментации накопителей на жестких магнитных дисках |
1 накопитель |
||||
|
Проверка линий и устройств локальной вычислительной сети (ЛВС) с помощью автономных тестов |
|||||
|
Трудозатраты за неделю |
|||||
|
Трудозатраты за год (52 недели) |
|||||
|
Ежемесячное обслуживание: |
|||||
|
Полное тестирование всех устройств ПЭВМ с выдачей протокола, в том числе и ЛВС, выявление и исправление ошибок в распределении дискового пространства |
|||||
|
Поставка обновленных антивирусных программ и полная проверка дисковой памяти на наличие вирусов |
|||||
|
Смазка механических устройств ТС (НГМД, стриммеры, принтеры) |
1 устройство |
||||
|
Очистка от пыли внутренних объемов ПЭВМ (со снятием корпуса) |
|||||
|
Очистка экранов видеомониторов от пыли и грязи, регулировка и настройка, очистка внутренних объемов от пыли |
1 видеомонитор |
||||
|
Очистка и промывка печатающих головок матричных и струйных принтеров |
1 принтер |
||||
|
Очистка о неиспользованного тонера элементов печати лазерных принтеров, очистка и промывка оптики, своевременная заправка тонера |
1 принтер |
||||
|
Очистка от пыли и промывка считывающего элемента в сканерах, смазка механических частей |
|||||
|
Трудозатраты за месяц |
|||||
|
Трудозатраты за год (12 месяцев) |
|||||
|
Полугодовое обслуживание для ПЭВМ и периферийного оборудования: |
|||||
|
Очистка от пыли внутренних объемов блоков питания ПЭВМ, очистка и смазка вентиляторов |
|||||
|
Очистка экранов видеомониторов и LCD панели от пыли и грязи, регулировка и настройка |
1 видеомонитор |
||||
|
Трудозатраты за полугодие |
|||||
|
Трудозатраты за год |
|||||
Общие трудозатраты на обслуживание ПЭВМ составят
T о = 598,0 + 422,4 + 20,4 = 1040,8 чел. дн.
Штатная численность специалистов, занятых обслуживанием десяти ПЭВМ, таким образом, будет равна
Ч ш = 1040,8 / 2000 х 1,1 x 1,08 = 0,62 чел. = 1 специалист.
Используя нормы времени, можно аналогично рассчитать штатную численность и других специалистов этой категории.
4. Методика расчета необходимой штатной численности
административно-управленческого персонала архива
Штатная численность административно-управленческого персонала архива зависит от характера, объема и сложности выполняемых работ и должна быть лимитирована.
Ориентировочную численность указанного персонала можно устанавливать, исходя из процентного отношения к общей численности работников архива. Рекомендуется не менее 16% от общей численности .
Эта категория работников может иметь следующую структуру: от 15, но не более 20% - директор архива и его заместители; от 60, но не более 70% - начальники отделов, их заместители, экономисты, бухгалтеры, работники кадровой службы; от 15, но не более 20% - технические работники (секретарь руководителя, машинистка, делопроизводитель, кассир, секретарь-машинистка) .
Например, в архиве при общей штатной численности 150 человек АУП по норме составит 16%, т.е. 24 человека. Из них: 4 человека (16,6%) - директор и его заместители; 16 человек (66,7%) - начальники отделов и их заместители, кадровая служба, работники бухгалтерии и др.; 4 человека - технические исполнители.
Для расчета численности руководителей разного уровня целесообразно также применять нормы управляемости. Для руководителей (в том числе структурных подразделений) число непосредственно подчиненных может быть от 5 человек, но не более 10 человек .
Более точно штатная численность и состав административно-управленческого персонала могут определяться по выполняемым функциям (с учетом установленных лимитов), в том числе для расчета численности специалистов (работников кадрового, бухгалтерского, делопроизводственного обеспечения) - на основе норм времени или выработки. В целях обеспечения реализации уставных функций архива формируется его структура, в соответствии с которой определяется количество руководителей структурных подразделений, а также их заместителей. Для обоснования и оптимизации состава и численности руководителей структурных подразделений (в частности, при создании новых архивов) рекомендуется использовать «Примерные положения об отделах государственного архива, центра хранения документации» (приказ Росархива от 11.07.94 № 57); «Примерные положения о структурных подразделениях федеральных архивов» (приказ Росархива от 07.05.98 № 34); «Примерное положение об архивохранилище государственного архива» (приказ Росархива от 13.02.2001 № 12).
Для работников бухгалтерии, делопроизводственных и кадровых служб расчет штатной численности можно вести на основе норм времени или норм выработки. Для этого используется формула (1):
,
где Т о
- общие трудозатраты на объем работы (работ), ч;
Ф н
- нормативный фонд рабочего времени одного специалиста за год;
К н
- коэффициент, учитывающий планируемые невыходы.
Пример расчета численности работников бухгалтерии
на выполнение операции «Учет основных средств»
за год трудозатраты на выполнение операции составили 1770 ч ;
нормативный фонд рабочего времени одного работника условно принимаем за 2000 ч в год;
К н = 1,1 .
Ч ш = 1770 / 2000 х 1,1 = 0,97 = 1 чел.
Аналогично рассчитывается необходимая численность работников бухгалтерии для выполнения других работ, операций и процедур. Суммируя полученные данные, определяют необходимую численность в целом на объем предполагаемых работ в год.
При использовании норм обслуживания определяется количество работников по функции «материально-техническое снабжение». Так, службе хозяйственного и материально-технического снабжения положен один кладовщик при стоимости сохраняемых ценностей свыше 100 тыс. руб. в год или один заведующий складом (заведующий хозяйством) при количестве работающих в организации до 200 человек .
5. Методика расчета необходимой штатной численности
рабочих и младшего обслуживающего персонала архива
Производить расчет необходимой численности этой категории работников целесообразно по профессиям (дезинфекторы, уборщики, гардеробщики, лифтеры, рабочие).
Необходимая штатная численность рабочих и младшего обслуживающего персонала может рассчитываться с помощью норм времени обслуживания по формуле (3):
, (3)
где Т о
- общая трудоемкость выполнения работ (за год, месяц, рабочий день) по заданной зоне обслуживания;
Н о
- норма времени обслуживания единицы работы (площадь, м 2 , количество посетителей и др.);
К н
- коэффициент планируемых невыходов.
Нормы времени обслуживания устанавливаются с учетом затрат времени на выполнение работниками основных и дополнительных функций.
Расчет необходимой численности младшего обслуживающего персонала дан на примере уборщиков помещений с учетом четырех зон обслуживания: 1) служебные помещения, 2) архивохранилища, 3) лестничные клетки и 4) санитарные узлы.
К основным функциям, выполняемым этой категорией работников, отнесены все работы по уборке помещений. К дополнительным функциям - доставка средств уборки и приспособлений в начале рабочего дня к месту работы и в конце рабочего дня в установленное для их хранения место. Время на доставку средств уборки и вспомогательных материалов учтено на расстояние до 100 м. Нормы обслуживания установлены с учетом одноразовой уборки в течение рабочего дня .
Так как на практике уборка помещений производится не ежедневно, то периодичность уборки определяется каждым архивом самостоятельно.
Таблица 4
Нормы обслуживания для уборщиков помещений
При наличии на лестничной клетке ковровых дорожек к норме времени обслуживания применяются коэффициенты :
лестничные клетки в здании от 2 до 5 этажей без лифта, К = 1,6 ;
лестничные клетки в здании от 2 до 5 этажей с лифтом, К = 1,7 ;
лестничные клетки в здании свыше 5 этажей с лифтом, К = 1,75 .
Пример расчета
Общая площадь помещений архива составляет 6900 м 2 , в том числе:
служебные помещения - 1602 м 2 ;
архивохранилища - 5000 м 2 ;
лестничные клетки в здании до 5 этажей с лифтом - 248 м 2 , при этом К = 1,7;
санитарные узлы - 5 узлов, их общая площадь составляет 50 м 2 .
Применяя нормы обслуживания из табл. 4, получим:
Общая трудоемкость обслуживания служебных помещений:
1602 м 2 x 0,025 ч = 40,0 чел. ч.
40,0 чел. ч. / 8 ч х 1,1 = 5,5 чел.
Общая трудоемкость обслуживания архивохранилищ
5000 м 2 x 0,016 ч = 80,0 чел. ч.
Необходимая численность уборщиков:
80,0 чел. ч. / 8 ч х 1,1 = 11,0 чел.
Общая трудоемкость по обслуживанию лестничных клеток:
248 м 2 x 0,03 ч x 1,7 = 12,65 чел. ч.
Необходимая штатная численность:
12,65 чел. ч. / 8 ч х 1,1 = 1,7 чел.
Общая трудоемкость обслуживания санитарных узлов:
50 м 2 x 0,04 ч = 2,0 чел. ч.
Необходимая штатная численность:
2,0 чел. ч. / 8 ч х 1,1 = 0,3 чел.
Необходимая штатная численность по четырем зонам обслуживания:
Ч ш = 5,5 + 11,0 + 1,7 + 0,3 = 18 чел.
Для расчета необходимой численности гардеробщиков, лифтеров и рабочих рекомендуется использовать нормы обслуживания. Так, на обслуживание одного гардероба до 200 мест требуется один человек в смену .
Численность лифтеров определяется по количеству лифтов и сменности их работы :
при сопровождении кабины лифта в смену на один лифт требуется один человек;
при самостоятельном пользовании лифтом в смену на один пост - один человек.
Численность рабочих, занятых обслуживанием и ремонтом инженерного оборудования зданий . В данную группу входят следующие профессии: слесарь-сантехник, электромонтер по обслуживанию электрооборудования, электромонтер по ремонту электрооборудования, слесарь по контрольно-измерительным приборам и автоматике, слесарь по ремонту и обслуживанию вентиляционного, отопительного и кондиционерного оборудования.
Определить численность рабочих указанной группы профессий можно двумя способами.
Первый способ:
Необходимо:
Например:
количество единиц ремонтной сложности электрооборудования в архиве составляет 402 единицы ;
норма обслуживания для электромонтера составляет 500 единиц ремонтной сложности в сутки;
коэффициент планируемых невыходов равен 1,1 .
Численность равняется:
402 / 500 х 1,1 = 0,88 = 1 человек в сутки
Второй способ:
На основании табл. 5 устанавливают необходимую численность рабочих, занятых обслуживанием и ремонтом оборудования, в зависимости от количества единиц ремонтной сложности оборудования и количества рабочих мест в архиве.
Таблица 5
Норматив численности рабочих, занятых обслуживанием и ремонтом оборудования
