Тимчасове виконання обов'язку понад шість місяців. Виконання обов'язків з посади: наказ, термін виконання

Деякі питання співвідношення тимчасового виконання обов'язків (вріо) та тимчасового виконання посади (врід)

, помічник начальника 859-го УНР - філія з правової роботи, лейтенант юстиції

Відповідно до п. 1 ст. 42 Федерального закону «Про військовий обов'язок та військову службу» військовослужбовець проходить військову службу на військовій посаді, за винятком випадків, коли він перебуває у розпорядженні командира (начальника) або відряджений до органів, організацій та установ, зазначених у п. 1 ст. 44 цього Закону.

Однак у процесі службової діяльності часто виникають ситуації, коли виникає необхідність тимчасово покласти виконання обов'язків з певної посади на військовослужбовця, який цю посаду не обіймає. Так, наприклад, при вибуття у відпустку командир покладає виконання своїх обов'язків на одного із заступників, у разі хвороби якогось офіцера видається наказ про покладання виконання його обов'язків на іншого офіцера тощо.

Інститут тимчасового виконання обов'язків необхідний підтримки нормального функціонування підрозділів у випадках, коли військовослужбовці, які обіймають певні посади, з якихось причин відсутні і, отже, немає можливості виконувати свої посадові обов'язки, або дані посади вакантні.

Законодавець передбачив ці ситуації, встановивши порядок покладання тимчасового виконання обов'язків.

Пункт 2 ст. 43 Федерального закону «Про військовий обов'язок та військову службу» передбачає, що на військовослужбовця може бути покладено тимчасове виконання обов'язків з військової посади, яку він не обіймає, зі звільненням його від виконання обов'язків з займаної військової посади – на строк, що визначається Положенням про порядок проходження військової служби.

Слід зазначити, що до 1 липня 2002 р. закон передбачав можливість, окрім виконання обов'язків з основної посади, виконувати обов'язки з іншої вакантної посади. За таке «сумісництво» передбачалася надбавка у розмірі до 50 % від окладу за посадою, що додатково виконується.

В даний час таке «сумісництво» не передбачено – закон чітко визначає, що покладання тимчасового виконання обов'язків на військовослужбовця можливе лише зі звільненням його від виконання обов'язків з основної посади.

Стаття 12 Положення про порядок проходження військової служби (затверджено Указом Президента Російської Федерації від 01.01.01 р. № 000) визначає порядок та строки покладання тимчасового виконання обов'язків з військової посади.

Законодавець виділяє два варіанти покладання тимчасового виконання обов'язків з військової посади, яку військовослужбовець не обіймає:

а) по вакантній (незайнятій) військовій посаді (тимчасове виконання посади – врид);

б) за невакантною (зайнятою) військовою посадою – у разі тимчасової відсутності військовослужбовця, який обіймає її, або усунення військовослужбовця, який її обіймає, з посади (тимчасове виконання обов'язків – вріо).

Розглянемо кожен випадок докладніше.

Тимчасове виконання обов'язків з вакантної військової посади (врид)

У разі військовослужбовця тимчасово покладається виконання обов'язків з посади.

Серед умов покладання на військовослужбовця тимчасового виконання обов'язків з посади можна виділити такі:

1. Службова необхідність, наявність якої визначає командир (начальник), у прямому підпорядкуванні перебуває (чи має перебувати) військовослужбовець за зазначеної посади, обов'язки за якою тимчасово покладаються іншого військовослужбовця.

2. Посада, обов'язки з якої тимчасово має виконувати військовослужбовець, є вакантною (незайнятою).

3. Тимчасове виконання посади може бути покладено на військовослужбовця лише за рівною або вищою військовою посадою.

4. Згода військовослужбовця на покладання на нього тимчасового виконання посади.

5. Відповідність звання військовослужбовця, на якого покладається тимчасове виконання посади, складу військовослужбовців, передбаченого для тимчасово виконуваної посади, або наступного за ним складу.

6. Видання наказу про покладання тимчасового виконання посади особою, яка має право призначати на цю посаду.

Пункт 2 ст. 12 Положення про порядок проходження військової служби встановлює безперервний термін тимчасового виконання обов'язків з військової посади, яку військовослужбовець не обіймає. Цей термін не повинен перевищувати шести місяців.

Слід зазначити, що у цьому пункті йдеться лише про безперервності терміну виконання обов'язків з посади. Законодавцем не обмежена можливість неодноразового покладання на військовослужбовця тимчасового виконання обов'язків з однієї і тієї ж чи іншої військової посади.

Отже, допускається можливість подальшого тимчасового виконання посади після перерви, тобто видання наказу про припинення тимчасового виконання обов'язків з вакантної посади та через певний проміжок часу (тривалість якого також не встановлено) видання наказу про покладання їх знову.

Істотне значення має становище п. 3 ст. 12 Положення про порядок проходження військової служби, який передбачає, що покладання на військовослужбовця тимчасового виконання обов'язків з вакантної військової посади та звільнення його від виконання обов'язків з посади здійснюється посадовою особою, яка має право призначення на цю військову посаду.

Винятком із загального правила є покладання на військовослужбовців тимчасового виконання обов'язків з вакантних військових посад, що підлягають заміщенню вищими офіцерами, яке здійснюється керівниками федеральних органів виконавчої влади, в яких передбачено військову службу, з дозволу Президента Російської Федерації.

Відповідно до п. 2 ст. 11 Положення про порядок проходження військової служби керівник федерального органу виконавчої влади, в якому передбачено військову службу, призначає військовослужбовців на наступні військові посади, для яких штатом передбачені військові звання полковника, капітана 1 рангу:

а) командир полку, іншої рівної військової частини (арсеналу, випробувального центру, бази зберігання та постачання), бригади;

б) заступник командира бригади, дивізії, корпусу та їм рівних з'єднань, заступник командувача армією та їй рівних об'єднань;

в) заступник (помічник) командувача (командира), начальника роду військ та служби, начальник управління, направлення та його заступник, начальник штабу тилу, начальник відділу військового округу (групи військ, округу Військово-Повітряних Сил та протиповітряної оборони), флоту (угруповання) військ та сил), Повітряно-десантних військ, головного командування виду Збройних Сил Російської Федерації, головного, центрального управління, начальник, заступник начальника самостійного спрямування (відділу, служби) Міністерства оборони Російської Федерації (федерального органу виконавчої влади, в якому передбачено військову службу) ;

г) заступник начальника штабу, начальник роду військ та служби, начальник відділу кадрів корпусу, армії та їм рівних об'єднань;

буд) військовий комісар;

е) начальник, його заступник та помічник, начальник відділу та служби, начальник управління науково-дослідної організації;

ж) заступник начальника та його помічник, начальник відділу та служби, начальник та заступник начальника факультету, начальник кафедри та заступник начальника кафедри військової академії та військового університету;

з) начальник, його заступник та помічник, начальник відділу та служби, начальник кафедри військового інституту, філії військової академії та університету, військового училища;

і) начальник, його заступник та помічник, начальник відділу, служби, відділення та лабораторії медичного закладу Міністерства оборони Російської Федерації (федерального органу виконавчої влади, в якому передбачена військова служба);

к) начальник військової кафедри (факультету) при освітньому закладі вищої професійної освіти;

л) військовослужбовець головного, центрального та іншого управління Міністерства оборони Російської Федерації або Збройних Сил Російської Федерації (федерального органу виконавчої влади, в якому передбачено військову службу), безпосередньо підпорядкований керівнику федерального органу виконавчої влади, в якому передбачено військову службу, а також військовослужбовець, безпосередньо підлеглий керівнику федерального органу виконавчої, у якому передбачена військова служба.

Повноваження посадових осіб за призначенням військовослужбовців інші посади встановлюються керівником федерального органу виконавчої, у якому передбачена військова служба.

У Міністерстві внутрішніх справ Російської Федерації з цього питання діє наказ МВС Росії «Про деякі заходи щодо впорядкування призначення посадовими особами МВС Росії офіцерів та прапорщиків (мічманів) на військові посади, звільнення їх від військових посад, звільнення з військової служби та присвоєння їм військових від 01.01.01 р. №000.

У Збройних Силах Російської Федерації діє наказ Міністра оборони РФ «Про повноваження посадових осіб Збройних Сил Російської Федерації за призначенням офіцерів і прапорщиків (мічманів) на військові посади, звільнення їх від військових посад, звільнення з військової служби та присвоєння військових звань2»0 року №000.

Наказ відповідного командира (начальника) про тимчасове виконання обов'язків з посади є підставою для ухвалення справ та обов'язків по ній.

У зв'язку з цим практично мають місце випадки, коли, наприклад, звільняється посаду командира полку, а наказу про призначення іншого військовослужбовця на цю посаду ще немає. Отже, необхідно покласти на виконання посади командира полку, наприклад, на начальника штабу. Для оформлення наказу Міністра оборони Російської Федерації про покладання тимчасового виконання посади у випадках, коли для неї штатом передбачено військове звання полковника (капітана 1 рангу) і вище, необхідний певний термін, який в умовах суворої дійсності може сильно розтягнутися. Однак у полку необхідно щодня приймати керівні рішення, видавати накази, ставити завдання службам, відділам, підрозділам та контролювати їх виконання. Внаслідок цього виникає ситуація, коли теоретично, формально, якийсь час полком ніхто не керує. Такі ситуації можуть призвести до багатьох несприятливих наслідків – починаючи від зловживань військовослужбовця, який тимчасово замінює посаду командира полку без належного наказу, закінчуючи неможливістю притягнення до відповідальності такого військовослужбовця.

На думку автора, необхідно виключити можливість виникнення таких ситуацій, надавши право у разі службової необхідності тимчасового покладання обов'язків по вакантній посаді командиру (начальнику), який був прямим начальником, який має право видання письмових наказів, для військовослужбовця, який обіймає відповідну посаду. У цьому обмежити термін покладання тимчасового виконання обов'язків з вакантної посади у разі терміном, необхідним оформлення належного наказу про покладання тимчасового виконання обов'язків з вакантної посади командира (начальника), має право призначення цю посаду.

Також слід зазначити, що відповідно до підп. "в" п. 10 ст. 11 Положення про порядок проходження військової служби, що комплектуються офіцерами, вакантні посади професорсько-викладацького складу та науковців у вищих військово-навчальних закладах, у науково-дослідних організаціях та на випробувальних полігонах заміщуються на конкурсній основі. Порядок та умови проведення конкурсу на заміщення зазначених вакантних посад визначаються керівником федерального органу виконавчої влади, в якому передбачено військову службу.

Відповідно до п. 1 Інструкції з конкурсного заміщення офіцерами вакантних посад професорсько-викладацького складу та науковців у вищих військових освітніх установах професійної освіти, науково-дослідних організаціях та на випробувальних полігонах (у центрах) Міністерства оборони Російської Федерації, затвердженої наказом Міністра оборони Федерації 2000 р. № 000, конкурсне заміщення вакантних посад має на меті відбір офіцерів, які мають вчені ступені та звання, глибокі професійні знання та наукові досягнення у відповідних галузях наук, достатній досвід службової діяльності, що володіють високими діловими та моральними якостями, що користуються авторитетом та здатних забезпечити якісне виконання посадових обов'язків.

Пункт 5 зазначеної Інструкції встановлює, що протягом шести місяців покладати тимчасове виконання обов'язків за зазначеними вакантними посадами на офіцерів без проведення конкурсу дозволяється лише у військово-навчальних закладах, що створюються або реорганізуються, та НДВ МО у порядку, встановленому Положенням про порядок проходження військової служби.

Але як бути у випадках, відмінних від зазначених вище? Припустимо, у разі звільнення посади начальника кафедри у вищій військовій освітній установі професійної освіти хтось повинен тимчасово виконувати обов'язки з вакантної посади?

На думку автора, у разі необхідно керуватися загальним порядком покладання тимчасового виконання обов'язків з вакантної посади, передбачених у ст. 12 Положення про порядок проходження військової служби, оскільки зазначена вище Інструкція була розроблена відповідно до підп. "в" п. 10 ст. 11 цього Положення та регулює порядок та умови проведення конкурсу на заміщення вакантних посад, тобто правовідносини, пов'язані з порядком призначення на військові посади. Що ж до порядку та умов покладання тимчасового виконання обов'язків з вакантної посади, то це питання регламентується ст. 12 Положення про порядок проходження військової служби.

Грошове забезпечення за вакантною посадою, що тимчасово виконується, виплачується виходячи з окладу з військової посади, яку військовослужбовець тимчасово виконує.

У разі покладання на військовослужбовця тимчасового виконання обов'язків з вакантної посади він звільняється від виконання обов'язків із займаної посади, а отже, відповідальність може нести лише за виконання обов'язків з тимчасово виконуваної посади.

Тимчасове виконання обов'язків з невакантної посади (вріо)

У разі військовослужбовця тимчасово покладається виконання обов'язків з невакантної посади.

У підп. "а" п. 1 ст. 12 Положення про порядок проходження військової служби визначено випадки покладання тимчасового виконання обов'язків з посади – у разі тимчасової відсутності військовослужбовця або у разі його усунення з посади.

Тимчасово військовослужбовець може бути відсутнім з різних причин, наприклад, перебувати у відпустці, лікуванні, навчанні. Законодавством не встановлено вичерпного переліку випадків.

Військовослужбовця може бути усунено з посади у випадках, передбачених Дисциплінарним статутом Збройних Сил Російської Федерації, а також відповідно до ст. 114 Кримінально-процесуального кодексу Російської Федерації.

Відмінністю тимчасового виконання обов'язків з невакантної посади від тимчасового виконання вакантної посади є:

1) не вимагається згоди військовослужбовця для покладання на нього тимчасового виконання обов'язків з невакантної посади, за винятком покладання обов'язків з невакантної посади в період перебування військовослужбовця, що займає її, у відпустці по догляду за дитиною;

2) тимчасове виконання обов'язків з невакантної військової посади покладається на військовослужбовця командиром військової частини, йому рівним і вище, що є для нього прямим начальником та найближчим прямим начальником тимчасово відсутнього військовослужбовця. Командир військової частини, йому рівний за посадою або вищий командир (начальник) у разі своєї тимчасової відсутності покладає тимчасове виконання обов'язків за своєю військовою посадою на одного із заступників;

3) грошове забезпечення за тимчасово виконуваною невакантною посадою виплачується виходячи з окладу за займаною, а не виконуваною військовою посадою;

4) граничний термін покладання на військовослужбовця тимчасового виконання обов'язків становить чотири місяці, однак за згодою військовослужбовця на нього може бути покладено виконання обов'язків з невакантної військової посади на період перебування військовослужбовця, що займає її, у відпустці по догляду за дитиною.

Як і у разі тимчасового покладання виконання посади, при тимчасовому покладенні виконання обов'язків необхідно, щоб звання військовослужбовця відповідало складу, передбаченому для посади, обов'язки за якою тимчасово покладаються на військовослужбовця.

Щодо відповідальності військовослужбовця, то в даному випадку, як і у разі тимчасового покладання обов'язків з вакантної посади, відповідальність він несе лише за виконання обов'язків, які на нього тимчасово покладено.

Склади військовослужбовців визначено ст. 46 Федерального закону «Про військовий обов'язок та військову службу».

1. На співробітника органів внутрішніх справ за його згодою можуть бути тимчасово покладені обов'язки по вищій посаді в органах внутрішніх справ з одночасним звільненням його від виконання обов'язків за посадою або без нього.

2. Безперервний термін виконання обов'язків за вакантною (не заміщуваною іншим співробітником органів внутрішніх справ) посади рядового складу, молодшого, середнього або старшого начальницького складу не може у поточному році перевищувати два місяці, а за посадою вищого начальницького складу – шість місяців.

3. Безперервний строк виконання обов'язків з невакантної (заміщуваної іншим співробітником органів внутрішніх справ) посади в органах внутрішніх справ у період тимчасової відсутності працівника, який заміщає цю посаду, не може в поточному році перевищувати чотири місяці.

4. Співробітник органів внутрішніх справ, який тимчасово виконує обов'язки з вакантної посади в органах внутрішніх справ, може бути призначений на неї у порядку переведення до закінчення строку тимчасового виконання обов'язків.

5. Покладання на співробітника органів внутрішніх справ тимчасового виконання обов'язків відповідно до цієї статті та звільнення його у зв'язку з цим від виконання обов'язків за посадою рядового складу, молодшого, середнього або старшого начальницького складу, що заміщується, здійснюються наказом уповноваженого керівника, за винятком випадку, коли виконання обов'язків безпосереднього керівника (начальника) у період його відсутності передбачено посадовим регламентом (посадовою інструкцією) співробітника.

6. Порядок покладання на співробітника органів внутрішніх справ тимчасового виконання обов'язків за посадою вищого начальницького складу та звільнення його від тимчасового виконання обов'язків за посадою вищого начальницького складу встановлюється Президентом Російської Федерації.

7. Грошове забезпечення співробітнику органів внутрішніх справ, тимчасово виконує обов'язки з посади органів внутрішніх справ відповідно до цієї статті, виплачується у порядку, передбаченому законодавством Російської Федерации.

8. У зв'язку зі службовою необхідністю за рішенням уповноваженого керівника співробітник органів внутрішніх справ може без звільнення з посади в органах внутрішніх справ та його згоди залучатися до виконання обов'язків з іншої посади, не передбачених посадовим регламентом (посадовою інструкцією), на строк до одного місяця протягом календарного року з виплатою посадового окладу не нижче, ніж за посадою.

1. На співробітника органів внутрішніх справ за його згодою можуть бути тимчасово покладені обов'язки по вищій посаді в органах внутрішніх справ з одночасним звільненням його від виконання обов'язків за посадою або без нього.

2. Безперервний термін виконання обов'язків за вакантною (не заміщуваною іншим співробітником органів внутрішніх справ) посади рядового складу, молодшого, середнього або старшого начальницького складу не може у поточному році перевищувати два місяці, а за посадою вищого начальницького складу – шість місяців.

3. Безперервний строк виконання обов'язків з невакантної (заміщуваної іншим співробітником органів внутрішніх справ) посади в органах внутрішніх справ у період тимчасової відсутності працівника, який заміщає цю посаду, не може в поточному році перевищувати чотири місяці.

4. Співробітник органів внутрішніх справ, який тимчасово виконує обов'язки з вакантної посади в органах внутрішніх справ, може бути призначений на неї у порядку переведення до закінчення строку тимчасового виконання обов'язків.

5. Покладання на співробітника органів внутрішніх справ тимчасового виконання обов'язків відповідно до цієї статті та звільнення його у зв'язку з цим від виконання обов'язків за посадою рядового складу, молодшого, середнього або старшого начальницького складу, що заміщується, здійснюються наказом уповноваженого керівника, за винятком випадку, коли виконання обов'язків безпосереднього керівника (начальника) у період його відсутності передбачено посадовим регламентом (посадовою інструкцією) співробітника.

6. Порядок покладання на співробітника органів внутрішніх справ тимчасового виконання обов'язків за посадою вищого начальницького складу та звільнення його від тимчасового виконання обов'язків за посадою вищого начальницького складу встановлюється Президентом Російської Федерації.

7. Грошове забезпечення співробітнику органів внутрішніх справ, тимчасово виконує обов'язки з посади органів внутрішніх справ відповідно до цієї статті, виплачується у порядку, передбаченому законодавством Російської Федерации.

8. У зв'язку зі службовою необхідністю за рішенням уповноваженого керівника співробітник органів внутрішніх справ може без звільнення з посади в органах внутрішніх справ та його згоди залучатися до виконання обов'язків з іншої посади, не передбачених посадовим регламентом (посадовою інструкцією), на строк до одного місяця протягом календарного року з виплатою посадового окладу не нижче, ніж за посадою.

Будь-яка управлінська структура виконує функції контролю. Контроль сприяє посиленню виконавчої дисципліни, підвищенню відповідальності під час виконання рішень та завдань керівництва. Контрольні дії організації повинні здійснюватися відкрито і планомірно.

Однією із складових функцій контролю та важливим елементом документаційного забезпечення управління є контроль виконання документів, рішень та завдань (доручень).

Контроль за виконанням документів і доручень - сукупність дій, що забезпечують своєчасне виконання документів, створених в організації, що надходять з вищих організацій, від інших організацій та громадян.

Контроль виконання документів ведеться з метою сприяння своєчасного та якісного виконання рішень та завдань керівництва організації чи структурного підрозділу. Розрізняють два напрями контрольної діяльності:

• контроль виконання документів по суті поставлених у них питаннях;
• контроль за термінами виконання документів.

Можливі дві форми організації контролю – централізована та децентралізована. Вибір організаційної форми ведення контрольних операцій залежить від розміру організації, структури служби ДОП, обсягу документообігу та обраної форми роботи з документами (централізованою, децентралізованою чи змішаною).

В організації з невеликим обсягом документообігу у складі служби ДОП працює один фахівець із контролю. Відповідно до «Кваліфікаційного довідника посад керівників, фахівців та інших службовців» ця посада називається інспектор з контролю.

В окремих структурних підрозділах контроль строків виконання документів та доручень можуть вести секретарі або особи, відповідальні за діловодство, що має бути закріплено в Інструкції з діловодства та Посадових інструкціях цих працівників.

У невеликих організаціях, у структурі яких немає служби ДОП, ведення контролю за виконанням документів входить до обов'язків працівника, відповідального за реєстрацію та облік документів або працівника, який відповідає за документаційне забезпечення організації (наприклад, секретар керівника).

Локальні нормативні акти, що регламентують форми та порядок проведення контролю, встановлюють правомірність контролю, формують у співробітників звичку до перевірок як необхідної процедури.

Контроль за виконанням документів включає:

• збір у спеціальних або реєстраційних формах (картках) даних про контрольовані документи;
• постановку документа на контроль;
• оперативне доведення до виконавця документа (його окремого пункту чи завдання);
• попередню перевірку та регулювання ходу виконання;
• внесення інформації про хід виконання контрольних форм;
• зняття виконаного документа з контролю (внесення запису до РКФ);
• облік та узагальнення результату контролю;
• інформування керівництва організації про хід виконання документів та виконавську дисципліну.

При пересиланні документа на виконання до підвідомчої організації з подальшим формуванням про хід та результати виконання, разом з документами пересилаються 2 екз. РКФ. Після виконання 1 екз. картки повертається до головної організації із зазначенням дати та змісту виконання документа.

Термін виконання документів

Терміни виконання документів можуть бути типовимиабо індивідуальними.

Типові терміни виконання певних категорій документів встановлені законодавчими чи нормативно-правовими актами Російської Федерації. Кожна служба діловодства повинна мати такий перелік документів із типовими термінами виконання. Рекомендуємо включити такий перелік як додаток до Інструкції з діловодства, тим самим буде доведено до всіх управлінських працівників організації.

Наведемо перелік типових термінів виконання документів:

• доручення Президента Російської Федерації та Уряду Російської Федерації - у строк, зазначений у дорученні або в місячний строк з дня його підписання;
• доручення Президента Російської Федерації з грифом «Дуже терміново» розглядаються протягом 5 днів;
• доручення Президента Російської Федерації з грифом "Терміново" розглядаються протягом 10 днів;
• доручення Уряду Російської Федерації з грифом «Дуже терміново» розглядаються протягом 5 днів;
• доручення Уряду Російської Федерації з грифом "Терміново" розглядаються протягом 10 днів;
• листи Міністерства закордонних справ без погодження з іншими організаціями – протягом 15 днів, з погодженням – 30 днів;
• запит депутата Федеральних Зборів – пізніше, ніж у 15-дневный термін із дня отримання;
• пропозиції та заяви депутатів Федеральних Зборів – у строк до одного місяця; що не потребують вивчення та перевірки – у максимально короткі терміни;
• листи-доручення та листи – запити вищих організацій-до зазначеного терміну або протягом 10 днів;
• звернення громадян – 30 днів із дня реєстрації; за необхідності додаткового вивчення допускається продовжувати терміном трохи більше 30 днів;
• протоколи розбіжностей: складання та направлення – у 10-денний термін, розгляд – у 20-денний термін;
• телеграми, що вимагають термінового рішення, – до 3 днів, решта – протягом 10 днів;
• листи підприємств, організацій, установ – 10 днів;
• доручення платіжні: виписки та здавання до установ банку – не пізніше наступного дня після отримання товару;
• скарга на неправильні дії чи розпорядження фінансових органів: розгляд не пізніше 10-денного строку від дня надходження.

Індивідуальні терміни виконання

1. Можуть утримуватися у тексті документа (наказу, розпорядження, рішення та інших.). Вступники з вищих організацій чи органів влади, зазвичай, містять терміни виконання зазначених у яких дій.
2. Встановлюються керівником під час винесення резолюції. Бувають випадки, коли неможливо одразу встановити точний термін виконання документа, тоді встановлюється умовний термін, який потім коригується під час виконання документа.

Якщо документ має тривалий термін виконання, то контролюють виконання проміжних етапів. Термін виконання кожного етапу фіксується у РКФ.

Терміни виконання документа обчислюються в календарних днях: надійшли (входять) з інших організацій – з моменту вступу; для відправлених (вихідних) та внутрішніх – з дати їх підписання чи затвердження. Виконання контролюється з поставки документа на контроль.

У ході виконання документів з об'єктивних причин терміни можуть бути змінені.

ВАЖЛИВО!Зміна індивідуального терміну виконання документів може здійснюватися лише керівником, який його встановив. Після погодження з керівництвом нового терміну виконавець зобов'язаний повідомити про перенесення (зміну) строку виконання до служби ДОП. Рішення про перенесення терміну виконання документа приймається за два-три дні до закінчення початкової дати. Виправлення терміну заднім числом не допускається.

Узгодження підготовлюваного документа із заінтересованими організаціями та особами має проводитись у межах установленого строку виконання документа.

Ведення контролю за виконанням документів і доручень

На контроль ставляться всі документи, потребують виконання, тобто. прийняття додаткового рішення, виконання будь-яких дій або підготовки відповідного документа.

Якщо організації реєстрації документів використовується журнальна форма реєстрації, то для контролю заводяться спеціальні контрольні картки чи ще один (контрольний) журнал. Журнальну форму ефективно застосовувати в організаціях, де окремо виведено роботу з конфіденційною інформацією та в організаціях з невеликим обсягом документообігу.

Орієнтовна форма контрольного журналу

Зразок типової форми реєстраційно-контрольної картки (РКК)

Лицьова сторона

Зворотній бік

* Верхній рядок використовується для контролю виконання документа, дата виконання документа обводиться кружком.

** Поле «Хід виконання справи» заповнюється під час виконання контрольних операцій.

Зразок форми реєстраційно-контрольної картки (РКК)
з розширеним складом реквізитів

**>

Лицьова сторона

**>

**>

Зворотній бік

**>

У контрольній картотеці РКК систематизуються за:

• строки виконання документів;
• виконавцям;
• групам (видам) документів (накази та розпорядження, протоколи, договори та ін.).

Контрольна картотека має два розділи «Контрольований масив» та «Виконані документи».

Доведення контрольованого документа до виконавця здійснюється під розпис у РКК, який потім перебуває у контрольній картотеці. Для доведення документа до виконавця може використовуватись інформаційно-телекомунікаційна мережа, документ надсилається виконавцю на електронну адресу з повідомленням відправника про отримання документа. Отримання службою ДОП повідомлення означає, що документ, поставлений на контроль, прийнято до виконання.

Служба ДНЗ (служба контролю) організації проводить попередню перевірку та регулювання ходу виконання документів. Для цього виконавцю, за наявності кількох виконавців – відповідальному виконавцю, розсилається нагадування про наближення терміну виконання документа.

Усі нагадування виконавцям фіксуються у РКК.

Ведення поточного контролю передбачає щоденний перегляд карток інспектором з контролю чи іншою відповідальною особою. Виявляються документи, які мають бути виконані наступного дня або через 2-3 дні. Обов'язково перевіряється хід виконання і виявляється, чи не зривається виконання завдання. Зі сказаного вище зрозуміло, що поточний та запобіжний контроль–це постійна перевірка та регулювання ходу виконання документів.

Перевірка ходу виконання документів зазвичай проводиться з наступною періодичністю:

• завдання наступних років – один раз на квартал або не рідше одного разу на рік;
• завдання наступних місяців поточного року – один раз на місяць;
• Завдання поточного місяця – кожні 10 днів.

У разі неможливості виконати документ у строк виконавець за 3 дні до закінчення строку зобов'язаний звернутися з мотивованим письмовим проханням про продовження строку до керівника. Рішення про продовження терміну виконання ухвалює лише керівник, який виніс резолюцію.

ВАЖЛИВО!Виконавець зобов'язаний проінформувати службу ДОП (службу контролю) про зміну терміну виконання документа. Відомості про зміну терміну виконання документа вносяться до РКК.

Призупинити чи скасувати виконання документа може лише організація- автор документа, а, по внутрішнім документам - керівник чи орган управління, який приймав рішення.

Зняття виконаного документа з контролюздійснює керівник організації або за його дорученням служба ДОП.

Документ вважається виконаним та знімається з контролю після фактичного виконання завдання, доручень, запитів та/або документованого підтвердження їх виконання по суті. Результати повідомляються заінтересованим організаціям та особам.

При знятті документа з контролю у РКК вносяться такі дані:

• короткі відомості про виконання або посилання на документ (дата та номер), що засвідчує виконання;
• відмітка «у справу», вноситься номер справи, в якій зберігатиметься документ відповідно до номенклатури справ; дата та підпис виконавця або керівника структурного підрозділу.

Облік, узагальнення та аналіз ходу та результатів виконання документівздійснюється службою ДОП у вигляді аналітичних звітів (довідок, зведень) у встановлений термін або за запитами. Встановлені терміни, як правило, один раз на місяць – на початку місяця, що настав, за попередній місяць і 1 раз на рік – на початку наступного року за попередній рік.

**>

Зведені дані про стан виконавської дисципліни в організації надаються керівнику організації та керівникам структурних підрозділів.

Зразкова форма довідки про стан виконавської дисципліни
для керівника організації

ДОВІДКА

про виконання документів станом на ___________

	Найменування підрозділу	Документи на контролі		З них:
		всього	надійшло у попередньому місяці	виконані у строк	виконувані у строк	із продовженим терміном виконання	не виконані у строк
1	2	3	4	5	6	7	8

Зразкова форма довідки про стан виконавської дисципліни
керівникам структурних підрозділів

ДОВІДКА

про виконання документів у ____________________ станом на ___________

(найменування підрозділу)

Отже, аналіз даних контролю виконання документів необхідний як керівнику посилення виконавчої дисципліни, а й удосконалення всієї структури управління. Службі ДНЗ цей аналіз необхідний для вдосконалення організації та технології роботи з документами. Для швидкого та ефективного вирішення завдань управлінських та виробничих завдань у даний час все частіше використовують автоматизовані системи реєстрації та контролю документів, в основі яких лежать технології баз даних.

У процесі реєстрації у полі «Термін виконання» проставляється дата виконання документа та автоматично відбувається постановка його на контроль. До реєстраційної бази даних вносяться відомості про хід виконання, передачу документа до іншого підрозділу або зміну строку виконання.

По завершенню виконання документа до електронної реєстраційної картки вносяться дані про дату та характер виконання та відомості про номер справи, в якій документ залишається на зберігання. Сучасні програми дозволяють вивести на екран списки документів з контрольними термінами на будь-якому етапі їх виконання та сформувати довідки (зведення, відомості) виконавцям та керівнику про терміни виконання документів.

фото: www.nastol.com.ua

**>

Боїтеся, що не зможете правильно визначити термін виконання того чи іншого документа? Тоді цей матеріал для вас.

Зі статті ви дізнаєтесь:

Вся документація, що підлягає виконанню працівниками, має строки, протягом яких це доручення має бути виконане. При цьому наявність певних часових рамок дозволяє не лише здійснювати контроль за виконанням документів, а й визначати особисту ефективність працівників.

Що має на увазі термін виконання документа

Терміни виконання документів існують у кожній організації та відображають тимчасові рамки, протягом яких доручення або рішення щодо цього ділового паперу має бути виконане. При цьому є два види: вони можуть бути як типовими, так і індивідуальними.

Типові терміни виконання документів визначаються постановою Уряду Російської Федерації від 28 липня 2005 р. № 452. Ознайомитися з цим документом більш детально ви можетезасланні .

З назв стає зрозуміло, що типові терміни виконання документів встановлюються певними нормативними актами та законами. Ця категорія має певні часові рамки, протягом яких мають бути вжиті певні заходи щодо цього ділового паперу.

Наприклад, яскравим представником типових термінів є письмові звернення громадян державні терміни. За законодавством їх розгляд виділяється 30 днів. Детальніше про розгляд звернень громадян ви можете дізнатися.

Назва індивідуальних термінів говорить сама за себе. У разі час, відведене виконання ділового паперу, встановлюється у межах однієї компанії. Як правило, ця категорія закріплюється виданням відповідного документа. І тут порядок і час розгляду певних категорій ділових паперів може бути закріплений в інструкції з діловодства. При цьому встановлений період виконання документа може бути змінено лише внесенням відповідної зміни до самої інструкції.

Важливо розуміти, що терміни виконання документів встановлюються для того, щоб уніфікувати всю роботу з документами в організації. Саме їх наявність дозволяє якісно та своєчасно здійснювати роботу щодо вхідної документації, виконувати доручення та накази керівника тощо. Таким чином, наявність тимчасових рамок допомагає суттєво регламентувати роботу щодо певних категорій ділових паперів.

Індивідуальні терміни виконання

Як було зазначено вище, індивідуальний період пред'явлення документа до виконання можуть встановлюватися керівником компанії чи автором документа. У другому випадку змінювати часові рамки може лише сам автор ділового паперу.

Не варто забувати і про те, що типові терміни також можуть бути переглянуті у межах однієї організації. Для цього потрібне ухвалення відповідного акта. Докладніше про процедуру ви можете дізнатися.

Таким чином, та ж пропозиція про співробітництво, отримана від іншої компанії, може отримати тимчасовий період виконання після перегляду керівником. У цьому випадку він може бути встановлений у вигляді резолюції на документі та мати докладну інформацію про подальші дії.

Накази

Не слід забувати і про те, що всі накази вимагають виконання у певний час. При цьому текст наказу завжди містить дату, з якої набувають чинності певні зміни. Здебільшого формат дати, у якому зазначається виконавчий період, відображається останнім днем ​​виконання. Наприклад, "… до 20.09.2017…", "… до 20.09.2017…" і так далі. У такому разі може бути зазначено час, до якого доручення має бути виконане. Наприклад, може йтися необхідність підготувати певну документацію до 10 годині ранку останнього дня, зазначеного під час виконання.

Слід зазначити і те що, що ряд наказів може містити інформацію про запровадження будь-яких змін у діяльність організації. У такому разі період виконання, з якого зміни набирають чинності, вказується у вигляді "… з 15.09.2017" тощо.

Визначення терміну виконання

Як було зазначено вище, терміни виконання можуть бути типовими чи індивідуальними. Для визначення типових термінів секретарям зручніше мати під рукою перелік даних тимчасових рамок. Наявність такої шпаргалки дозволить не допустити зриву виконання, що може призвести до певних наслідків, у тому числі адміністративних покарань.

У разі, якщо йдеться про вхідні документи, як правило, автор листа самостійно вказує термін, протягом якого вимоги щодо цього ділового паперу мають бути виконані. За відсутності терміну у вхідному документі, може бути проставлений як резолюції керівником підприємства під час розгляду ділового папера.

Вся документація із позначкою «Терміново» підлягає виконанню протягом 3 днів. При цьому йдеться про календарні дні. У такому разі, якщо лист з цією позначкою надійшов до вашої організації в п'ятницю, рекомендуємо негайно передати його виконавцю, оскільки термін його виконання закінчиться вже в понеділок.

Також при нанесенні резолюції на документ рекомендуємо уточнювати, чи в календарних чи робочих днях обчислюється зазначений тимчасовий період. Подібне уточнення допоможе виконавцю виконати всі вимоги точно вчасно. Детальніше про використання резолюції з терміном виконання ви можете дізнатися.

При цьому початком терміну виконання документа є дата його надходження до вашої організації. При роботі з внутрішньою документацією початком терміну прийнято вважати той день, коли діловий папір був підписаний, затверджений або щодо нього було прийнято рішення.

Зміна та порушення термінів виконання

У тому випадку, якщо виконавець не встигає виконати певні вказівки щодо роботи з документацією в встановлений час, він повинен скласти службову записку. Змістом цього ділового паперу має стати прохання про перенесення/продовження тимчасового періоду та вказівку причини, через яку це необхідно. Службова записка має бути складена на ім'я тієї людини, яка встановлювала тимчасовий період вимог.

Під час прострочення секретар повинен вимагати наявність пояснювальної записки, в якій вказувалася б причина, через яку певні вимоги не були виконані вчасно. При цьому пояснювальна записка повинна бути написана в тому структурному підрозділі, завдання якого входило виконання ділового паперу та вимог, викладених до неї.

Зазначимо, що переносити терміни виконання документа можна лише у тому випадку, якщо йдеться про індивідуальні терміни. При цьому схвалення на продовження або перенесення тимчасового періоду може дати лише автор самого документа або резолюції. Отримати більш детальну інформацію про перенесення термінів ви можете .