Должностные инструкции администратора и его обязанности. Должностная инструкция администратора офиса Должностные обязанности администратора музея
УТВЕРЖДАЮ:
[Наименование должности]
_______________________________
_______________________________
[Наименование организации]
_______________________________
_______________________/[Ф.И.О.]/
«______» _______________ 20___ г.
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
Администратора
1. Общие положения
1.1. Настоящая должностная инструкция определяет и регламентирует полномочия, функциональные и должностные обязанности, права и ответственность администратора [Наименование организации в родительном падеже] (далее — Компания).
1.2. Администратор относится к категории специалистов, назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом руководителя Компании.
1.3. Администратор подчиняется непосредственно [наименование должности непосредственного руководителя в дательном падеже] Компании.
1.4. На должность администратора назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.
1.5. Администратор отвечает за:
- эффективное исполнение поручаемой ему работы;
- соблюдение требований исполнительской, трудовой и технологической дисциплины;
- сохранность находящихся у него на хранении (ставших ему известными) документов (сведений), содержащих (составляющих) коммерческую тайну Компании.
1.6. Администратор должен знать:
- постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся работы предприятия, учреждения, организации;
- структуру управления, права и обязанности работников и режим их работы;
- правила и методы организации обслуживания посетителей;
- виды оказываемых услуг;
- основы экономики, организации труда и управления;
- основы маркетинга и организации рекламы;
- планировку и порядок оформления помещений и витрин;
- основы эстетики и социальной психологии;
- законодательство о труде;
- правила внутреннего трудового распорядка;
- правила и нормы охраны труда.
1.7. В период временного отсутствия администратора его обязанности возлагаются на [наименование должности заместителя].
2. Должностные обязанности
Администратор обязан осуществлять следующие функции:
2.1. Осуществляет работу по эффективному и культурному обслуживанию посетителей, созданию для них комфортных условий.
2.2. Обеспечивает контроль за сохранностью материальных ценностей.
2.3. Консультирует посетителей по вопросам, касающимся оказываемых услуг.
2.4. Принимает меры по предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций.
2.5. Рассматривает претензии, связанные с неудовлетворительным обслуживанием посетителей, проводит необходимые организационно-технические мероприятия.
2.6. Осуществляет контроль за соответствующим оформлением помещений, следит за размещением, обновлением и состоянием рекламы внутри помещения и на здании.
2.7. Обеспечивает чистоту и порядок в помещении и на прилегающей к нему или зданию территории.
2.8. Контролирует соблюдение подчиненными работниками трудовой и производственной дисциплины, правил и норм охраны труда, требований производственной санитарии и гигиены.
2.9. Информирует руководство об имеющихся недостатках в обслуживании посетителей, принимаемых мерах по их ликвидации.
2.10. Обеспечивает исполнение работниками указаний руководства предприятия, учреждения, организации.
В случае служебной необходимости администратор может привлекаться к выполнению своих должностных обязанностей сверхурочно, в порядке, предусмотренном положениями федерального законодательства о труде.
3. Права
Администратор имеет право:
3.1. Знакомиться с проектами решений руководства гостиницы, относящиеся к его деятельности.
3.2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкцией.
3.3. Доводить до сведения непосредственного руководителя все выявленные в процессе осуществления должностных обязанностей замечания, касающиеся деятельности гостиницы (ее структурных подразделений) и вносить предложения по их устранению.
3.4. Вступать во взаимоотношения с подразделениями сторонних учреждений и организаций для решения оперативных вопросов производственной деятельности, входящих в компетенцию администратора.
3.5. Запрашивать и получать необходимые материалы и документы, относящиеся к вопросам деятельности администратора.
4. Ответственность и оценка деятельности
4.1. Администратор несет административную, дисциплинарную и материальную (а в отдельных случаях, предусмотренных законодательством РФ, — и уголовную) ответственность за:
4.1.1. Невыполнение или ненадлежащее выполнение служебных указаний непосредственного руководителя.
4.1.2. Невыполнение или ненадлежащее выполнение своих трудовых функций и порученных ему задач.
4.1.3. Неправомерное использование предоставленных служебных полномочий, а также использование их в личных целях.
4.1.4. Недостоверную информацию о состоянии выполнения порученной ему работы.
4.1.5. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу деятельности предприятия и его работникам.
4.1.6. Не обеспечение соблюдения трудовой дисциплины.
4.2. Оценка работы администратора осуществляется:
4.2.1. Непосредственным руководителем — регулярно, в процессе повседневного осуществления работником своих трудовых функций.
4.2.2. Аттестационной комиссией предприятия — периодически, но не реже 1 раза в два года на основании документированных итогов работы за оценочный период.
4.3. Основным критерием оценки работы администратора является качество, полнота и своевременность выполнения им задач, предусмотренных настоящей инструкцией.
5. Условия работы
5.1. Режим работы администратора определяется в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в Компании.
6. Право подписи
6.1. Администратору для обеспечения его деятельности предоставляется право подписи организационно-распорядительных документов по вопросам, отнесенным к его компетенции настоящей должностной инструкцией.
С инструкцией ознакомлен ___________/____________/ «__» _______ 20__ г.
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ АДМИНИСТРАТОРА ДЕЖУРНОГО Корпуса № 1
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Основной задачей администратора дежурного по спальному корпусу является работа по обеспечению бесперебойного функционирования корпуса.
1.2. Назначение на должность администратора дежурного, его перевод и освобождение от занимаемой должности производится директором Предприятия после согласования со старшим администратором корпуса и заместителем директора по общим вопросам.
1.3. Администратор дежурный непосредственно по своей работе подчиняется старшему администратору корпуса.
1.4. В случае временного отсутствия администратора дежурного (отпуск, болезнь и др. причины) его замещает другой работник, назначенный приказом директора предприятия.
1.5. В своей работе администратор дежурный руководствуется положением о предприятии, положением об отделении, инструкциями, правилами, приказами директора и другими нормативно-правовыми актами, действующими в санатории.
1.6. Должностная инструкция составлена на основании:
- "Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих" (выпуск 1, 2007г.);
Формы должностной инструкции (приложение к письму Государственного комитета Украины по надзору за охраной труда, "Нормативные документы и акты по охране труда Украины" - т.1);
Стандартов аккредитации лечебно-профилактических учреждений Украины;
2. КВАЛИФИКАЦИОННЫЕ ТРЕБОВАНИЯ
2.1. На должность администратора дежурного назначается лицо, достигшее 18-летнего возраста, имеющее среднее образование, прошедшее обучение на рабочем месте, имеющее навыки работы в программе 1С.
2.2. Администратор дежурный должен знать:
Постановления, распоряжения, приказы администрации, инструкции, правила, положения, действующие в санатории и нормативно-методические материалы, касающиеся его работы;
Структуру и режим работы санатория и его подразделений;
Порядок составления установленной отчетности, оформления документации;
Полную информацию о деятельности корпуса в период своей смены;
Правила приема и оформления прибывших и выбывших отдыхающих;
Схему расположения помещений корпуса;
График выхода на работу;
График подачи горячего водоснабжения;
Места расположения электрощитов, пожарной сигнализации;
Способы связи со службой охраны;
Компьютерную программу 1С «Предприятие», раздел «Корпус 1»;
Порядок хранения материальных ценностей;
Назначение и правила эксплуатации оборудования и инвентаря; необходимый установленный санитарный минимум;
Свои функциональные обязанности;
Сроки, время и место проведения занятий по деловой квалификации, гражданской обороне, санитарных дней, санитарных часов, собраний трудового коллектива и других общественных мероприятий;
Требования нормативных документов и актов по охране труда;
Правила и инструкции по охране труда, пожарной-, электробезопасности и производственной санитарии;
Схему оповещения работников по ЧС и ГЗН;
Правила внутреннего трудового распорядка санатория;
Санаторно-курортный режим;
Основы трудового законодательства.
3. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ
Администратор дежурный обязан:
3.1. Добросовестно и качественно выполнять все возложенные на него функции в соответствии с требованиями действующего законодательства, нормативных актов, положений, инструкций и приказов администрации.
3.2. Выполнять ежедневные задания, полученные от старшего администратора корпуса.
3.3. Осуществлять регистрацию и поселение вновь поступивших отдыхающих согласно талонам и ордерам на проживание, а также по залогу с регистрацией в «журнале залогов».
3.4. Вести учет отдыхающих в программе 1С.
3.5. Осуществлять выселение по окончании срока проживания, досрочном отъезде отдыхающих из санатория с регистрацией в программе 1С.
3.6. Вести опрос отдыхающих за пять дней до окончания срока проживания для установления дня и времени убытия. Результаты опроса ежедневно передавать статистику приемного отделения.
3.7. Вести учет с регистрацией в журнале отдыхающих, убывших на экскурсию и сообщать в отдел маркетинга и реализации путевок.
3.8. Пропускать отдыхающих, сотрудников, посетителей в корпус и обратно по предъявлению ими соответствующих документов (санаторно-курортных книжек, гостевых карт, пропусков).
3.9. Выдавать и принимать ключи от палат отдыхающим по санаторно-курортным книжкам (гостевым картам).
3.10. Выдавать ключи от корпусов и кабинетов сотрудникам под роспись в журнале.
3.11. Вести строгий учет заселенных и свободных номеров, сроки проживания, фиксировать дату и время выезда.
3.12. Отвечать на телефонные звонки, фиксировать телефонограммы, давать информацию, не являющуюся коммерческой тайной предприятия.
3.13. Принимать номер у отъезжающих в ночное и вечернее время.
3.14. Контролировать:
Исправность пожарной сигнализации;
Наличие воды (холодной, горячей);
Температурный режим в корпусе;
Энергоснабжение корпуса;
Работу пассажирского лифта.
3.15. В случае аварии или перебоев в снабжении ставить в известность старшего администратора корпуса, в его отсутствие – других должностных лиц (зам. директора, инженер).
3.16. Следить за соблюдением санаторно-курортного режима в корпусе.
3.17. Обеспечивать сохранность личных вещей отдыхающих, арендующих сейф. Выдавать отдыхающему ключ от сейфа (пользование сейфом – платная услуга) на срок оплаченной аренды. Выдавать личные вещи при предъявлении ключа от сейфа.
3.18. Обеспечивать сохранность имущества санатория в незаселенных номерах в период отсутствия горничных и сестры-хозяйки.
3.19. Вести журналы согласно Номенклатуре дел, выполняя все требования по их заполнению.
3.20. Выполнять все приказы и распоряжения, поступающие из администрации санатория.
3.21. Включать и выключать освещение в помещениях корпуса и наружное освещение корпуса. Вести контрольный лист включения-выключения.
3.22. Доводить до сведения старшего администратора корпуса жалобы отдыхающих, поступившие в его отсутствие.
3.23. Быть внимательным, вежливым, выдержанным, иметь опрятный внешний вид. Соблюдать правила этики и деонтологии.
3.24. Производить уборку закрепленного помещения.
3.25. Не пропускать в корпус посторонних лиц без разрешения старшего администратора. Не допускать посторонних лиц в помещение администратора дежурного.
3.26. Соблюдать правила внутреннего распорядка, трудовую и производственную дисциплину. Находиться на рабочем месте в трезвом состоянии и в удовлетворительном состоянии своего здоровья, не препятствующего выполнению своих функциональных обязанностей.
3.27. Приходить на работу согласно утвержденному графику за 15 минут до начала рабочего времени, принять от сменяемого администратора дежурного ключи от номеров, кабинетов под роспись в журнале.
3.28. В случае внезапного заболевания на работе или в случае невозможности выхода на работу поставить об этом в известность старшего администратора.
3.29. В случае неявки на работу сменного администратора поставить об этом в известность старшего администратора корпуса и оставаться на рабочем месте до решения вопроса.
3.30. При приеме смены и в течение смены при выявлении взлома дверей, окон, замков, отсутствии пломб, печатей, и др. немедленно поставить в известность старшего администратора. В случае выявления следов преступления подробно описать все свои действия по принятию мер с указанием времени выявления преступления, принять меры по сохранению следов преступления до прибытия работников милиции.
3.31. По окончании рабочей смены проверить исправность сигнализации, ключи от номеров и ключи от других помещений и корпусов сдать сменяющему администратору дежурному под роспись в журнале.
3.32. Принимать меры к немедленному устранению причин и условий, которые могут вызвать простой, аварию или иной ущерб, а при отсутствии возможности устранить эти причины своими силами незамедлительно ставить об этом в известность старшего администратора или другое должностное лицо.
3.33. Выполнять требования нормативных актов по охране труда, пожарной, электро - и технобезопасности, санитарии, правила обращения с оборудованием и другими средствами производства, пользоваться средствами коллективной и индивидуальной защиты.
3.34. Соблюдать и выполнять требования руководящих и нормативных документов по ЧС и ГЗН и при возникновении чрезвычайных ситуаций. При получении сигнала оповещения гражданской обороны выполнять порядок действий по ним.
3.35. Проходить в установленные сроки предварительные и периодические медицинские осмотры (не реже одного раза в год).
3.36. Немедленно сообщать старшему администратору о происшедших несчастных случаях в корпусе, предпосылках возникновения или о возникновении чрезвычайных ситуаций и обеспечить оказание своевременной медицинской помощи пострадавшим.
3.37. Работать над повышением своей квалификации.
3.38. Принимать участие в проведении санитарных дней, часов, субботников по благоустройству территории санатория и своего рабочего места.
3.39. Выполнять требования коллективного договора.
5. ВЗАИМООТНОШЕНИЯ (СВЯЗИ по ДОЛЖНОСТИ)
5.1. Со старшим администратором спального корпуса в части:
Получения необходимой служебной информации, документации для выполнения своих обязанностей;
Предоставления необходимой устной и письменной информации о своей работе.
5.2. С администратором дежурным спального корпуса в части:
Получения информации о движении отдыхающих и деятельности корпуса;
Получения от сменного администратора дежурного ключи от номеров, кабинетов корпуса № 1, других корпусов под роспись в журнале и передачи их сменному администратору в конце работы.
5.3. С отдыхающими:
Оформление при поселении в корпус или выбытия из корпуса;
Выдача ключей от номеров;
Предоставление в аренду сейфа для хранения личных вещей.
5.4. С отделом маркетинга и реализации путевок:
Подает сводку о количестве и категории проживающих в корпусе; - подает сводку о наличии свободных мест в корпусе;
Представляет данные об убытии отдыхающих по состоянию на текущий день;
Получает информацию о бронировании номеров.
5.5. Со статистиком приемного отделения:
Предоставляет информацию о плановом убытии отдыхающих из санатория;
Предоставляет информацию о досрочных отъездах отдыхающих;
Получает информацию об убытии отдыхающих по состоянию на текущий день.
5.6. С сестрой медицинской по диетическому питанию:
Сообщает о досрочном отъезде отдыхающего по телефону и подает служебную записку об этом в случае отсутствия статистика приемного отделения.
5.8. С секретарем руководителя:
Передает поступившую из МЧС информацию;
Получает любую информацию для старшего администратора.
5.9. Со службой охраны:
При приеме-выдаче ключей от водогрязелечебницы, отдела маркетинга и реализации путевок;
При поступлении отдыхающих в корпус в вечернее и ночное время;
При возникновении конфликтных ситуаций с отдыхающими.
5.10. С отделом организационно-правовой и кадровой работы по вопросам:
Оформления при приеме на работу, переводе, увольнении с работы;
Предоставления отпусков;
Получения информации о стаже работы;
Предоставления сведений об изменении своих данных (смена фамилии, адреса проживания, семейного положения, рождение ребенка и др.);
Получения юридической помощи по вопросам трудовой деятельности;
Получения консультации по ведению журналов и другой документации.
5.11. С бухгалтерией по вопросам:
Получения информации о своей заработной плате.
5.12. С администратором системы информационных сетей по вопросам:
Получения информации по работе с программой 1С «Корпус» и «Саки-обмен»;
При обнаружении неполадок в работе компьютера.
5.13. Со специалистом по охране труда:
Обучение правилам ОТ, получение вводного инструктажа по ОТ при поступлении на работу;
Сдача зачетов по ОТ после обучения.
6. РАБОЧЕЕ МЕСТО
6.1. Рабочим местом администратора дежурного является помещение в холле первого этажа корпуса № 1, оборудованное компьютером, сейфами для хранения и др. согласно табелю оснащения.
6.2. Зона деятельности – спальные корпуса.
Должностная инструкция дежурного администратора подписывается сотрудником.
Должностную инструкцию дежурного администратора необходимо утвердить и согласовать.
инструкцию администратора (.doc, 88КБ)
I. Общие положения
- Администратор относится к категории специалистов.
- На должность администратора назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.
- Назначение на должность администратора и освобождение от нее производится приказом директора
- Администратор должен знать:
- 4.1. Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся работы предприятия.
- 4.2. Структуру управления предприятием, права и обязанности работников организации и режим их работы.
- 4.3. Правила и методы организации процесса обслуживания посетителей.
- 4.4. Виды оказываемых услуг.
- 4.5. Основы маркетинга и организации рекламы.
- 4.6. Принципы планировки и оформления помещений, витрин.
- 4.7. Основы эстетики, этики и социальной психологии.
- 4.9. Основы экономики, организации труда и управления.
- 4.11. Законодательство о труде и охране труда Российской Федерации.
- 4.12. Правила внутреннего трудового распорядка.
- 4.13. Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
- На время отсутствия администратора (отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.
II. Должностные обязанности
Администратор:
- Обеспечивает работу по эффективному и культурному обслуживанию посетителей, созданию для них комфортных условий.
- Осуществляет контроль над сохранностью материальных ценностей.
- Консультирует посетителей по вопросам наличия имеющихся услуг.
- Принимает меры к предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций.
- Рассматривает претензии, связанные с неудовлетворительным обслуживанием посетителей, и проводит соответствующие организационно-технические мероприятия.
- Осуществляет контроль над рациональным оформлением помещений, следит за обновлением и состоянием рекламы в помещениях и на здании.
- Обеспечивает чистоту и порядок в помещениях и на прилегающих к ним или зданию территориях.
- Контролирует соблюдение работниками организации трудовой и производственной дисциплины, правил и норм охраны труда, техники безопасности, требований производственной санитарии и гигиены.
- Информирует руководство организации об имеющихся недостатках в обслуживании посетителей, принимает меры к их ликвидации.
- Осуществляет контроль над исполнением работниками указаний руководства организации.
- Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.
III. Права
Администратор имеет право:
- Знакомиться с проектами решений руководства предприятии, касающимися его деятельности.
- Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.
- В пределах своей компетенции сообщать своему непосредственному руководителю о всех выявленных в процессе своей деятельности недостатках и вносить предложения по их устранению.
- Запрашивать лично или по поручению руководства организации от подразделений предприятия и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
- Привлекать специалистов всех (отдельных) структурных подразделений к решению задач, возложенных на него (если это предусмотрено положениями о структурных подразделениях, если нет — то с разрешения руководителя предприятия).
- Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных прав и обязанностей.
IV. Ответственность
Администратор несет ответственность:
- За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
- За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
- За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.
Офис-менеджер — это работник, управляющий офисом. Как правило, данного работника вводят в штат центрального (головного) офиса предприятия или офиса, в котором непосредственно располагается дирекция предприятия.
Основной задачей офис-менеджера является эффективное управление офисом: его материально-техническим обеспечением, делопроизводством, и главное — персоналом офиса (секретарями, референтами, переводчиками, диспетчерами на телефоне, пр.). Зачастую на офис-менеджеров небольших компаний возлагаются обязанности по ведению кадрового дело-производства (оформление и учет офисных работников), оформлению первичных бухгалтерских документов, проведению переговоров с посетителями офиса. На ряде торговых предприятий практикуется работа с клиентами (обслуживание) и координация продаж. В числе обязанностей офис-менеджера может быть и работа с коммунальными службами, с представителями обслуживающих оргтехнику организаций.
Основное и существенное различие между офис-менеджером и администратором офиса заключается в руководящих полномочиях — администратор, как правило, не управляет офисными работниками, а всего лишь является одним из них и выполняет свою работу во взаимодействии с персоналом офиса.
Офис-менеджер и администратор офиса должны обладать такими личностными качествами, как коммуникабельность, энергичность, умение четко и ясно выражать свои мысли, уверенность, умение убеждать, способность к самоорганизации (для администратора) и умение управлять коллективом (для менеджера), знание иностранного языка, пр.
I. Общие положения
1. Администратор офиса относится к категории специалистов.
2. На должность администратора офиса назначается лицо, имеющее профессиональное образование (высшее; среднее). Опыт хозяйственной и административной работы не менее (1 года; 2 лет; 3 лет; пр.)
3. Администратор офиса должен знать:
3.1. Расположение офисных помещений.
3.2. Принципы планировки и оформления помещений офиса в т.ч. рекламное оформление помещений .
3.3. Правила и методы организации работы офиса.
3.4. Сферу деятельности работников офиса.
3.5. Этику взаимоотношений в рабочей группе.
3.6. Стандарты делопроизводства.
3.7. Принципы организации снабжения офиса.
3.8. Требования законодательства к хозяйственным договорам и порядок их заключения.
3.9. Техническое оснащение офиса.
3.10. Правила пользования оргтехникой.
3.11. Принципы взаимоотношений с администрацией (комендатурой) здания, в котором располагаются офисные помещения.
3.12. Основы эстетики, этики и социальной психологии.
3.13. Правила внутреннего трудового распорядка.
3.14. Основы трудового законодательства.
3.15. Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
4. Назначение на должность администратора офиса и освобождение от должности производится приказом руководителя организации.
5. Администратор офиса подчиняется непосредственно ___________________________________.
6. На время отсутствия администратора офиса (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности выполняет лицо, назначенное в установленном порядке. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.
II. Должностные обязанности
Администратор офиса:
1. Обеспечивает подготовку офиса к рабочему дню (деактивирование системы охранной сигнализации, подключение офисной оргтехники и подготовка ее к эксплуатации, обеспечение офиса канцтоварами и расходными материалами).
2. Составляет сметы на материально-техническое обеспечение офиса.
3. Оформляет необходимые документы для заключения договоров на: поставку канцтоваров, расходных материалов и иных товарно-материальных ценностей, необходимых для работы офиса; техническое обслуживание и ремонт оргтехники; иные услуги.
4. Осуществляет контроль за оформлением помещений, следит за подготовкой и выпуском рекламных и иных информационных материалов в офисе, предназначенных для выдачи посетителям.
5. Обеспечивает чистоту и порядок в помещениях офиса.
6. Осуществляет контроль за правильной эксплуатацией оргтехники и рациональным использованием канцтоваров и расходных материалов в офисе.
7. Устанавливает контакты с эксплуатационными службами, коммунальными организациями для ресурсообеспечения помещений офиса, проведения ремонтных и иных работ.
8. Обеспечивает надлежащее содержание и эксплуатацию помещений офиса в соответствии с правилами и нормами производственной санитарии и противопожарной защиты.
9. Организует заказ авиа- и железнодорожных билетов для сотрудников офиса, диспетчеризацию автотранспорта.
10. Организует делопроизводство офиса, прием входящих звонков и управление исходящими звонками.
11. Организует эффективное и культурное обслуживание посетителей, обеспечивает создание для них комфортных условий, консультирует их по административным вопросам, предоставляет информационные и иные материалы (визитки, прайсы, буклеты, пр.).
12. Подготавливает материально-техническую базу для проведения сложных переговоров с партнерами, клиентами, иными категориями посетителей.
13. Ведет учет посетителей.
14. Принимает меры к предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций.
15. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.
16. Подготавливает офис к закрытию (отключает освещение и оргтехнику, активирует системы охранной сигнализации, пр.).
III. Права
Администратор офиса имеет право:
1. Самостоятельно и под свою ответственность распоряжаться денежными средствами, выделенными для обеспечения офиса необходимыми товарно-материальными ценностями.
2. Вносить на рассмотрение руководителя предприятия предложения по улучшению работы офиса и предприятия в целом.
3. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.
4. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
5. Требовать от руководства предприятия обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.
IV. Ответственность
Администратор офиса несет ответственность:
1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, — в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
3. За причинение материального ущерба предприятию — в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
Должностная инструкция администратора — инструкция, указывающая круг поручений, обязанностей, работ, которые должно выполнить лицо, занимающее данную должность на предприятии, фирме.
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ АДМИНИСТРАТОРА ОБРАЗЕЦ
────────────────────────────── (наименование должности)
00.00.0000 N 000
───────── ───────────────────
(подпись) (инициалы, фамилия)
Общие положения
1.1. Администратор относится к категории специалистов.
1.2. На должность администратора принимается лицо, имеющее среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет. (Должностная инструкция администратора образец)
1.3. Администратор должен знать:
1.4. Администратор в своей деятельности руководствуется:
- Уставом (Положением) _______________________________________________;
- настоящей должностной инструкцией;
- _____________________________________________________________________
1.5. Администратор подчиняется непосредственно ________________________ (наименование должности руководителя).
1.6. В период отсутствия администратора (отпуска, болезни, пр.) его обязанности исполняет работник, назначенный в установленном порядке, который приобретает соответствующие права и несет ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязанностей, возложенных на него в связи с замещением.
1.7. ___________________________________________________________________.
Функции
2.1. Обеспечение эффективного и культурного обслуживания посетителей.
2.2. Контроль за сохранностью материальных ценностей.
Должностные обязанности
А дминистратор исполняет следующие обязанности:
3.1. Осуществляет работу по эффективному и культурному обслуживанию посетителей, созданию для них комфортных условий.
3.2. Обеспечивает контроль за сохранностью материальных ценностей.
3.3. Консультирует посетителей по вопросам, касающимся оказываемых услуг.
3.4. Принимает меры по предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций.
3.5. Рассматривает претензии, связанные с неудовлетворительным обслуживанием посетителей, проводит необходимые организационно-технические мероприятия.
3.6. Осуществляет контроль за соответствующим оформлением помещений, следит за размещением, обновлением и состоянием рекламы внутри помещения и на здании. (Должностная инструкция администратора образец)
3.7. Обеспечивает чистоту и порядок в помещении и на прилегающей к нему или зданию территории.
3.8. Контролирует соблюдение подчиненными работниками трудовой и производственной дисциплины, правил и норм охраны труда, требований производственной санитарии и гигиены.
3.9. Информирует руководство организации об имеющихся недостатках в обслуживании посетителей, принимаемых мерах по их ликвидации.
3.10. Обеспечивает исполнение работниками указаний руководства предприятия.
3.11. ________________________________________________________________ (иные обязанности).
Права
А дминистратор имеет право:
4.1. Участвовать в обсуждении проектов решений руководства организации. (Должностная инструкция администратора образец)
4.2. По согласованию с непосредственным руководителем привлекать к решению поставленных перед ним задач других работников.
4.3. Запрашивать и получать от работников других структурных подразделений необходимую информацию, документы.
4.4. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых должностных обязанностей.
4.5. Требовать от руководства организации оказания содействия в исполнении должностных обязанностей.
4.6. _________________________________________________________________ (иные права).
Ответственность
5.1. Администратор привлекается к ответственности:
- — за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации; (Должностная инструкция администратора образец)
- — за правонарушения и преступления, совершенные в процессе своей деятельности, — в порядке, установленном действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации;
- — за причинение материального ущерба — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
5.2. ___________________________________________________________________.
Заключительные положения
6.1. Настоящая должностная инструкция разработана на основе Квалификационной характеристики должности «Администратор» (Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих. Раздел «Общеотраслевые квалификационные характеристики должностей работников, занятых на предприятиях, в учреждениях и организациях», утвержденный Постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 21.08.1998 N 37), _________________________________ (реквизиты иных актов и документов). (Должностная инструкция администратора образец)
6.2. Ознакомление работника с настоящей должностной инструкцией осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора). Факт ознакомления работника с настоящей должностной инструкцией подтверждается ____________________________________________________________ (росписью в листе ознакомления, являющемся неотъемлемой частью настоящей инструкции (в журнале ознакомления с должностными инструкциями); в экземпляре должностной инструкции, хранящемся у работодателя; иным способом). (Должностная инструкция администратора образец)
6.3. ___________________________________________________________________.
Образцы документов
© Должностная инструкция администратора образец
