Теки для особових справ співробітників. Що має бути в особистій справі працівника: зразок

Особиста справа співробітника надає повну інформацію про нього. Навіщо це потрібно ІП і чи можна виключити з практики відділу кадрів формування особистої справи? Краще не треба – цей документ зробить ваших працівників більш відповідальними, оскільки, крім біографії в особовій справі, можна вказати й різні порушення підлеглим трудової дисципліни.

Комплектація досьє

Особиста справа – це папка, яка містить основну інформацію про людину.

Формування особових справ є обов'язковим для держслужбовців. Таке рішення було ухвалено президентом у 2005 році, про що свідчить Указ №609. Інші організації чи підприємства не підпорядковуються цьому указу і можуть займатися формуванням особових справ громадянина на власний розсуд. Така форма зберігання інформації людей дуже зручна і практикується навіть індивідуальними підприємцями.

Зазвичай веденням досьє займається ОК (відділ кадрів) чи бухгалтерія. В організації має бути затверджено порядок формування справи, який визначає:

1. На кого заводиться справа.
2. Які екземпляри важливих паперів мають бути у папці.
3. Де зберігається картотека.
4. Як довго мають зберігатися особисті справи.

Пакет документів для особистої справи

Що ж має бути в особистій папці працівника? Наповнення папки залежить від того, чим займається співробітник і яка інформація буде важливою для керівництва або інших осіб.

Перерахуємо лише стандартний набір файлів, які зазвичай зустрічаються у досьє:

1. Титульна сторінка.
2. Наказ та заяву про прийом співробітника на робоче місце.
3. Один екземпляр .
4. про матеріальну відповідальність (за потреби).
5. Копії паспорта та свідоцтва про укладення або розірвання шлюбу (за наявності).
6. Копія диплома чи іншого документа про освіту працівника.
7. Автобіографія (на розсуд роботодавця).
8. Характеристика чи рекомендації (якщо були надані).
9. Копії наказів або виписок про підвищення працівника або переведення на іншу посаду.
10. Документи про підтвердження кваліфікації, участь у розробках (якщо мають місце).
11. Інформація про премію або стягнення (якщо є).
12. Заява та наказ про звільнення співробітника, якщо настав такий момент.
13. Наказ про вихід на пенсію, якщо людина допрацювала до цього терміну.

Як оформити особисту справу

Важлива інформація заноситься в особисту справу протягом усього періоду роботи працівника.

Одинаковим для всіх має бути титульний лист. Те, як його оформити, залежить від шаблону, обраного конкретного підприємства чи ИП.

За зразок можна взяти будь-яку форму, наприклад, ГОСТ 17914–72 . На титульній сторінці вказуємо:

• порядковий номер особової справи працівника;
• назву організації чи ІП, де ведеться особиста справа;
• П.І.Б. співробітника у називному відмінку (Іванов Іван Іванович);
• дату народження;
• дату прийняття на роботу та дату звільнення;
• термін зберігання справи.

Усі документи складаються у хронологічній послідовності, і кожній сторінці надається номер.

Починається будь-яка справа з дати оформлення працівника в організацію чи муніципальну установу. Цією датою є інформація, зазначена у заяві працівника. Останньою датою вважається термін звільнення людини або переведення її в інше місце. Тоді особиста справа може бути передано на нове робоче місце з відповідною позначкою про дату передачі та П.І.Б. співробітника, який цю папку прийняв.

Невід'ємною частиною будь-якої особистої справи є опис-аркуш, до якого заноситься інформація про всі документи, що містяться в досьє. Вносити зміни до особистої справи має право лише співробітник відділу кадру, якому довірено формування та ведення особових справ працівників.

Невід'ємною частиною будь-якої особистої справи є опис-аркуш, до якого заноситься інформація про всі документи, що містяться в досьє.

Як зберігати

Особиста справа – це конфіденційна інформація про людину, яка не повинна бути доступною стороннім особам. Тому папки зберігаються окремо. Бажано для цього мати сейф або металеву шафу із замком.

Папка не повинна передаватися на руки без відповідної позначки у спеціальному журналі для реєстрації особових справ. Сам працівник може лише ознайомитися зі своєю справою у кабінеті відділу кадрів. На руки папка не видається.

У шафі чи сейфі всі особисті справи зберігаються за абеткою. Кожна справа може розташовуватись у своїй папці або бути об'єднана з іншими. Наприклад, справи всіх співробітників із прізвищем, що починається на одну літеру, можуть бути скомплектовані в одній великій папці або коробці. Тільки в цьому випадку потрібно на обкладинці вказати основну інформацію.

Багато кадровиків, які займаються формуванням та веденням досьє, сумніваються, чи потрібно зшивати особисті справи співробітників. На етапі ведення справи, поки працівник числиться в організації, зшивати документи не потрібно. Досить використовувати папку-швидкозшивач із файлами, в які вкладатимуться різні бланки. За потреби доповнити або вилучити інформацію зробити це буде просто. Зшивати особисту справу необхідно лише при відправці його до архіву, коли працівник звільнився, перевівся чи вийшов на пенсію.

Зшивати особисту справу необхідно лише при відправці його до архіву, коли працівник звільнився, перевівся чи вийшов на пенсію.

Ведення особової справи працівника припиняється з того часу, як співробітника буде виключено зі штату. Тоді у аркуші опису робиться остання відмітка про вкладений наказ про звільнення співробітника. Папка зшивається та передається до архіву. У пересічних громадян особисті справи перебувають у архіві 75 років із моменту вступу. Особисті справи керівників залишаються в архіві безстроково.

Індивідуальний підприємець може вести особисті справи співробітників. Але краще все-таки використати такий документ. Формування особистих справ ваших працівників принесе багато користі – усі відомості про людину будуть в одній папці. Це допоможе зберегти необхідні документи та забезпечить швидкий доступ до інформації.

Усім відома приказка у тому, що кадри вирішують все. Кадровий ресурс є найважливішою частиною будь-якої організації, тому таке велике значення має доступність та повнота інформаційної бази про кожного співробітника. Кадрова служба формує цю інформацію у вигляді спеціальної збірки документів – особистої справи.

Оскільки спеціального законодавчого регламенту, що зумовлює порядок формування та зберігання особових справ, не існує, можливі плутанина та різночитання у цьому питанні. Постараємося внести ясність у цю сферу ведення кадрової документації.

Що являє собою особиста справа

Терміном «особиста справа» у діловодстві прийнято називати зібрані під однією обкладинкою документи, які супроводжують людину в її трудовій та/або навчальній діяльності та найбільш повно її відображають. Ці документи накопичуються протягом період зайнятості співробітника (чи навчання).

Особиста справа є частиною документації з особового складу організації.

Чи обов'язково вести особисті справи

Більшість підприємців вважають особисті справи обов'язковим компонентом кадрової документації. Однак закон говорить про те, що це вірно лише щодо державних службовців.

Особисті справи для працівників держорганізацій

Інформація про державні та муніципальні службовці повинна в обов'язковому порядку систематизуватися у встановленій формі (Указ Президента РФ від 30 травня 2005 року № 609). Особисті справи таких співробітників покликані відображати весь їхній послужний список, щоб можна було ясно побачити, як саме змінювалися їхні персональні дані.

Якщо працівник переходить з однієї структури в іншу, його особиста справа має бути за ним.

На новому місці роботи легше буде скласти враження про нову особу, а також отримати додаткову інформацію про джерела доходу, зв'язки, коло професійного спілкування, а також іншу інформацію, що полегшує контроль.

Федеральний закон N 79-ФЗ «Про державну цивільну службу Російської Федерації» від 27.07.2004 р. у частині 3 статті 42 розкриває порядок усіх дій із особовими справами цієї категорії співробітників.

Особисті справи у підприємців

Ні в Трудовому кодексі, ні в інших нормативних актах Російської Федерації не міститься обов'язкової вимоги вести кадрову документацію виключно за допомогою особових справ, які заводять кожного співробітника. Тому таке оформлення даних про персонал зовсім не є обов'язковим або навіть рекомендованим.

ВАЖЛИВО! Законами РФ для юридичних або індивідуальних підприємців ведення особових справ на своїх співробітників не забороняється.

Якщо керівництво організації чи ІП ухвалили рішення запровадити обов'язковість заповнення особових справ, це треба закріпити в обліковій політиці, прописавши процедуру у внутрішніх нормативних актах. Як правило, діловоди не «винаходять велосипед», а користуються регламентом, розробленим для державних службовців.

Плюси системи особових справ для підприємця

Незважаючи на те, що ніякі вимоги не визначають і не обмежують склад особистої справи та порядок її ведення, практика цієї галузі діловодства показує безперечну зручність для керівника цієї форми зберігання особистої інформації. Саме з цієї причини повсюдна поширеність особових справ у кадровій службі сформувала міф про їхню обов'язковість.

Позитивний ефект від запровадження особистого обліку кадрів очевидний:

• своєчасний облік усієї документації про співробітника;
• відстеження кар'єрної динаміки;
• облік даних про можливі пільги;
• оцінка перспектив професійного зростання;
• збереження та впорядкованість особистої документації;
• оперативний доступ до всієї сукупності кадрової інформації.

На кого заводять особисті справи

Однозначно можна відповісти на це питання лише щодо державних службовців: на всіх, оскільки цього вимагає закон.

Оскільки для приватних підприємців ведення особових справ не є обов'язковим, вони самі можуть вирішувати, на яких працівників вести цю документацію, а які можуть обійтися і без такого детального кадрового обліку. Частина керівників, які практикують цю систему, вважає за краще вести особистий облік на весь персонал, щоб систематизувати дані кожного співробітника. Але деякі з метою економії часу організовують ведення особових справ лише деякі категорії співробітників.

На співробітників яких посад зазвичай заводять особисті справи:

• керівна ланка;
• заступники керівників різних рівнів;
• ключові спеціалісти;
• співробітники, які мають матеріальну відповідальність;
• кадровий резерв та ін.

ДО ВІДОМА!На таких співробітників доцільно завести особисту справу незалежно від форми та часу його працевлаштування – за сумісництвом або на основній роботі він працює, за строковим трудовим договором або на постійній основі.

Рідше забезпечуються особистими справами посади, для яких не передбачено освітніх, кваліфікаційних чи інших спеціальних вимог, наприклад, прибиральниця, вахтер, двірник тощо.

Термін оформлення особистої справи

Як правило, вперше особиста справа заводиться на співробітника після підписання наказу про його працевлаштування та його ознайомлення з цим наказом.

Особиста справа ведеться, поповнюється документацією, оновлюється протягом усього часу роботи співробітника цього роботодавця. На відміну від особових справ на державній службі, у приватних підприємців не прийнято зраджувати особисті справи при зміні робочого місця. Актуальність особової справи триває до передачі в архів внаслідок звільнення співробітника.

Особливості формування особистої справи

Коректне оформлення особових справ значно полегшує роботу з кадровою документацією. Практика виробила низку рекомендацій щодо ефективного формування особових справ:

1. Документи збираються під однією обкладинкою, найчастіше це папка, рідше просто файл або швидкозшивач. Для кожного співробітника вони мають бути окремими.

ПАМ'ЯТАЄТЕ! Архіви приймають на зберігання особисті справи лише у картонних папках. Швидкозшивачі та файли для цієї мети неприйнятні, вони можуть бути лише для внутрішнього використання.

2. Недоцільно формувати відносини товщі 4 див.
3. Документи для постійного зберігання не повинні бути змішані із тимчасовими документами.
4. В особистій справі можуть бути як оригінали документів, так і їхні засвідчені копії.
5. Важливі документи постійного зберігання особистої справи краще замінити копіями.
6. В рамках однієї особистої справи не прийнято зберігати по кілька екземплярів одного й того самого документа.
7. Якщо документ передбачає програми, їх потрібно зберігати разом із відповідними паперами.
8. Документи у справі мають розташовуватися за хронологічним принципом, тобто у міру їхнього виникнення.

Які документи включаються до складу особистої справи

Склад особових справ, як і порядок формування, для приватного підприємництва не закріплено на законодавчому рівні, але він має бути належним чином прописаний у локальному акті фірми.

Документи, які зазвичай належать до особистої справи, умовно можна поділити на кілька груп:

1. Первинна документація прийому працювати.До такої відносяться ті документи, які співробітники надають при працевлаштуванні, та ті, що заповнюються та заводяться безпосередньо при оформленні. Це можуть бути:
   • резюме;
   • документи про освіту та кваліфікацію;
   • копії документів, що засвідчують (паспорти, СНІЛС, ідентифікаційного коду, якщо він є);
   • рекомендації чи відгуки від попередніх роботодавців (за потреби);
   • документ або його копія про військовий облік (якщо є);
   • довідка про відсутність судимості (необхідна прийому певні посади);
   • дані медогляду;
   • заповнена анкета (якщо передбачено);
   • заяву про працевлаштування;
   • копія наказу про прийом;
   • укладений трудовий договір тощо.
2. Папери, що з'явилися у процесі роботи на цій посаді.Вони можуть відбивати професійні досягнення працівника чи його соціальну динаміку. До них можуть бути віднесені:
   • різні кваліфікаційні посвідчення;
   • водійські права;
   • свідоцтво про шлюб чи розлучення, якщо ці події мали місце під час зайнятості;
   • свідоцтва про народження дітей (те саме обґрунтування);
   • посадова інструкція;
   • укладені додаткові угоди (якщо це робилося);
   • копія договору про матеріальну відповідальність (якщо посада його передбачає);
   • акти про проходження атестації;
   • дані чергових медоглядів;
   • документи про встановлення медобмежень чи інвалідності (якщо це сталося під час роботи);
   • копії наказів про внутрішню зміну посади (переведення, підвищення, зниження та ін.);
   • дані про дисциплінарні стягнення та робочі заохочення;
   • заяви на відпустку;
   • доповідні, пояснювальні, службові записки тощо.
3. Документи, що закривають трудові відносини із цим роботодавцем.Перш ніж справа буде припинена, її треба належним чином завершити. Останніми документами у папці особової справи можуть бути:
   • заява на звільнення;
   • копія наказу про звільнення;
   • документи про звільнення у зв'язку із зовнішнім переведенням;
   • свідоцтво про смерть працівника.

Як правильно оформити особисту справу

Ділова документація має вестись відповідно до загальноприйнятих вимог, нехай навіть вони не закріплені законодавчо, це підвищує ефективність її використання. Ця відповідальність внутрішнім нормативним актом доручається певного співробітника, найчастіше представника кадрової служби підприємства. Його обов'язки становлять:

• первинний заклад особової справи;
• внесення до нього нових записів та документів;
• вилучення документів тимчасового зберігання зі строком, що минув, або вже недійсних;
• за необхідності засвідчення копій;
• внутрішній опис документів, що входять у справу;
• планова перевірка стану особових справ;
• щорічне ознайомлення співробітника з особою справою під його розпис;
• зберігання справ;
• поміщення неактуальних справ до архіву.

ВАЖЛИВО! Співробітник, який веде особисті справи, повинен мати дозволений доступ до персональних даних працівників.

Обкладинка особистої справи

Особиста справа є сукупність великої кількості документів, що диктує обов'язковість будь-якого способу легкого пошуку потрібної інформації. Прийнято систематизувати інформацію з особового справи на титульному листі (обкладинці). Зручно користуватися вимогами до оформлення обкладинки, які залишилися незмінними з 17.07.1972 (ГОСТ17914-72):

• зверху залишається місце майбутнього архівного штампу;
• зверху центром розташовується повне і скорочене найменування організації;
• нижче вказується структурний підрозділ (потрібно залишити кілька рядків для відображення інформації про можливу зміну відділу);
• номер справи (за номенклатурою, прийнятою у фірмі);
• прізвище, ім'я та по батькові співробітника, на якого заводиться справа;
• правий нижній кут несе інформацію про терміни ведення справи: дату відкриття, тобто дня прийому на роботу, та дату закриття (наказу про звільнення);
• тут же пишеться кількість аркушів у справі на даний момент опису;
• термін зберігання справи.

Опис складу особової справи

Усі документи, які потрапляють у ту папку, повинні нумеруватися та підшиватись, а також займати своє місце у переліку документів.

Може розташовуватися на внутрішній стороні картонної обкладинки папки або бути підшита останньою.

Зверху аркуша, призначеного для цієї мети, пишеться назва («ОПИС документів особистої справи»), далі пишеться ПІБ співробітника в називному відмінку. Опис зручно вести у вигляді наступної таблиці.

Після таблиці словами і цифрами пишеться кількість документів і листів, що входять до опису. Наприкінці ставиться дата проведення опису та підпис виконавця з розшифровкою.

Ведення особових справ

Порядок ведення кадрової документації має бути докладно викладено у відповідному Положенні, прийнятому на фірмі. Він може передбачати низку облікових процедур:

1. Реєстрація.У великих організаціях обліку особових справ заводиться спеціальний журнал чи книга. Кожна нова справа вноситься до неї під певним номером (шифром), ця ж послідовність цифр проставляється на папці зі справою. Також у журналі може бути така інформація про особисту справу:
   • ПІБ працівника;
   • дата закладу;
   • дата закриття;
   • дата передачі до архіву.
2. Коригування. Потрібна, якщо у процесі зайнятості у працівника відбулися значні зміни персональних даних: змінилося місце проживання, соціальний статус внаслідок шлюбу чи розлучення, зміна прізвища тощо. Зміни вносяться на підставі додатків відповідних документальних підтверджень (копії свідоцтва про шлюб, від народження тощо). На внесення змін має право лише відповідальний співробітник, який призначається спеціальним наказом, або інший, офіційно уповноважений його замінити.

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ!Якщо виправляється помилка, неточність чи наслідок зміни, це потрібно робити за аналогією з трудовими книжками: закреслювати невірне однією рисою, зверху писати правильний варіант, а на полях ставити відмітку про вірність виправлення та його дату.

3. Зберігання.Оскільки особисті дані належать до конфіденційної інформації, папки потрібно зберігати, за винятком доступу до них сторонніх осіб. Зазвичай для цієї мети використовується сейф або шафа, що замикається. Зберігати слід лише справи дійсних співробітників. Після звільнення справа ще якийсь час зберігається у роботодавця (цей термін він встановлює сам; на держслужбі, якщо справа не передається до іншого органу, він становить 10 років).
4. Передача до архіву.Справа звільненого співробітника має бути закрита і після закінчення терміну внутрішнього заощадження передано на архівне зберігання. Для передачі потрібно заповнити лист-засвідчувач, куди заноситься фінальна інформація про стан особистої справи Цей листок підшивається в кінець папки. З моменту передачі справи в архів воно там зберігатиметься 75 років, якщо належало звичайному працівникові, і постійно – якщо керівному.

Кому можна видати особисту справу

На відміну від трудових книжок, особисті справи під час звільнення не повертаються і взагалі не видаються на руки працівникам. Співробітники тільки можуть перегорнути його раз на рік і поставити свій підпис про те, що все в ньому відображено правильно.

За спеціальним запитом особисті справи можуть одержати лише представники правоохоронних органів чи органів державного контролю.

Для будь-якого роботодавця важливо, щоб персональні дані працівників компанії зберігалися систематизовано.

• Перший аргумент - так зручніше і простіше, при необхідності можна легко і швидко знайти відомості про спеціаліста.
• Другий – надійний захист персональних даних.
• І третій – можливість досить оперативно внести коригування та доповнення.

З кожним із цих завдань добре справляється такий інструмент, як особиста справа працівника.

Чи обов'язково вести особисту справу співробітника

Особиста справа працівника являє собою сукупність документів, що містять найповніші відомості про спеціаліста та його трудову діяльність. Воно оформляється після видання наказу про зарахування громадянина посаду у створенні.

Особиста справа складається з титульного листа (обкладинки) та документів, які містять необхідні відомості про людину та її трудову діяльність.

Для роботодавців, на відміну державних органів, порядок формування особових справ співробітників не передбачено і не є обов'язковим у зв'язку з тим, що ведення кадрового обліку персоналу комерційних організацій регламентується нормативною документацією, а не на законодавчому рівні. Таким чином, фахівці відділу кадрів можуть формувати особисті справи не на весь колектив, а лише на основну його частину, до якої включено:

• керівні посади та їх заступники;
• провідні спеціалісти;
• матеріально відповідальні працівники ( , касири тощо. буд.);
• фахівці з перспективою підвищення на посаді та ін.

Але практика показує, що набагато простіше вести облік усіх співробітників незалежно від займаної ними посади, оскільки цей пакет документів - упорядковане джерело відомостей про кожного фахівця, доступне у будь-який час. Так і роблять у більшості компаній, адже в особистій справі зберігаються всі копії документів працівника, наказів та інші важливі папери.

Його форма не уніфікована, єдиного зразка особистої справи співробітника немає, тому кожен власник компанії вирішує це питання самостійно. При створенні пакета не зайвим буде ознайомитись із вимогами ГОСТ 6.30-2003 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення».

У відділі кадрів зберігаються лише особисті справи співробітників, які працюють у фірмі, а папери звільнених відправляються до архіву не пізніше трьох років після відходу даної людини з компанії.

Які штрафи загрожують за відсутності згоди працівників на обробку їх персональних даних

Якщо ви зберігаєте особисті справи співробітників, то ваша компанія – оператор персональних даних, який несе відповідальність за забезпечення законності їх обробки.

Який штраф загрожує за неправильне зберігання особистих даних співробітника та як цього уникнути, дізнайтесь у статті електронного журналу «Комерційний директор».

Документи, що входять до складу особистої справи працівника

Список документів, які необхідно включити до особистої справи співробітника, затверджено лише для державних службовців. Незважаючи на це, компанії, які не пов'язані з державною службою, також можуть використати цей перелік та визначити, які папери їм потрібні для формування персонального пакета працівника.

1. Документація, що надається громадянином у момент прийому на роботу:

• копія паспорта або будь-якого іншого документа, що засвідчує особу;
• копія документів про освіту, кваліфікацію або якихось спеціальних знань;
• копія страхового свідоцтва про державне пенсійне страхування;
• копія документів військового обліку для військовозобов'язаних громадян, які підлягають призову до армії;
• копія свідоцтва про постановку на податковий облік фізичної особи до державного фіскального органу;
• довідка про підсумки попереднього медичного огляду, який проводиться для визначення придатності працівників для виконання роботи, що доручається в ситуаціях, передбачених у законодавстві;
• довідка про наявність/відсутність судимості та/або факту кримінального переслідування або про його припинення за реабілітуючими підставами при вступі на роботу, пов'язану з діяльністю, до якої згідно з ТК РФ, іншим ФЗ не допускаються засуджені громадяни або які вже відсиділи строк, що зазнають кримінального переслідування (у в тому числі такі, що мають таке в минулому).

2. Документи, що з'являються під час трудової діяльності працівників:

• копія свідоцтва про шлюб/розлучення, свідоцтва про народження дітей, посвідчення водія;
• копія договору про матеріальну відповідальність (для працівників, які мають зобов'язання щодо відшкодування збитків);
• посадові інструкції;
• додаткові угоди до трудового договору;
• копії наказів про переклад, заохочення, застосування та зняття дисциплінарних стягнень, підвищення тощо;
• довідки про результати періодичних медичних оглядів/обстежень;
• копії документів про встановлення інвалідності та обмеження здатності до трудової діяльності (для працівників, які мають дані свідчення);
• угоду про нерозголошення конфіденційних відомостей (якщо працівник має доступ до таких даних);
• атестаційні листи;
• доповідні, пояснювальні та службові записки, заяви про надання відпустки працівникові;
• різні акти та повідомлення;
• копії документів щодо підвищення кваліфікації тощо.

3. Документи про припинення трудової діяльності:

• заяву працівника про звільнення;
• копія наказу про звільнення з посади.

Необхідно звернути увагу, що в особисту справу співробітника можна включити копію трудової книжки, але не сам її оригінал. Варто зазначити, що трудові книжки та вкладиші до них зберігаються як документація суворої звітності, тобто в сейфах, спеціально обладнаних приміщеннях у таких умовах, які виключають їх зникнення або псування, та видаються посадовій особі, відповідальній за їхнє відання, лише за її заявою.

• Компанія втратила документи: як уникнути мільйонних штрафів

Як заповнюється особиста картка співробітника в особисту справу

Особиста картка є документом, який оформляє відділ кадрів кожного працівника в останній момент його зарахування на організацію. Вона потрібна у тому, щоб здійснювати облік праці персоналу підприємства. Картка входить до складу особистої справи співробітника та заповнюється спеціалістом кадрової служби на підставі наказу про прийом на роботу, паспорта громадянина Російської Федерації, трудової книжки, документа про освіту, свідоцтва державного пенсійного страхування, військового квитка та інших документів, передбачених законодавством України, а також даних, озвучених самою людиною.

Для грамотного виконання посадових обов'язків кожен фахівець кадрової служби повинен знати, як заповнюється особиста картка працівника, форма Т-2.

На відміну від особистої справи співробітника, картка дозволяє у спрощеному варіанті об'єднати всі дані, які стосуються нового члена колективу. Далі фахівці відділу кадрів вносять до неї коригування: зміну прізвища, адреси проживання, сімейного стану тощо.

На відміну від персональних справ, які, як правило, не оформлюють для рядових робітників (для молодшого складу), особові картки повинні бути у всіх співробітників незалежно від посади, яку вони займають. Заповнюються вони від руки для того, щоб людина могла сама з нею ознайомитися і розписатися.

Обговоримо те, як оформляється кожен розділ особистої картки.

Розділ №1.

Цей розділ відведено для загальної інформації про громадянина: його паспортні дані, місце проживання, дату народження, диплом про освіту і т. д. Тут же прописується номер і кількість трудового договору з працівником. Вказувати відомості можна з використанням скорочень, у такій ситуації необхідно застосовувати загальноприйняту систему. Попередній стаж береться із записів у трудовій книжці (трудових договорів та ін.). Він відбивається у днях, місяцях, роках.

Під час розрахунку стажу необхідно користуватися п. 61 Інструкції щодо заповнення форм індивідуального (персоніфікованого) обліку у системі обов'язкового пенсійного страхування, затвердженої Постановою Правління ПФР № 192п. від 31.07.06.

Тривалість трудового стажу визначається як різниця дат кінця та початку періодів, зазначених у трудових книжках. Оскільки день звільнення – це останній день роботи, його слід додати до загального терміну зайнятості. Розрахований загальний стаж пишеться сумарно – це кількість років, місяців та днів, які пропрацювала людина.

Розділ №2.

Цей розділ необхідний чоловічої половини населення і включає інформацію про військовий облік. Він заповнюється на підставі військового квитка (або виданого натомість тимчасового посвідчення) або за даними посвідчення громадянина, що підлягає призову на військову службу. Для осіб, що у запасі, існує низка особливостей внесення відомостей у особисту картку.

Для фахівців, які мають офіцерське звання, не потрібно заповнювати графу «категорія запасу». При цьому скорочувати назви, описи чи позначення заборонено.

Якщо працівник непридатний для військової служби, то про це також необхідно зробити позначку. У цій ситуації прописується те, що його знято з обліку за віком чи фізичним станом.

Розділ №3.

Третій розділ не заповнюється в момент прийняття співробітника працювати і потрібен лише тоді, коли керівник компанії проводить атестацію свого персоналу.

Підставою для внесення коригувань в особисту картку співробітника є наказ, на основі якого організується процедура огляду профпридатності працівників підприємства.

Також обов'язково необхідно вказувати те, що вирішила атестаційна комісія. Після завершення процедури огляду, коригування внесено, працівник може ознайомитися зі своєю особистою карткою та поставити в ній свій підпис.

Розділи № 4, № 5 та № 6.

Ця частина містить у собі вимоги до заповнення картки Т-2 у межах підвищення кваліфікації. Тут відображаються усі дані про терміни проходження навчання, отриману спеціалізацію тощо. д. Відомості списуються з диплома або сертифіката, які були видані співробітнику після завершення освітнього процесу.

Також можна зафіксувати те, чи є навчання спеціаліста ініціативою компанії. Якщо це так, то в особистій картці проставляється позначка про номер та дату наказу, яка підтверджує це рішення. Якщо ж ініціатива навчання виходила від самого співробітника, то достатньо буде внести вигляд виданого йому з цього приводу документа, наприклад диплом, свідоцтво, сертифікат та його номер.

Розділ №7.

У цьому розділі вказуються нагороди, які були отримані співробітником під час роботи на посаді. Крім найменування заохочувального знака, слід прописати номер і дату наказу про його присудження. Відомості про щомісячні грошові премії, що входять до системи оплати робочих годин, до цього розділу не включаються.

Розділ №8.

У розділі № 8 вказується інформація про те, коли та як співробітник ходить у відпустку. Він заповнюється в поточному порядку при необхідності. Спочатку спеціаліст відділу роботи з персоналом на основі наказу про відпустку вносить дату, з якої починається період відпочинку співробітника, а потім, після того як людина вийшла знову на службу, кадровик робить запис про завершення його відпустки.

Такий регламент відображення інформації прийнято для того, щоб уникнути правок в особистій картці: співробітник може подати заяву про звільнення з роботи, або у нього під час відпустки можуть виникнути проблеми зі здоров'ям, і він піде на лікарняний. Відомості про відпустку власним коштом також прописуються в особистій картці співробітника, як та інші дані.

Інші розділи.

Ще два розділи містять інформацію про пільги, порядок їх надання. Тут же прописуються додаткові дані, які не підходять за змістом для внесення до попередніх вісім частин.

Завершальний розділ особистої картки співробітника містить інформацію про звільнення. Тут робиться останній запис про історію роботи спеціаліста в організації. Співробітник відділу кадрів заносить дані про звільнення з посади в останній робочий день людини та запрошує її для ознайомлення з цією інформацією. Фахівець, що звільняється, зобов'язаний розписатися в своїй особистій картці і в трудовій книжці.

• 153 документи, які більше не мають права вимагати перевіряльники

Оформлення особових справ співробітників поетапно

Етап 1. Оформлення обкладинки (титульний лист).

Зовнішній бік будь-якої папки, що містить документи, повинен відображати всі важливі дані для пошуку та ідентифікації знайдених відомостей. Вимоги до оформлення обкладинки особистої справи співробітника та зразок представлені у ГОСТ 17914-72 від 17 липня 1972 року.

ДЕРЖСТАНДАРТ припускає, що вгорі на папці розташовуються рядки, дані в яких заповнюються тільки державними/муніципальними архівами в момент прийому особистої справи співробітника на зберігання. Наприклад, код фірми, яка направила справу для заощадження, код державного архіву, його назву.

Але на даний момент більшість сховищ систематизовані та не заповнюють цю інформацію вручну, як це було раніше, а проставляють заздалегідь заготовлений друк. У зв'язку з цим компанії достатньо лише залишити трохи місця вгорі обкладинки особистої справи для подібної позначки.

В обов'язковому порядку необхідно відобразити такі відомості:

1. У центрі з відступом від верхнього краю та місця для друку архіву вказується повна та скорочена назва організації, яка склала дану особисту справу співробітника.
2. Нижче також посередині обкладинки прописується назва структурного відділу компанії, в якому працює співробітник. Важливо після цього рядка залишити місце для уточнення даних при зміні фахівцем виробничої ділянки. У цій ситуації назва попереднього структурного підрозділу компанії береться до дужок.
3. Прописується номер особової справи співробітника, але перед ним на початку вказується індекс з номенклатури справ підприємства (Справа № 17 (індекс) – 348 (номер)).
4. Потім слідує заголовок особистої справи, у цій ситуації це П. І. О. співробітника, на яке воно було заведено.
5. У нижньому кутку праворуч фіксуються крайні дати: відкриття персонального обліку, тобто день прийому співробітника працювати, і закриття, тобто кількість звільнення з компанії. Також вказується кількість аркушів у папці після її опису та період зберігання.

Етап 2. Формування папки.

Необхідно сказати і про те, що згідно з ГОСТ 17914-72 документи тривалого зберігання, у тому числі й особиста справа співробітника, мають бути виключно з цільнокартонною обкладинкою. Архів не має права приймати від компанії пластикові швидкозшивачі чи файли.

Список документів, які обов'язково повинні підшиватись в обкладинку, для державних службовців регламентований законодавством країни. Для інших груп співробітників їх список встановлюється локальними актами підприємства.

До складу особистої справи співробітника документи включені лише ті, що мають найбільшу важливість, а також папери компанії тривалого періоду зберігання – не менше ніж 75 років.

У зв'язку з чим не слід підшивати акти, які потрібно зберігати менше за цей термін. Наприклад, це стосується повідомлень про початок відпустки, заяви про її надання, а також до наказів про чергові періоди відпочинку, які підшиваються окремо до реєстраційного журналу. Термін їх зберігання становить лише п'ять років.

Етап 3. Заповнення документів.

Оформляти особисту справу співробітника за зразком, проставляти нумерацію, робити опис, вносити будь-які коригування, закривати та здавати документи в архів може лише той спеціаліст відділу кадрів, призначений для виконання всіх цих дій наказом керівництва компанії.

Тільки цей працівник має доступ до особистих справ співробітників, і в ситуації, якщо персональні дані виявляться розголошеними, саме він буде притягнутий до відповідальності.

Також до посадових обов'язків такого фахівця входить ознайомлення людини під розпис із його особистою справою, зазвичай ця процедура проходить не менше одного разу за один календарний рік.

Етап 4. Складання опису.

Усі документи в особовій справі співробітника повинні бути розкладені за датою надходження, також їх потрібно пронумерувати, описати та прошити.

Якщо папери персонального обліку зібрані в картонну обкладинку, то внутрішній опис може розміщуватися на звороті титульного листа або підшиватись в останню чергу. Угорі вказується назва документа. Нижче в називному відмінку прописується П. І. О. співробітника. У внутрішньому описі є такі пункти, до яких вносяться дані відповідно до їх найменуванням:

• № п/п - згідно з журналом обліку особових справ працівників;
• індекс документа – встановлюється за номенклатурою справ;
• дата документа – цифрове позначення числа його видачі арабськими цифрами;
• заголовок документа – його назва (свідоцтво, диплом, наказ);
• номер аркушів справи - цифрове позначення відповідно до нумерації, що проставлена ​​на цьому документі;
• дата включення – календарне число його появи у матеріалах справи;
• Примітка - застосовується для коригування відомостей, наприклад, відзначається оригінал або копія.

Внизу прописом та цифрами вказується кількість документів та сторінок опису особистої справи. Потім усі дані засвідчуються підписом із розшифровкою відповідального фахівця та проставляється дата.

• Призначення директора на посаду: правила та документи

Що входить у ведення особових справ працівників

Процедура ведення особових справ співробітників складається з низки етапів.

1. Реєстрація та облік.

Порядок реєстрації та обліку особових справ працівників встановлюється самим підприємством. Він має бути обов'язково в деталях прописаний у наказі організації, який регламентує оформлення персональних даних працівників.

Зазвичай заводиться книга або журнал обліку особових справ співробітників. У них по порядку новому пакету, що оформлюється, призначається номер, який згодом ставиться прямо на самій папці. Нумерація справ на підприємстві ведеться лише з цього журналу.

В обліковій книжці зафіксовано коротку інформацію щодо кожного блоку персональної документації, тобто прописано присвоєний йому номер, П. І. О. людини, дату формування особової справи співробітника та закриття, календарну кількість визначення до архіву або передачі (здійснюється для державних службовців при процедурі перекладу з одного державного органу до іншого).

2. Внесення змін.

Коригувати відомості в особистій справі має право лише той фахівець компанії, якому керівництво поставило це в посадові обов'язки. Якщо ж такий працівник відсутній, зміни до персональних облікових даних вносить працівник, який тимчасово виконує цю функцію, також призначений наказом адміністрації.

Коригування рекомендується здійснювати за аналогією з виправленнями у трудових книжках працівників. Наприклад, друкарська помилка в прізвищі працівника на обкладинці особистої справи перекреслюється горизонтальною лінією, а зверху вказується вірна літера. Так само необхідно виправляти будь-які інші відомості.

Усі коригування здійснюються суворо з додатком копії документа та посиланням на неї, наприклад, на свідоцтво про укладення шлюбу.

3. Зберігання.

Усі особисті відносини працівників містять персональні відомості. Така інформація має непряме або пряме відношення до певної або фізичній особі (відповідно до ст. 3 Федерального закону від 27.07.2006 № 152-ФЗ). Роботодавець у обов'язковому порядку повинен виконувати всі вимоги захисту персональних даних. Ці умови вказані в гол. 14 ТК РФ та у ФЗ від 27.07.2006 р. № 152-ФЗ.

Особи, винні у порушенні вимог законодавства про захист персональних даних працівників, можуть бути притягнуті до таких видів відповідальності:

• до дисциплінарної (згідно з п. 6 ст. 81 та ст. 192 ТК РФ);
• до матеріальної (згідно з п. 7 ч. 1 ст. 243 ТК РФ);
• до цивільно-правової та адміністративної (згідно зі ст. 13.11 та 13.14 КоАП РФ);
• до кримінальної (згідно зі ст. 137 і 140 КК РФ).

Директор компанії повинен призначати відповідним наказом фахівця, який нестиме відповідальність за ведення та зберігання особових справ співробітників. При цьому працівники, які мають доступ до персональних даних, зобов'язані не розголошувати їх третім особам та не розкривати інформацію без згоди суб'єкта цих відомостей, якщо інше не передбачено ФЗ.

Особисті справи співробітників повинні зберігатися в тому місці, доступ до якого третім особам обмежений, а також неможливе їх розкрадання або псування. Наприклад, у сейфах чи металевих шафах. Систематизувати відносини можна за алфавітом, за їх нумерацією або структурними відділами компанії.

З метою збереження конфіденційності персональних даних працівники мають право:

• на повну інформацію про зміст своїх особових справ та використання цих відомостей;
• на вільний доступ до своїх даних, у тому числі право на отримання копій будь-якого запису, що міститься у персональній справі, за винятком тих ситуацій, які передбачені у п. 8 ст. 14 Федерального закону від 27.07.2006 № 152-ФЗ;
• на визначення осіб, які захищатимуть персональні дані працівників компанії;
• на допуск до медичних документів, які відображають інформацію про фізичний стан працівників;
• на виключення або коригування невірних (або неповних) персональних відомостей, а також інформації, яка була опрацьована з порушенням положень законодавства. У разі негативної відповіді керівництва на прохання виключити чи виправити особисті дані співробітника він має право письмово заявити наймачу про свою незгоду з аргументацією з цього приводу. Персональна інформація людини, що має оцінний характер, може бути доповнена заявою, що відображає точку зору її самої з цього питання;
• на вимогу про оповіщення роботодавцем всіх осіб, яким були повідомлені невірні або неповні персональні дані співробітника, про всі зроблені в них винятки, коригування або доповнення;
• на оскарження в судовому порядку неправомірних дій/бездіяльності наймача під час обробки та захисту особистої інформації людини.

Персональні дані співробітника дозволяється озвучувати третім особам лише за його згодою письмово. Виняток може бути зроблено тільки в тих випадках, якщо передача відомостей про людину стороннім здійснюється з метою попередження загрози її життю та/або здоров'ю, а також в інших ситуаціях, зафіксованих у ФЗ РФ.

Як відбувається здача особових справ співробітників до архіву

Здавання справ до архіву – невід'ємна частина документообігу. Йому передує спеціальна процедура підготовки. Як оформити особисту справу співробітника для здачі в архів? Компонування, опис документів, внесення необхідної інформації для направлення на зберігання здійснюється відділом кадрів за методичної допомоги установи, що приймає. Цей процес складається з:

• підшивки/переплетення особистої справи співробітника;
• перевірки нумерації сторінок папки;
• формування листа-заявника;
• складання/уточнення внутрішнього опису особистої справи співробітника;
• коригування реквізитів лицьової обкладинки папки.

Для того, щоб забезпечити збереження особових справ співробітників, необхідно виконувати такі дії:

• групувати особисті справи звільнених працівників у загальну обкладинку, тобто в одну об'єднану справу з таким розрахунком, щоб кількість сторінок не перевищувала 250 аркушів. Компонувати персональні матеріали необхідно шляхом їх зшивання за роками звільнення;
• розміщувати папки працівників у межах однієї справи/томи в алфавітному порядку (за прізвищами), розмежовуючи документи, що належать до різних людей, білим аркушем паперу із зазначенням на ньому П. І. О. звільненої людини;
• вкладати в кожну об'єднану справу/тому внутрішній опис із зазначенням П. І. О. та нумерації листів, у межах яких розташовані відповідні матеріали.

Відправлення персональних облікових даних працівників для тривалого збереження провадиться не пізніше 3 років після завершення їх у діловодстві відповідно до графіка. Перед направленням до архіву особистої справи співробітника спеціалістом сховища перевіряється повнота та грамотність його підготовки до передачі. Виявлені під час ревізії неточності коригуються відділом кадрів підприємства. Передача та прийом папок здійснюються за описом із постановкою відміток про їх наявність.

Ведення особових справ співробітників неодмінно має проводитися за жорсткими правилами, зазначеними у нашій статті, навіть тими роботодавцями, котрим виконання цієї процедури перестав бути обов'язковим. Але ці норми не діють на складання тих документів, які називаються не «особистою справою», а «особистою папкою», «особистим файлом», «досьє». При цьому фахівцю відділу кадрів слід пам'ятати:

• у будь-якій ситуації, незалежно від назви, у цих папках міститься особиста інформація людини, у зв'язку з чим необхідно виконувати всі положення, зафіксовані у ТК РФ, що стосуються захисту персональних відомостей;
• трудовий договір спеціаліста може зберігатися у його особовій справі, але в жодному разі не у файлі тощо.

Особиста справа співробітника в електронному вигляді

Дедалі більше організацій переходить на електронний варіант обліку інформації про своїх співробітників. На сьогоднішній день значна кількість російських організацій запровадили автоматизацію кадрового діловодства або лише розпочали цей процес. Це не можна назвати трендовим віянням, швидше за такі кроки викликані гострою необхідністю. Особисті справи співробітників все частіше ведуть та зберігають в електронному вигляді, тобто у базах даних на ПК. Документи у паперовому форматі досі використовуються, але лише у ролі перестрахування.

Робота з особистими справами співробітників в електронному форматі насамперед зручна. Фахівцю відділу кадрів не доводиться дихати пилом, шукати потрібну папку. У зв'язку з цим серед очевидних переваг електронних справ це можливість знайти необхідну інформацію швидко, без зайвих витрат часу і сил.

Необхідно звернути увагу на те, що не весь облік можна вести в комп'ютерному форматі. Наприклад, трудові книжки – не можна.

Якщо у документі потрібно проставити особистий підпис працівника, то він має бути й у паперовому вигляді.

• Оформлення відрядження: правила, документи, компенсація витрат

Як закриваються особисті справи звільнених співробітників

Якщо співробітник припиняє працювати у вашій фірмі, персональний облік по ньому закривається в момент його звільнення. Таку справу потрібно грамотно оформити. Для цього потрібно перевірити наявність усієї документації та її розміщення у папці, оскільки папери мають бути розкладені у хронологічному порядку, а також нумерацію сторінок.

Усі наявні матеріали справи перераховуються у внутрішньому описі, яка має бути завізована виконавцем її співробітником. До неї формується підсумкова позначка, в якій проставляються цифрами та прописом кількість включених до неї документів та кількість сторінок самого внутрішнього опису, що мають свою нумерацію.

На окремому папері складається лист-завірювач, форму цього документа наведено у додатку № 9 до Правил. У ньому вказується:

• цифрами та прописом кількість пронумерованих сторінок справи;
• кількість аркушів внутрішнього опису справи;
• особливості нумерації документів у папці: наявність літерних номерів справи, пропущених номерів, номерів сторінок, на яких наклеєні фотографії, номерів нестандартних за форматом аркушів, конвертів із вкладеннями та кількість вміщених у них аркушів;
• наявність у справі типографічних екземплярів брошур із кількістю сторінок у яких, у разі якщо вони були відзначені у загальній валовий нумерації справи.

На аркуші-завірителі ставиться підпис співробітника, який його оформляв. Усі подальші коригування у складі та стані папки (пошкодження або заміна справжньої документації) зазначаються у цьому документі з посиланням на відповідний акт.

Далі особиста справа працівника брошурується. Також наприкінці кожної папки підшивається і лист-завірювач, а на початку – внутрішній опис. Якщо дана документація не була прикріплена до справи, то опис приклеюють до внутрішньої сторони лицьової обкладинки папки, а лист-засвідчувач - поверх опису за верхню частину листа.

Потім на титульній сторінці справи прописується день її закриття, тобто точна дата видання наказу про звільнення працівника та термін зберігання персональної інформації. Період заощадження вважається з першого січня року, наступного за роком звільнення працівника. Відповідно до ст. 22.1. Федерального закону від 22.10.2004 № 125-ФЗ термін зберігання може бути як 50 років (у тому випадку, якщо особиста справа була створена після 2003 року), так і 75 років (якщо папка була сформована до 2003 року). Не забувайте про те, що якщо в особисту справу включені документи з різним тимчасовим режимом збереження, наприклад, у наказу про прийом на роботу період зберігання становить 75 років, а у наказу про звільнення - 50 років, то особисту справу співробітника необхідно тримати в архіві, орієнтуючись на максимальний термін.

Якщо є незатребувані особисті документи працівника, наприклад, трудова книжка, військовий квиток, вони складаються в конверт, який підшивається в персональну папку.

Усі включені в особисту справу конверти з вкладеннями мають власну нумерацію. При цьому спочатку нумерується конверт, а потім черговим номером кожен документ, вкладений в нього.

Новий курс у «Школі Генерального Директора»

Відповідальність за ведення та зберігання особових справ співробітників організації

Вся інформація, що зберігається в особистій справі, відноситься до категорії персональних даних, тому роботодавці повинні дотримуватись норм і вимог відповідного закону.

Відповідно до правил, зафіксованих у ст. 14 ТК РФ, ведення особових справ співробітників повинне відповідати всім положенням закону про захист особистих даних N 152-ФЗ від 27 липня 2006 року. Якщо директор компанії вирішив, що необхідно організувати кадровий облік своїх працівників, він зобов'язаний відповідально поставитися до цього процесу для того, щоб уникнути витоку персональної інформації. Потрібно пам'ятати, що згідно зі ст. 90 ТК РФ винні в порушенні безпеки особистих даних можуть понести покарання відповідно до закону.

У КоАП РФ передбачено покарання недотримання вимог до процесу зберігання та використання персональних відомостей працівників. У ст. 13.11 згаданого кодексу за таке порушення виписуються штрафи:

• посадовій особі - від 500 до 1 000 руб.;
• підприємства – від 5 000 до 10 000 руб.

Якщо було виявлено зловживання повноваженнями з боку співробітника, який має доступ до бази персональних даних та займається протизаконним збором та розповсюдженням відомостей про особисте життя людини, що зберігаються у його справі, до нього може бути застосована ст. 137 КК РФ, яка має на увазі покарання у вигляді штрафних санкцій та виправних робіт.

Для керівництва компанії мало знати, що має бути в особистій обліковій документації співробітника, слід опрацювати всі процедури забезпечення функціонування відділу, який здійснюватиме оформлення, внесення нових відомостей і зберігання персональних матеріалів. Такі посадові обов'язки, як правило, реалізують фахівці відділу кадрів, які знайомі з процесом діловодства та розуміють всю повноту відповідальності, також мають відповідну освіту.

Необхідно враховувати те, що збереження даних працівників забезпечують як співробітники, які безпосередньо займаються оформленням необхідної документації, а й директор компанії.

У зв'язку з цим для запобігання оприлюдненню особистої інформації визначається вузьке коло фахівців та керівників, яким дозволено доступ до персонального обліку. Повний їх перелік із зазначенням посад та П. І. О. повинен встановлюватись наказом, підписаним директором організації.

Для держслужбовців регламентують такий обов'язок:

• Указ Президента РФ від 30.05.2005 №609.

Комерційні організації та індивідуальні підприємці також можуть проводити кадровий облік співробітників, але виключно за своїм бажанням. Оскільки така форма найкраще систематизує всі документи щодо кожної людини, ЛД формують практично всі компанії. При цьому будь-яке формування починається з розробки та затвердження відповідного порядку та призначення відповідальних осіб.

Порядок формування особистої справи

На запитання, що така справа відповідає підп. 95 п. 3.2.2 ГОСТ Р 7.0.8-2013, затв. Наказом Федерального агентства з технічного регулювання та метрології від 17.10.2013 № 1185-ст. Відповідно до регламенту, це один або кілька документів, об'єднаних однією тематикою та поміщених в окрему папку під загальну обкладинку. Якщо паперів багато, те й тек може бути кілька, тоді вони становлять томи одного ЛД. Таким чином, формування особової справи працівника (зразок 2020) є збиранням та формуванням усіх необхідних документів в одну папку. Вона повинна охоплювати:

• процедуру працевлаштування (резюме, анкета, заява та наказ про прийом);
• період роботи (накази, службові записки, акти, відомості про сім'ю та самого працівника, документи про стягнення та заохочення тощо);
• процедуру звільнення (заява та наказ).

Для того щоб правильно поставити цей сектор діловодства у фірмі, необхідно розробити та затвердити спеціальне «Положення про порядок формування та ведення особових справ». Цей документ регулюватиме склад справи, порядок її формування, перелік співробітників, на яких їх необхідно формувати, а також порядок доступу та режим зберігання.

Формування справи прийому працювати

Починається формування будь-якого ЛД у момент працевлаштування. Кандидат на вакансію направляє роботодавцю своє резюме, а потім, коли прийнято рішення про укладення з ним трудового договору, пише заяву та заповнює анкету (обов'язково тільки для держслужбовців, решті фірм можна без цього обійтися). Саме ці документи стають основою ЛД разом із особистою карткою за формою Т-2 (утв. ). Для закладу ЛД потрібна окрема папка, обкладинка якої є титульним листом. Його найкраще зробити встановленого зразка, що міститься у додатку 11 до «Основних правил роботи архівів організацій» (Рішення Колегії Росархіву від 06.02.2002). Відповідно до встановлених вимог, на ньому має бути зазначено:

• назва юридичної особи;
• структурний підрозділ, до якого працевлаштований співробітник;
• номер;
• прізвище, ім'я, по батькові працівника;
• дата початку ведення (найчастіше це дата видання наказу про прийом на роботу);
• дата закінчення його відання (дата наказу про звільнення);
• кількість листів (зазвичай заповнюється при здачі ЛД до архіву);
• термін зберігання.

Вести ЛД можна як на весь штат в організації, так і лише на окремих осіб, які обіймають певні посади (наприклад, на керівний склад). Зазвичай цей обов'язок покладають на фахівців з кадрів, які призначаються відповідальними за їх формування та зберігання.

Формування у процесі трудової діяльності

Протягом усієї трудової діяльності людини у компанії кадровик веде внутрішній опис руху документів. У справу додають папери, які стосуються діяльності та навіть сім'ї людини. Таким чином відбувається формування особової справи працівника (зразок бланка можна завантажити нижче). Опис складається для обліку документів, які містяться в папці, а також їх систематизації. В описі обов'язково фіксується:

• надходження нових паперів;
• вилучення листів;
• заміна оригіналів копіями.

У початкову форму опису можна додавати листи з графами для безперервного ведення. Виглядає бланк опису так:

Порядок формування особової справи працівника після звільнення

Особиста справа закривається у день звільнення людини. Після цього уповноважений фахівець має його повністю оформити:

• перевірити наявність усіх документів;
• перевірити хронологію паперів у папці;
• звірити нумерацію аркушів (усі аркуші нумеруються арабськими цифрами валовою нумерацією у правому верхньому кутку аркуша простим олівцем або нумератором).

Потім на внутрішньому описі необхідно зробити підсумковий запис. У ній вказується кількість аркушів, включених у ЛД, і навіть кількість аркушів самого опису (її листи слід нумерувати окремо). Після чого укладач повинен підписати та опис та підсумковий запис. Після чого можна скласти так званий лист-завірювач, в якому буде міститися опис особистої справи. Далі всі папери зшиваються: на початку папки міститься опис, а наприкінці — лист-завірювач. На титульному аркуші потрібно написати дату закриття відповідно до наказу про звільнення та термін зберігання всієї папки.

Зверніть увагу, якщо звільнена людина не забрав будь-які оригінали документів, наприклад військовий квиток або медичну книжку, їх необхідно зберігати до запитання в ЛД. Для цього їх слід помістити в конверти (кожен документ окремо) і підшити до папки. Такі конверти нумеруються, заклеюються та засвідчуються підписом уповноваженої особи.

Зберігання ЛД: порядок та терміни

Хоча в особисту справу входять документи з різними термінами зберігання, для зберігання всієї папки застосовується максимальний термін після закриття. У статті 22.1 визначено, що термін зберігання:

• для ЛД, створених з 01.01.2003, - 50 років;
• для ЛД, створених до 2003 року, - 75 років.

Обчислювати термін зберігання потрібно з 1 січня року, наступного за датою закриття ЛД. Наприклад, якщо звільнення відбулося 18.10.2017, то термін зберігання у 50 років починає текти з 01.01.2018. Зберігати кадрові документи необхідно з дотриманням вимог щодо захисту персональних даних. Для цього у компанії має бути обладнане приміщення без доступу сторонніх осіб. Для того щоб унеможливити втрату або розкрадання, ЛД доцільно зберігати в сейфах або металевих шафах. Не пізніше ніж через три роки після закриття папки мають бути передані до архіву.

Особиста справа - сукупність документів, що містять відомості про працівника та його трудову діяльність. Формується кадровою службою організації після видання.

Заклад особової справи на працівника, за загальним правилом, перестав бути обов'язковим, тобто, немає жодних нормативних актів, які зобов'язують цього роботодавця, крім Федерального закону " Про основи державної служби Російської Федерації " (№ 119-ФЗ від 31 липня 1995г.) , який зобов'язує кадрову службу вести особисті справи на державних службовців.

Більше того, в нормативних актах, наприклад "Перелік типових управлінських документів, що утворюються в діяльності організацій, із зазначенням термінів зберігання", згадуються документи, "що не увійшли до складу особових справ", а також "не має особистої справи". Таким чином, склад документів особистої справи працівника не регламентований російським законодавством і за традицією (звичкою), що склалася, ми відштовхуємося від прийнятої державної системи діловодства радянських часів.

Документи, що включаються до складу особистої справи, можна формально поділити на:
1. Документи, що надаються працівником та заповнюються співробітником кадрової служби при оформленні прийому на роботу, до них належать:

• особисте;
• копії документів про освіту;
• рекомендації та характеристики;
• медичні довідки;
• витяг з наказу про прийом на роботу;
• витяги з протоколів про обрання посаду;
• витяг з протоколу про підсумки конкурсу на вакантну посаду;

2. Документи, що доповнюються протягом трудової діяльності:

• виписки (копії) з , та , перекладах та переміщеннях тощо;
• копії документів, що підтверджують зміни анкетно-біографічних даних (свідоцтво про шлюб або розірвання шлюбу, свідоцтво про народження дітей тощо);
• копії документів про освіту, підвищення кваліфікації;
• службові записки, особисті заяви та пояснювальні записки;
• акти, повідомлення тощо.

3. Документи про припинення трудового договору.

Усі ці документи мають різні нормативно встановлені терміни зберігання для підприємства.

Грунтуючись на відмінності нормативно-встановлених термінів зберігання різних видів кадрових документів, а також на тому, що інформація про трудову діяльність працівника фіксується в особистій картці, рекомендується не включати в особисту справу копії наказів (виписки) про перекази та переміщення, відпустки, заохочення тощо .

Документи, що підшиваються в особисту справу працівника протягом строку його трудової діяльності, повинні бути вибудовані в хронологічній послідовності.

Копії документів (виписки) мають засвідчуватися працівниками кадрової служби.

Документи особистої справи підшиваються до папки - "справа". Відповідно до визначення, закріпленого ГОСТ Р 51141-98: "СПРАВА" - сукупність документів або документ, що належать до одного питання або ділянки діяльності, поміщені в окрему обкладинку.

Обкладинка "справи" оформляється відповідно до вимог ГОСТ 17914-72 "Обкладинки справ тривалого зберігання. Типи, розміри, технічні вимоги".

На заведене на працівника "справу" оформляється внутрішній опис документів.

Працівники повинні періодично бути ознайомлені з особистим справою, що ведеться на них (зазвичай один раз на рік).