Презентація на тему "секретаря". Презентація до конкурсу "моя професія - секретар" Секретар-помічник керівника

Щоб скористатися попереднім переглядом презентацій, створіть собі обліковий запис Google і увійдіть до нього: https://accounts.google.com

Підписи до слайдів:

Професія діловод (секретар) «Лангепаський політехнічний коледж» Філія у місті Покачі Майстер виробничого навчання Керімова А.Г.

Походження поняття «Діловод» Саме слово «Діловод» походить від латинського слова «дія, діяч, справа». Отримуючи професію Діловод, можна працювати секретарем, кур'єром, інспектором кадрової роботи, архівістом і так далі. У Стародавньому Римі секретарями іменувалися довірені особи, яким довірялися секрети. Спочатку ця професія була суто чоловічою. Секретарі, які перебувають при царських особах, мали істотну владу. У 1880-х роках було винайдено першу друкарську машинку. З того часу секретарями стали жінки, до їхніх обов'язків входило друкування документів.

Історія професії У Росії днем ​​народження секретарської посади вважатимуться 27 лютого 1720 року. Нововведення належало Петру I.

Відомі секретарі минулих століть Г. Р. Державін М. І. Глінка М. М. Сперанський Близько двох років прослужив особистим секретарем Катерини II, потім був переведений з секретарів у сенатори. На початку своєї блискучої кар'єри був особистим секретарем князя Куракіна. Наступним етапом стала посада статс-секретаря при імператорі Олександрі I. Працював секретарем у канцелярії Ради шляхів сполучення чотири роки. За ці роки він створив романси, які принесли йому популярність.

Відомі секретарі нашого часу Чингіз Айтматов працював секретарем Спілки кінематографістів, а також секретарем Спілки письменників спочатку Киргизії, а згодом і Росії. Володимир Познер працював літературним секретарем у Самуїла Маршака, перекладав англійську поезію XVII століття, листував Маршака. Лариса Рубальська працювала секретарем двічі: спочатку у літературному інституті, а потім у японській газеті «Асахі», займалася перекладами з японської.

Загальна характеристика професії Виконує технічні функції та доручення керівника, застосовує раціональні методи роботи з відвідувачами та документами, веде телефонні переговори, бере участь у підготовці засідань та нарад. Вміє працювати на комп'ютері та поводитися з оргтехнікою.

Вимоги до індивідуальних особливостей діловода Необхідний нормальний слух, гарна наочно-образна пам'ять, схильність до роботи з людьми та документами, помірна комунікабельність, організованість, доброзичливість, зосередженість уваги, емоційно-вольова стійкість, приємна зовнішність.

Кар'єрний сценарій Діловод на телефоні може мати вищої освіти, але обов'язково йому працювати у нових комп'ютерних редакторах, може обійтися без знання іноземних мов, але розмовляти телефоном грамотно, інтелігентно, доброзичливо він.

Технічний діловод Усі друковані роботи виконуються у сучасних комп'ютерних редакторах. До автоматизму доведено роботу з оргтехнікою: ксероксом, факсом. Входить в обов'язки такого діловода та телефонне обслуговування.

Секретар керівника Це помічник у конкретній галузі, якою займається організація. Керівник компанії може дати своєму помічнику, наприклад, таке «просте» завдання: як підготувати службові документи. Він складає чернові варіанти документів, а секретар друкує на бланку організації документи, доручені керівником.

Професійні якості діловода Професіоналізм; Хороша пам'ять; Пунктуальність; Працездатність; Виконавчість; Акуратність; Доброзичливість; Комунікабельність; Надійність; Добросовісність.

Місце роботи діловода Будь-які комерційні та державні організації; Секретарі діловоди працюють на різних підприємствах, як великих, і малих; У нотаріальних та адвокатських конторах; У різних комерційних структурах.

Потреби ринку праці Високопрофесійний діловод постійно затребуваний ринку праці; професія секретаря-діловода в місті Покачі за даними січня 2014 року знаходилася на 12 місці, у лютому 2015р. - На 4 місці.

Перспективи ринку праці у місті Покачі Найважливіша складова економіки міста – мале та середнє підприємництво. Малий та середній бізнес вирішує основне економічне завдання – створення нових робочих місць. На території міста Покачі свою діяльність здійснюють 1235 суб'єктів малого та середнього підприємництва, в яких зайнято понад 5 тис. осіб.

Розподіл зайнятих галузями економіки на території м. Покачі

Заробітна плата секретаря в місті Покачі коливається від 15 000 руб. до 20000 руб. залежно від функціональних обов'язків.

Умови підготовки діловодів у коледжі Є три комп'ютерні класи; Лабораторія діловодів; Бібліотека;

Навчальна та виробнича практика Навчальну та виробничу практику ми проходимо в кабінеті філії коледжу та в організаціях міста Покачі, у тому числі на підприємствах малого та середнього бізнесу.

Я діловод У професії діловода мене приваблює різноманітність функцій та обов'язків, спілкування з різними людьми, можливість допомагати керівнику та співробітникам установи, несе відповідальність за свою роботу.

Ми діловоди Наша мрія стати хорошими фахівцями з професійною освітою, високим інтелектом, вмінням спілкуватися з людьми. Ми добре розуміємося на інформаційних технологіях і в діловодстві. Дякую за увагу

За темою: методичні розробки, презентації та конспекти

Програма Професійного модуля "Організаційна діяльність" професії 034700.01 Секретар

Робоча програма професійного модуля є частиною основної професійної освітньої програми відповідно до ФГОС за фахом 034700.01 Секретар з укрупненої групи.

Контрольно-оціночні засоби за фахом НУО Секретар ПМ 01. Документаційне забезпечення управління.

Контрольно-оціночні засоби за професією 034700.01 НВО "Секретар" ПМ 01. Документаційне забезпечення управління призначене для практичного застосування на уроках теоретичного навчання та оцінки...

Опис презентації з окремих слайдів:

2 слайд

Опис слайду:

Секретар - особа установи Важко сьогодні уявити діяльність будь-якої установи, підприємства, організації без секретаря. Секретар-особа фірми. Він перший, з ким стикається відвідувач, що прийшов до закладу.

3 слайд

Опис слайду:

Перший, із ким зустрічається, починаючи трудовий день, керівник. Перший, хто відповідає на телефонні дзвінки. Тому, від поведінки секретаря багато в чому залежить як престиж фірми, де він працює, а часом і успіх партнерів і клієнтів фірми. За його роботою та поведінкою судять про фірму. Секретар повинен дотримуватись «ділового фірмового стилю». Точність, компетентність, коректність, оперативність, лаконізм, ввічливість та доброзичливість - ось основні його принципи і їх треба дотримуватись у роботі.

4 слайд

Опис слайду:

Що повинен знати та вміти секретар 1. Правові засади управління; 2. Адміністративне, трудове та господарське право; законодавчо-нормативні акти, що визначають порядок роботи організації того типу, де він працює; 3. Галузь у якій працює, її взаємозв'язку функцій, завдання, структуру організації, у якій працює;

5 слайд

Опис слайду:

Основи менеджменту; основи наукової організації управлінської праці: нормативно-методичні документи щодо інформаційного документаційного забезпечення управлінської діяльності; обчислювальну та організаційну техніку; основи загальної соціальної психології; основи естетики та етики; діловодство: методи створення та оформлення документів, організацію роботи з документами; бездокументне обслуговування; архівна справа.

6 слайд

Опис слайду:

Секретар повинен вміти: Забезпечувати ефективну роботу керівника, надати допомогу у плануванні робочого дня; організувати робоче місце керівника; вести терміновий контроль за дорученнями керівництва; організовувати інформаційне обслуговування керівника;

7 слайд

Опис слайду:

організовувати прийом відвідувачів; встановлювати контакти; організовувати та забезпечити роботу наради; складати та оформляти документи за допомогою ПК; оперативно розмножувати документи; забезпечувати швидку передачу інформації за допомогою засобів зв'язку (в т.ч. – факс, електронна пошта); вести роботу з документами: прийом, відправлення, первинна обробка документів, розподіл, реєстрація, контроль, інформаційно-довідкова робота з документів, поточне зберігання, знищення; вести архів.

8 слайд

Опис слайду:

Посадові обов'язки секретаря Виконує технічні функції забезпечення та обслуговування роботи, керівника підприємства (або підрозділу).

9 слайд

Опис слайду:

2. Отримує необхідні керівнику відомості від підрозділів чи виконавців, викликає за його дорученням працівників. 3. Організує телефонні переговори керівника, приймає та передає телефонограми, записує за його відсутності прийняті повідомлення та доводить до відома керівника їх зміст. 4. Здійснює роботу з підготовки засідань та нарад, що проводяться керівником - (збір необхідних матеріалів, оповіщення учасників про час, місце та порядок денний засідання, їх реєстрація), веде та оформлює протоколи.

10 слайд

Опис слайду:

5.Забезпечує канцелярським приладдям робоче місце керівника, засобами організаційної техніки, створює умови, що сприяють його ефективній роботі. 6. Передає та приймає інформацію з приймально-переговорних пристроїв, друкує за вказівкою керівника різні матеріали. 7. Веде документаційну роботу, приймає кореспонденцію, що надходить на ім'я керівника, здійснює її систематизацію відповідно (прийнятим на підприємстві порядком) і передає після її розгляду керівникам підрозділів або конкретним виконавцям для використання в процесі їх роботи, або для підготовки відповіді, стежить за термінами виконання доручень керівника щодо особистих заяв громадян.

11 слайд

Опис слайду:

8. Організує прийом відвідувачів, формує справи відповідно до затвердженої номенклатури справ, забезпечує їх збереження та встановлені терміни здає до архіву, оформлення (у тому числі друкування) та розсилання розпорядчих документів, листів, телеграм, документів, листів, телеграм, телефонограм, факсів тощо, підготовка за вказівкою керівника та погодження зі структурними підрозділами проектів окремих наказів, довідок, листів, посвідчень про відрядження та інших документів; підготовка та своєчасне розсилання матеріалів до засідань, конференцій, семінарів, нарад, з'їздів; контроль за виконанням рішень дирекції; організація презентацій та спеціальних прийомів гостей; контроль за святковими та ювілейними датами; збір матеріалів для доповідей та промов керівника.

12 слайд

Опис слайду:

Професійні та особисті якості помічника керівника Робота секретаря відрізняється ситуацією, що швидко змінюється, різноманітністю виконуваних завдань і потребою їх оперативного вирішення і необхідністю часто вести паралельно кілька видів робіт, різноманіттям контактів. Тому прийому працювати секретаря пред'являється ряд вимог, які можна розділити вимоги до діловим і особистим якостям.

13 слайд

Опис слайду:

Професійні якості Професіоналізм Відповідальність Організованість Відданість професії Комунікабельність

14 слайд

Опис слайду:

До особистих якостей, необхідних секретареві, належить люб'язність, ввічливість, доброзичливість. Вони завжди виявляються не лише при особистих контактах, а й під час телефонних переговорів. Саме ці якості створюють атмосферу в приймальні керівника, в офісі та допомагають в отриманні підтримки. Особисті якості

Розвиток секретарської служби при Петра I З 1704 найважливіші державні функції виконує кабінет та особиста канцелярія царя. До кабінету надходили рапорти від дипломатичних представників. Особливу групу справ кабінету представляли чолобитні. Після смерті Петра I кабінет було скасовано.

Розвиток секретарської служби за Петра I «Генеральний регламент», прийнятий 1720 року, встановив черговість розгляду справ, функції чиновників, зокрема секретарів. Генеральний регламент ввів систему діловодства, яка отримала назву "колежської" за назвою установ нового типу колегій.

Розвиток секретарської служби за Петра I У 1722 року було прийнято «Табель про ранги», який складався з 14 класів чи рангів чиновників. Секретарі ставилися за посадою до четвертого класу, і, отже, посідали високе місце у бюрократії. Цивільний колезький секретар відповідав військовій посаді командира полку.

Виконавче діловодство У 1802 р. було видано указ про заміну петровських колегій міністерствами. У 1812 р. було засновано вісім міністерств. Порядок проходження документів щодо інстанцій був суворо регламентований законом. Справи ділилися втричі категорії: невідкладні, «не терплять часу», і звичайні.

Значення секретаря на початку 19 століття 23 березня 1840 р. на Путилівському та Невському машинобудівних заводах Петербурга було встановлено посади особистих секретарів помічників перших керівників. Цю дату можна вважати початком створення професійної секретарської праці нашій країні.

Значення секретаря на початку 19 століття У 1868 році у Харкові було створено спеціальні курси підготовки секретарів. З'являється техніка, що спрощує роботу: розмножувальні апарати, друкарські машинки, стенографія. Виходили спеціальні журнали 1884 «Вісник контор і канцелярій», «Бюлетень конторника» та інші.

Міжнародна асоціація офісних працівників Міжнародна асоціація офісних працівників (International Association of Administrative Professionals, скорочено IAAP) народилася 1942 року у США. Організація налічує близько учасників та 600 філій по всьому світу

СЕКРЕТАР КЕРІВНИКА СЕКРЕТАР це виконавчий помічник, що відповідає за документаційне забезпечення діяльності керівника та організації в цілому, працює самостійно, без прямого контролю з боку керівника, приймає рішення та висловлює судження з питань, що входять до його компетенції.

СЕКРЕТАР КЕРІВНИКА Тип та клас професії Тип професії: людина-людина, людина-знак. ¢ Спеціаліст, який працює у сферу «людина-людина» , крім професійних знань та умінь, повинен мати знання та вміння по роботі з людьми. Доброзичливість, інтерес до людей, співчуття, співпереживання повинні поєднуватися з високою емоційною стійкістю, самоконтролем. Робота з людьми часто пов'язана з високою нервово-психічною напругою і вимагає добре розвинених не лише комунікативних, а й емоційно-вольових якостей. ¢ Фахівець, зайнятий у професії типу «людина-знак» забезпечує приріст інформації, збирає, переробляє її, зберігає та доводить до споживача, допомагає нею обмінюватися. Клас професії: виконавський (алгоритмічний). ¢ Професії даного класу пов'язані з виконанням рішень, роботою за заданим алгоритмом, зразком, дотриманням наявних правил та нормативів, інструкцій, стандартів, стереотипним підходом до вирішення проблем.

СЕКРЕТАР КЕРІВНИКА Зміст діяльності Від професійного рівня секретаря багато в чому залежить престиж фірми Основними функціями секретаря керівника є: ведення документації дирекції підприємства; ¢ організація та координація поточної роботи з діловими партнерами, клієнтами; ¢ фільтрація та розподіл телефонних контактів; ¢ пошук необхідної керівнику інформації; ¢ виконання оперативних доручень та завдань керівника; ¢ контроль виконання документів та доручень керівника; ¢ бронювання готелів, авіаквитків, оформлення віз; ¢ планування робочого дня керівника; ¢ організація та участь у зустрічах та переговорах; ¢ прийом відвідувачів; ¢ допомога при підготовці наради, зборів, презентацій; ¢ вирішення адміністративних питань у межах своєї компетенції.

СЕКРЕТАР КЕРІВНИКА Особисті та ділові якості емоційна стійкість відсутність шкідливих звичок чарівність елегантність у зовнішності Особисті якості організаторські здібності любов до людей працьовитість

СЕКРЕТАР КЕРІВНИКА Ділові якості Ділові та особисті якості, при виконанні тієї чи іншої роботи виявляються в тісній взаємодії та доповнюють друга. Але вони рідко даються людині у готовому вигляді. Потрібна повсякденна праця розуму та душі, наполеглива і відповідальна підготовка до роботи у вибраній професії. здатність одночасно виконувати кілька доручень відданість роботі вміння ставити та вирішувати проблеми вміння працювати з клієнтами дипломатичність готовність працювати в екстремальних умовах володіння технічними засобами

СЕКРЕТАР КЕРІВНИКА Вимоги до знань та вмінь ВМІННЯ ЗНАННЯ Кваліфікований секретар керівника повинен знати: ¢ правила ведення діловодства; ¢ основи архівної справи; ¢ основи адміністративного права та законодавства про працю; ¢ основи організації праці та управління; ¢ структуру та керівний склад підприємства та його підрозділів; ¢ правила внутрішнього трудового розпорядку підприємства. Для успішного освоєння професії секретаря керівника необхідно добре знання правил російської, літератури, поінформованість у питаннях економіки, правничий та психології. Кваліфікований секретар керівника має вміти: ¢ вести документообіг, ділову кореспонденцію; ¢ користуватися комп'ютером та оргтехнікою (принтер, сканер, ксерокс, факс, АТС та ін.); ¢ спілкуватися з керівником, співробітниками та відвідувачами приймальні відповідно до норм ділової етики; ¢ ефективно планувати свій робочий день; ¢ оперативно виконувати доручення керівника

СЕКРЕТАР КЕРІВНИКА Умови праці та сфера застосування Умови праці: ¢ Працює в приміщенні. ¢ Сидячий спосіб діяльності. ¢ Робота з персональним комп'ютером та оргтехнікою. ¢ Режим праці визначається відповідно до правил внутрішнього трудового розпорядку, встановлених в організації. ¢ Робота може бути ненормованою та припускати відрядження. Області застосування: ¢ Фірми, організації, підприємства будь-якого профілю (прийомні керівників, директорів).

СЕКРЕТАР КЕРІВНИКА Медичні обмеження ¢¢¢ нервово-психічні захворювання; захворювання серцево-судинної системи; дефекти зору та слуху; виражені дефекти мови; явні фізичні вади.

Слайд 2

Слово виникло з вислову «охоронець секретів» - на таємній службі у короля складалася людина, яка має доступ до таємниць, як особистих, так і державних.

Слайд 3

До Першої світової війни всі секретарі були чоловічої статі. Секретарів мали представники всіх верств суспільства. Були секретарі та в аристократів. У ділових людей також були секретарі – «клерки», теж чоловіки.

Слайд 4

Секретарі або клерки користувалися порівняно високим становищем у співтоваристві найманих працівників, і ця посада вважалася досить престижною та респектабельною.

Слайд 5

Пізніше під час першої світової війни на секретарську посаду почали приймати жінок, тому що більшість чоловіків воювало.

Слайд 6

Повернувшись із війни, чоловіки зайняли свої колишні робочі місця, крім секретарів. Престиж секретарської роботи впав і заробітки були урізані. Падіння зарплати обернулося падінням престижу та статусу секретаря у діловому світі.

Слайд 7

День народження секретарської посади – 27 лютого 1720 року «При таких установах посада чину секретарського полягає в тому, що йому на всіх листах і доношеннях нумеру, що приходять, підписувати, і на них числа, коли подано приписувати і про них без будь-якої підробки і пристрасті, але по нумерам та числам доносити

Слайд 8

1840 рік – перші особисті секретарі керівників на найбільших Путилівському та Невському заводах

Слайд 10

Починаючи з 1884 року в Росії видаються 8 спеціалізованих журналів для секретарів (Машинопис, Стенографічний листок)

Слайд 11

друкувати зі швидкістю 40-60 слів за хвилину; Добре знати одну іноземну мову; Працювати з кореспонденцією Володіти прийомами спілкування з відвідувачами

Слайд 12

У Петербурзі створюється профспілка працівників, які займаються конторською працею на торгово-промислових підприємствах міста

Слайд 13

На початку 20-х років – бурхливий розвиток професії секретаря: -Готує матеріали до наради; Нагадує про терміни виконання рішення; Виконує творчі функції (секретарі керівників)

Слайд 14

Недовгий розквіт професії секретаря… У 1925 році секретарів зрівняли з друкарками та розсилальними, розглядаючи їх як канцелярсько-технічних фахівців

Слайд 15

Секретарів розділили на дві групи, нерівноцінні за обов'язками та окладами. Перша – помічники-референти (з елементами творчої роботи) Друга – секретарі-машиністки, які виконували лише технічні функції. Втрата престижу професії секретаря...

Слайд 16

Відродження професії секретаря почалося 70-ті роки. Від секретарів вимагається високий професіоналізм. Секретарі навчаються секретарській справі у США, Англії, Франції

Слайд 17

Секретар – перший помічник керівника

Приймальна керівника – центр будь-якої організації

Слайд 19

На плечах секретаря лежить пошта. Він готує відповіді на прості листи, візує у керівника, реєструє, сортує кореспонденцію, що входить, намічає дати відповідей на запитання в листах.

Слайд 20

До обов'язків секретаря входить ведення телефонних переговорів. Він повинен приймати вхідні телефонні дзвінки, вміти їх сортувати за ступенем важливості. При цьому важливо стежити за культурою телефонного спілкування

Слайд 21

Секретар-помічник керівника

Секретар зобов'язаний працювати у згоді зі співробітниками, в тому числі і з тими, хто за становищем вище її начальника, виявляти справжній інтерес до своєї роботи та своєї організації.

Слайд 22

Секретар – помічник керівника

Потрібно чітко вести справи. Усі доповіді, рішення, записки подавати вчасно. Номери телефонів та поштові адреси повинні відповідати дійсності. Постійно «тримати на олівці» список питань, які потребують вирішення

Слайд 23

З питаннями особистого характеру слід звертатися дуже обережно. У розмовах з відвідувачами доцільно виявляти розумну обачність, оскільки далеко не вся інформація призначена для поширення.

Слайд 24

Напередодні відрядження треба задовго до від'їзду керівника дістати залізничний або авіарозклад, погодити час від'їзду та вид транспорту, замовити квитки та номер у готелі, оформити фінансові документи.

Слайд 25

Секретар повинен дбати про зручність відвідувачів. Коли відвідувач затримується у керівника, секретар дзвонить шефу і нагадує йому про найближчу термінову справу, допомагаючи закінчити розмову.

Слайд 26

Щодня на початку робочого дня секретар нагадує керівнику про намічені на цей день заходи та отримує підтвердження їх проведення. Якщо заходи будуть скасовані, слід своєчасно сповістити про це задіяних осіб.

Слайд 27

Роль секретаря полягає в тому, щоб знати істоту діяльності свого керівника та вміти значну частину роботи брати на себе. Таким чином, секретар може і повинен приймати рішення, давати вказівки та подавати свого керівника у ділових ситуаціях.

Переглянути всі слайди