Головна Бізнес-плани Графік чергових відпусток працівників. Що потрібно знати для правильного складання графіка відпусток

Графік чергових відпусток працівників. Що потрібно знати для правильного складання графіка відпусток

Графік відпусток – внутрішній документ, у якому зафіксовано черговість надання працівникам підприємства щорічних відпусток. Частина 2 ст. 123 ТК РФ графік відпусток визначає як обов'язковий локальний акт для підприємства, й у працівника. Виняток становлять лише наймачі – фізичні особи. Якщо у такого роботодавця небагато співробітників, то порядок надання та дата відпустки визначаються за згодою сторін. За великої кількості працюючих бажано затвердити графік. Крім Трудового кодексу, у листах Роструда пояснюється, чи обов'язково складати графік відпусток.

Для чого потрібний графік відпусток

Необхідність документа очевидна. Роботодавцю графік дозволяє вирішувати низку організаційних питань:

здійснити контроль своєчасного надання працівникам відпустки та не допускати, щоб невикористані періоди накопичувалися;
заздалегідь оформити відпустку та вчасно нарахувати відпускні. Відповідно до ч.9 ст.136 ТК перерахувати гроші потрібно за 3 дні до відпустки;
знайти відпускнику заміну задля забезпечення безперебійної роботи.

Планування графіка відпусток допомагає працівникам заздалегідь організувати відпочинок.

Оскільки графік відпусток вважається документом обов'язковим, його можуть вимагати під час перевірки організації Рострудінспекцією. Якщо підприємство його не надасть, відповідно до ст. 5.27 КпАП може бути стягнуто штраф від 30 000 до 50 000 руб. з підприємства, і з посадової особи, чи індивідуального підприємця від 1000 до 5000 крб.

Покарання за порушення графіка відпусток Трудовий кодекс не передбачає. Якщо наймач відмовляється відпустити працівника на відпочинок за затвердженим графіком, йому ст. 5.27 КпАП запроваджено адміністративну відповідальність.

Зверніть увагу:роботодавець має право запропонувати співробітнику перенести відпустку, якщо виникає виробнича необхідність. У разі відмови працівника відпустку необхідно надати відповідно до графіка.

Терміни, коли має бути складено графік відпусток, зафіксовано у трудовому законодавстві. Їм також встановлюється інформація, яка підлягає включенню до документа:

Перелік працівників. Перераховуються всі співробітники, із якими укладено трудового договору.
Тривалість відпустки. Вказуються всі дні відпочинку, покладені робітнику (сукупність щорічного оплачуваного, додаткового оплачуваного відпочинку).
Дата виходу:
1. конкретне число та місяць;
2. лише місяць (потім працівник складає заяву на певний день цього місяця).
Розділ відпустки. Вказується, чи буде відпустка співробітника розділена (мінімальна тривалість однієї з частин – 14 днів).

У документ мають бути включені працівники, які працюють лише за трудовим договором. Особам, з якими укладено цивільно-правовий договір, щорічна оплачувана відпустка не покладається, тому в графік їх не вносять.

Відсутність одного з розділів є підставою для визнання графіка відпусток недійсним документом.

Отже, розподіл відпусток за Трудовим кодексом та його документальна фіксація проводиться у графіку відпусток. Законодавством встановлюється зміст документа та порядок його прийняття.

Як скласти графік

Правила складання графіка відпусток, яких необхідно дотримуватись, передбачає ст. 123 ТК

Затвердити документ потрібно до нового року не пізніше ніж за 2 тижні.
При складанні попереднього графіка враховують особисте бажання співробітника, і право деяких працівників вибір зручного їм часу відпочинку.
Співробітника потрібно повідомити про початок відпустки під розписку за 2 тижні. Як його повідомити, відділ кадрів визначає самостійно. Це можуть бути спеціальні відомості, сповіщення, ознайомлювальні листи. Зручно внести у форму окремі графи, де співробітник зможе поставити відповідні позначки.
Якщо на підприємстві є профспілка, з нею слід погодити остаточний варіант.

У відео розглянуто правила складання графіка відпусток на наступний рік

В іншому при плануванні відпусток працівників та складанні графіка відпусток беруть до уваги особливості виробничого циклу на підприємстві. Якщо організації багато відділів чи підрозділів, то спочатку кожен із новачків складає свій проект документа, потім відділ кадрів створює зведений графік з урахуванням рівномірного розподілу відпускних періодів протягом року.

У графік вводяться щорічна відпустка та додаткова відпустка, якщо на неї є право. Невикористану відпустку на попередні періоди можна внести до графіка на черговий рік або надати його за погодженням із працівником.

Відповідно до ст. 115 ТК оплачувана щорічна відпустка становить 28 робочих днів. У деяких груп працівників передбачено більш тривалу відпустку. Це державні службовці, педагоги, працівники віком до 18 років, інваліди. Деяким працівникам належить додаткова відпустка. Це особи, які працюють на шкідливих виробництвах — на Крайній Півночі, які мають ненормований робочий час.

За узгодженням із співробітником відпустку допустимо розбити на частини. Більше інформації про поділ щорічної оплачуваної відпустки на частини — за посиланням.

Зверніть увагу:відповідно до ст. 125 ТК при поділі відпустки одна його частина має становити мінімум 14 календарних днів.

При складанні документа необхідно враховувати, що є категорії осіб, яким відпустку підприємство зобов'язане надати у зручний для них час, а саме:

Додатково

У графік відпусток не включається відпустка у зв'язку з вагітністю та пологами, а також відпустка з догляду за дитиною. Крім того, вагітна співробітниця має право написати заяву з проханням надати їй щорічну оплачувану відпустку у зручний для неї час, незважаючи на затверджений графік. Причому роботодавець не має права відмовити їй. У статті більш детальна інформація про відпустку перед декретом або після нього.

співробітники молодше 18 років;
почесні донори;
які виховують дитину-інваліда не старше 18 років;
які мають двох та більше дітей не старше 12 років;
відкликані із щорічної відпустки;
зовнішні сумісники.

Такі працівники можуть за бажанням змінити вже призначену дату відпустки, для цього йому потрібно написати заяву. Відмовити роботодавець не має права.

Якщо працювати на підприємстві працівник почав, коли графік уже затверджено, у відпустку він іде виходячи з наказу. При цьому співробітника можна не включати до графіка відпусток.

Як заповнити форму графіка відпусток

Підприємство може застосовувати уніфіковану форму № Т-7 або затвердити самостійно розроблений графік з урахуванням положень закону 402-ФЗ «Про бухгалтерський облік», що стосуються обов'язкових реквізитів у первинному документі.

Перед підписанням остаточного варіанта графіка у керівника необхідно заповнити графи 1-6. Вони вказують таку інформацію:

Підрозділ, у якому числиться співробітник.
Його посада за штатним розкладом.
Прізвище ім'я по батькові.
Номер у табелі.
Загальна кількість днів відпустки, включаючи додаткову та невикористану. Якщо відпустка розділена на частини, це відображається в окремому рядку.
Дата початку.

У цьому вигляді документ вирушає на затвердження керівнику підприємства. Після підписання з графіком слід ознайомити під розпис усіх співробітників. І тому, як говорилося, можна передбачити спеціальні графи чи оформити окремим документом.

Про особливості складання та заповнення графіка відпусток дивіться у наступному відеоролику

Інші графи в документі заповнюють протягом року. У них фіксують:

фактичну дату відходу у відпустку;
за або всередині поточного року – реквізити наказу, на підставі якого його перенесено;
передбачувану дату перенесення;
додаткову інформацію: причину перенесення чи відкликання з відпустки тощо.

Оригінал документа має зберігатись у відділі кадрів протягом року.

Як внести до графіка зміни

У документ зміни потрібно вносити у двох випадках:

Коли відпустка переноситься за погодженням із працівником. Ця інформація вноситься до граф 8-9.
Коли співробітника відкликали з відпустки (докладніше про відкликання працівника із щорічної відпустки можна дізнатися). Відомості відображаються таким чином: у графі 10 – відмітка про відкликання та дата припинення відпустки, у 8 графі – реквізити документа про відкликання, у 9 – дата початку частини відпустки, що залишилася.

Часто зустрічаються помилки

Іноді в процесі складання графіка відпусток припускаються типових помилок, які перевіряючі органи можуть розцінити як порушення законодавства про працю та накласти штрафні санкції. Найчастіше зустрічаються такі прорахунки:

Порушення строку підписання графіка (менше, ніж за 2 тижні до нового року).
Складання документа без урахування побажань співробітників, недотримання переважного права працівника на вибір зручного для нього часу відпустки.
Недотримання необхідної кількості днів, що надаються при розбиття відпустки на частини.
Відсутність документів чи відміток у тому, що працівник ознайомлений з графіком.

Таким чином, при складанні графіка відпусток слід брати до уваги всі положення ТК РФ та особливості виробничої діяльності, щоб робочий процес був безперервним, та не порушувалося право працівників на відпочинок.

Щоб дізнатися більше про складання графіка відпусток – ставте запитання у коментарях до статті

Графік відпусток на наступний рік необхідно затверджувати не пізніш як за два тижні до початку наступного року, тобто не пізніше 17 грудня (ст. 123 ТК РФ). Цього року ця дата випадає на суботу, тому з графіком на 2017 рік потрібно впоратися до 19 грудня.
(Ст. 14 ТК РФ). Однак залишати це завдання останніми днями не варто.

Відсутність графіка відпусток, його затвердження у пізніші терміни або недотримання порядку його складання – це порушення трудового законодавства (рішення Свердловського обласного суду від 01.09.2015 у справі № 72-974/2015, ухвала Смоленського обласного суду від 27.04. а»-545/2013, рішення Новосибірського обласного суду від 25.01.2011 (№ 7-12-2011).

За таке порушення можуть оштрафувати:

організацію – у сумі від 30 000 рублів до 50 000 рублів (ст. 5.27 КпАП);
індивідуального підприємця - у сумі від 1000 до 5000 рублів.

А якщо нехтування графіком відпусток буде виявлено вже не вперше, штраф зросте:

для організації - до 50 000-70 000 рублів;
для ІП - до 10 000-20 000 рублів.

Але й без цього мати затверджений графік відпусток – на користь роботодавця. Адже він встановлює час надання щорічних оплачуваних відпусток працівникам наступного року і є обов'язковим як для роботодавця, так і для співробітників. Тобто саме цей документ допоможе уникнути суперечок із працівниками щодо часу надання відпусток. І навіть якщо у штаті всього 7–10 осіб і здається, що легко можна визначитися, хто і коли піде у відпустку, домовленості завжди краще фіксувати. А якщо законодавство вимагає затверджувати графік відпусток, то краще це робити саме у такій формі.

Опитувальний лист та оптимальна черговість

Якогось особливого порядку чи універсального способу, як опитати працівників про бажаний час відпустки, немає. Як правило, у цих цілях використовується опитувальний лист у довільній формі. У ньому відображаються прізвище та посада кожного співробітника, дати відпустки (або кожної частини відпустки), дата заповнення опитувального листа та підпис працівника. Наявність такого документа за потреби допоможе підтвердити, що графік відпусток складено з урахуванням думки працівників.

Опитувальних листів може бути кілька. Тут необхідно орієнтуватися на чисельність штату та структуру організації. Якщо організації є підрозділи, то опитувальні листи краще формувати за такими подразделениям. Далеко не всіх працівників можна відпустити у відпустку одночасно без шкоди для роботи, а краще за керівника підрозділу ніхто не знає,
хто із працівників взаємозамінний. Тому узгодження побажань працівників із планом роботи підрозділу варто залишити на його розсуд. Але щоб він міг встановити оптимальну черговість відпусток, надайте йому інформацію про працівників у його підрозділі, яким роботодавець просто зобов'язаний надати щорічну оплачувану відпустку у зручний для них час. Зокрема, це:

працівники молодше 18 років (ст. 267 ТК РФ);
один із батьків (опікун, піклувальник, прийомний батько), який виховує
дитину-інваліда віком до 18 років (ст. 262.1 ТК РФ);
жінки, які мають двох і більше дітей віком до 12 років, так само як і самотні чоловіки, які також мають двох і більше дітей віком до 12 років (підп. «б» п. 3 постанови ЦК КПРС, Радміну СРСР від 22.01.1981 № 235;
від 17.06.2014 № АКПІ14-440);
працівники, відкликані зі щорічної відпустки (у частині відпустки, що зірвалася)
(Ст. 125 ТК РФ);
почесні донори Росії та СРСР (п. 1 ч. 1 та ч. 2 ст. 23 Закону від 20.07.2012 № 125-ФЗ).

Крім того, є категорії працівників, які мають право взяти відпустку у певний час, і роботодавець не може їм відмовити. Так, чоловік має безумовне право на відпустку в період перебування його дружини у відпустці у зв'язку з вагітністю та пологами (ст. 123 ТК РФ). Співробітниця - перед відпусткою у зв'язку з вагітністю та пологами або безпосередньо після нього або після закінчення відпустки по догляду за дитиною (ст. 260 ТК РФ). Зовнішній сумісник - одночасно з відпусткою за основним місцем роботи (ст. 286 ТК РФ). Батько (опікун, піклувальник) неповнолітньої дитини - для супроводження його при вступі до середнього або вищого навчального закладу, розташоване в іншому регіоні (якщо роботодавець знаходиться в районі Крайньої Півночі або прирівняної до нього місцевості) (ст. 322 ТК РФ).

Зверніть увагу

Роботодавець може, але не зобов'язаний, за бажанням співробітника розділити щорічну оплачувану відпустку на частини, причому одна з частин повинна бути не менше 14 календарних днів (ст. 125 ТК РФ). Поділ відпустки на частини має бути зазначено у графіку у вигляді окремих інтервалів.

На момент затвердження графіка інформації, що такі працівники мають право на відпустку у певний час, може і не бути. Тому враховувати їх при складанні графіка можна так само, як завжди. А згодом, при надходженні заяви та підтверджуючих документів від них, внести до графіка зміни.

Нарешті, на момент складання графіка відпусток у штаті можуть бути працівники, які
на початок 2017 року ще не відпрацюють півроку. Тим часом право використання відпустки за перший рік роботи виникає у працівника після закінчення шести місяців його безперервної роботи у даного роботодавця (ст. 122 ТК РФ). Це не означає, що таких працівників не потрібно включати до графіка. Адже не лише встановлені півроку, а й їхній робочий рік, до закінчення якого їм потрібно надати відпустку, завершаться раніше, ніж закінчиться 2017 рік. Але якщо ви не бажаєте надавати відпустку авансом, відсутність шестимісячного стажу слід врахувати при встановленні черговості відпусток. Щоправда, це не стосується наступних працівників
(Ст. 122 ТК РФ):

жінок – у частині відпустки перед відпусткою у зв'язку з вагітністю та пологами або безпосередньо після неї;
неповнолітніх працівників;
працівників, які усиновили дитину (дітей) віком до трьох місяців;
працівника, у якого дружина перебуває у відпустці у зв'язку з вагітністю та пологами (ст. 123 ТК РФ).

Таким працівникам роботодавець зобов'язаний надати відпустку за їхньою заявою, навіть якщо півроку безперервної роботи ще не минули. З іншого боку, іншими федеральними законами може бути передбачені інші випадки, коли роботодавець зобов'язаний надати відпустку авансом.

Як скласти та затвердити

Для складання графіка відпусток можна використовувати уніфіковану форму № Т-7
(Затв. Постановою Держкомстату від 05.01.2004 № 1). У той самий час роботодавець вправі розробити і форму. Головне, щоб у ній були присутні усі обов'язкові реквізити первинного облікового документа (п. 2, 4 ст. 9 Закону від 06.12.2011 № 402-ФЗ).

На момент затвердження графіка у ньому мають бути заповнені графи 1–6 (форма № Т-7).

У графі 1 зазначається структурний підрозділ, до якого належить працівник. У графі 2 – його посада (спеціальність) згідно зі штатним розкладом. У графі 3 – прізвище, ім'я та по батькові. У графі 4 – табельний номер.

У графі 5 слід зазначити кількість днів відпустки працівника у календарних днях, на які він має право наступного року. Окремим рядком оформляється інформація про частини відпустки, якщо вона розбивається.

Нагадаємо, що за загальним правилом, всі працівники мають право на щорічну основну оплачувану відпустку тривалістю 28 календарних днів (ст. 115 ТК РФ). Але, наприклад, щорічна основна оплачувана відпустка неповнолітніх працівників становить
31 календарний день (ст. 267 ТК України). Крім того, окремим категоріям працівників мають надаватися додаткові відпустки. Зокрема, особам, зайнятим на шкідливих чи небезпечних роботах, а також тим, хто працює в режимі з ненормованим робочим днем
або ж працює в "північних" компаніях (ст. 116-119, 321 ТК РФ).

У графіку відпусток враховуються всі дні відпустки – як основної, так і додаткової.
Якщо працівник має невикористані дні відпустки за минулі періоди, їх також потрібно включити до графіка.

При цьому навіть якщо на календарний рік, на який складається графік, потрапляють два робочі роки працівника, розраховувати кількість днів відпустки пропорційно місяцям робочих років не потрібно. За загальним правилом відпустка надається у повному обсязі незалежно від стажу. Пропорція розраховується лише у двох випадках:

при звільненні працівника;
при наданні додаткової відпустки для осіб, зайнятих на шкідливих чи небезпечних роботах.

У повному обсязі «шкідлива» відпустка надається лише за «шкідливого» стажу не менше
11 місяців (ст. 121 ТК РФ; п. 8 Інструкції, затв. Постановою Держкомпраці СРСР, ВЦРПС
від 21.11.1975 № 273/П-20). В інших випадках він надається пропорційно до відпрацьованого у шкідливих умовах часу (лист Роструда від 18.03.2008 № 657-6-0).

Тому у графіці відпусток слід зазначити загальну кількість днів відпустки, на які працівник має право за свій черговий робочий рік.

У графі 6 зазначається дата початку відпустки.

Зверніть увагу

При обчисленні загальної тривалості щорічної оплачуваної відпустки додаткові оплачувані відпустки підсумовуються з основною.

Після того, як графік складено (заповнені графи 1–6), він передається на затвердження керівнику організації (ІП). Потім із затвердженим графіком під підпис потрібно ознайомити працівників. Для цього можна заздалегідь передбачити у графіку додаткову графу або завести окрему відомість.

Графи 7–10 графіку заповнюються вже протягом року, на який він складений, у міру надання відпусток.

У графі 7 зазначається дата, з якої працівник фактично пішов у відпустку.

У графі 8 відображається підстава перенесення відпустки, тобто реквізити відповідного наказу. У графі 9 – дата передбачуваної (перенесеної) відпустки у поточному чи наступному році.

Графа 10 призначена для приміток фахівця, який слідкує за дотриманням графіка відпусток. Вона може містити будь-яку ознайомлювальну інформацію, наприклад, причину перенесення відпустки, відмітку про відкликання з неї або відомості, за який робочий рік надано відпустку.

Так, перший робочий рік кожного працівника бере відлік із першого дня його роботи. Залежно від того, чи є у працівника періоди, що виключаються з відпускного стажу, наступний робочий рік може починатися в ту ж дату або пізніше. Але у будь-якому випадку у кожного співробітника свій робочий рік, який, як правило, не збігається з календарним роком. Тому може вийти, що за графіком протягом одного календарного року працівнику буде надано відпустки за два робочі роки. Відмітку про це варто зробити у графі 10.

ПРИКЛАД 1. «НАСЛУВАННЯ» ВІДПУСТКІВ ЗА ДВА РОБОЧИХ РОКУ

Працівника прийнято до штату 8 липня 2016 року. Перший робочий рік для нього – 8 липня 2016 – 7 липня 2017 року. Другий – 8 липня 2017 року – 7 липня 2018 року. Відпустку за перший робочий рік йому може бути надано, наприклад, у червні 2017 року, за другий – у листопаді 2017 року. Тобто у 2017 році буде надано відпустку за два робочі роки.

Інша ситуація – коли до графіка не потрапляє жодна відпустка. Тоді у графі 10 варто відзначити, що відпустка за робочий рік, що припадає на 2017 рік, була повністю використана минулого року.

ПРИКЛАД 2. СПІВРОБІТНИК НА «НУЛЬОВОМУ» ВІДРІЗКУ

Працівника прийнято до штату 8 грудня 2015 року. Перший робочий рік для нього – 8 грудня 2015 – 7 грудня 2016 року. Другий – 8 грудня 2016 року – 7 грудня 2017 року.
Відпустку за перший робочий рік йому було надано у червні 2016 року, а відпустку за другий робочий рік – у грудні 2016 року. У підсумку у графіку на 2017 рік відпустки працівника передбачено не буде.

Як надати відпустку за графіком

Щоб надати працівникові відпустку згідно з графіком відпусток:

Не пізніш як за два тижні до початку відпустки вручіть йому під підпис повідомлення про початок відпустки (ст. 123 ТК РФ). Використовувати можна як окремі повідомлення, ознайомчі листи та відомості, так і знову ж таки сам графік відпусток, заздалегідь додавши до нього дві додаткові графи для підпису та дати повідомлення про відпустку.
(лист Роструда від 30.07.2014 № 1693-6-1).
Оформіть наказ про надання відпустки працівникові (форма № Т-6).
У табелі обліку робочого часу (форма № Т-12 або № Т-13) позначте дні:

щорічної основної оплачуваної відпустки – літерним кодом «ВІД» або цифровим кодом «09»;
щорічної додаткової оплачуваної відпустки – літерним кодом «ОД»
або цифровим кодом "10".

Зробіть відмітку про відпустку у розділі VIII особистої картки працівника (форма № Т-2).

Як надати відпустку не за графіком

Надавати працівникові відпустку за графіком роботодавець не зобов'язаний, якщо, звичайно, мова
не йдеться про пільгову категорію працівників та випадки, прямо встановлені законодавством. Але за бажання піти назустріч працівникові можна.

У будь-якому випадку для надання відпустки не за графіком потрібна заява працівника про нові дати відпустки та наказ роботодавця про перенесення відпустки. Вносити зміни до графіка відпусток не треба. Їм передбачено спеціальні графи для відображення таких відомостей.

Аналогічним чином надається відпустка тим працівникам, які були прийняті до штату після затвердження графіка відпусток і не включені до нього. При цьому графік відпусток дані про таких працівників не вносяться.

Експерт з бухгалтерського обліку та оподаткуванняОксана Доброва

17 грудня - останній день затвердження графіка відпусток, адже він має бути підписаний керівником організації не пізніше ніж за два тижні до настання календарного року (ст. 123 ТК РФ). Залишилося зовсім небагато часу, щоб встигнути грамотно його скласти.

Організуємо роботу зі складання графіка

У графіці відображаються відомості про розподіл щорічних оплачуваних відпусток працівників організації на календарний рік по місяцях. Розробка графіка відпусток займає у кадрової служби багато часу. Організувати роботу зі збирання та обробки необхідних даних можна по-різному. Комусь зручно доручити це окремому фахівцю з кадрів, який буде зайнятий графіком від і до. Іншим зручніше розподілити обов'язки: закріпити за кожним співробітником відділу кадрів за одним чи кілька структурних підрозділів.

Складання графіка – справа відповідальна, у ньому треба врахувати багато: і побажання працівників про дати відпустки, і потреби виробничого процесу, і норми трудового законодавства. Порядок розробки графіка, умови та правила надання відпусток доцільно відобразити у локальних нормативних актах організації (правилах внутрішнього трудового розпорядку чи колективному договорі). В інструкції з кадрового діловодства можна описати процедуру заповнення графіка відпусток як на етапі його створення, так і в процесі ведення протягом року. Якщо в локальних нормативних актах організації порядок розроблення графіка відпусток не прописаний, розпочати його підготовку варто з видання наказу, в якому слід зазначити:

на кого покладено обов'язок щодо підготовки графіка відпусток (графік підписує керівник кадрової служби, але роботи з підготовки може вести спеціаліст з кадрів);
у який термін працівники мають надати свої побажання щодо відпусток;
термін, до якого керівники структурних підрозділів мають узгодити побажання працівників із виробничими планами відділів;
термін, якого проект графіка необхідно подати на затвердження керівнику.

Графік відпусток повинен враховувати особливості виробничого процесу організації, забезпечувати його безперервність та взаємозамінність працівників. Трудовий кодекс дає при цьому всі можливості, адже черговість надання відпусток визначає роботодавець (ст. 123 ТК РФ). Щоб уникнути суперечок та розбіжностей із працівниками, порядок визначення черговості відпусток слід прописати у локальному нормативному акті (ПВТР чи колективному договорі). Так, наприклад, у ньому варто передбачити, що керівники структурних підрозділів не повинні бути у відпустці одночасно зі своїми заступниками. В якихось організаціях може бути встановлено, що щорічна відпустка надається працівникам лише у певні місяці (наприклад, в освітній установі надання відпустки в осінньо-зимово-весняний період негативно вплине на процес навчання). Можлива ситуація, коли роботодавцю вигідно відправити у відпустку велику групу працівників одночасно (наприклад, виробник віконних конструкцій через низький попит на продукцію може запланувати відпустку всіх співробітників виробничого відділу на період з 12 січня по 8 лютого). Більшість організацій оптимальним варіантом є рівномірне розподіл відпусток працівників протягом року.

Проект графіка відпусток готує кадрова служба організації. Найзручніше робити це, використовуючи видозмінений бланк графіка відпусток (Додаток 1). Насамперед, необхідно проаналізувати «відпускні історії» та визначити на яку кількість днів відпустки наступного року вправі розраховувати кожен співробітник, чи є працівники пільгових категорій, які мають переваги при встановленні черговості відпусток. Після цього дані щодо співробітників передають керівникам структурних підрозділів, які мають з'ясувати побажання працівників щодо часу догляду у відпустку та поділ відпустки на частини, а також погодити ці побажання з планами підрозділу на рік, встановивши оптимальну черговість відпусток. На основі проектів структурних підрозділів кадрова служба готує зведений графік відпусток організації та передає його на затвердження керівнику.

До речі!Щоб безпомилково скласти графік відпусток, скористайтесь онлайн-сервісом «Моя Справа». Також сервіс допоможе вам автоматично проводити розрахунок авансів, зарплат, допомог, компенсацій з урахуванням усіх вимог законодавства. Здійснюючи покрокові дії, ви не припуститеся помилок і вам не доведеться платити штрафи. Звітність формується поетапно на основі ваших даних та контролюється на кожному кроці. Складену звітність можна здати через інтернет. Без спеціальних знань та навичок ви зможете вести навіть найскладніший кадровий облік. Шаблони документів містять підказки щодо заповнення, ключові бланки формуються автоматично. В особистому кабінеті ви знайдете всі необхідні інструкції та підказки. Отримати безкоштовний доступ до сервісу ви можете прямо за посиланням.

Що включити до графіка

У графік відпусток потрібно включити:

щорічна основна оплачувана відпустка;
щорічна додаткова оплачувана відпустка;
відпустка, яка не була використана працівником протягом поточного року і була перенесена на наступний рік.

Тривалість щорічної основної оплачуваної відпустки, зазвичай, становить 28 календарних днів (ст. 115 ТК РФ). Для деяких категорій працівників законодавство передбачає відпустки більшої тривалості – подовжену основну відпустку. До таких категорій відносяться зокрема:

працівники віком до 18 років. Вони мають право на відпустку тривалістю 31 календарний день (ст. 267 ТК РФ);
інвалідів. Їм встановлюють відпустку тривалістю щонайменше 30 календарних днів (ст. 23 Федерального закону від 24.11.1995 № 181-ФЗ «Про соціальний захист інвалідів у Російській Федерації»);
педагогічні робітники. Тривалість їх відпустки залежить від посади та виду освітньої установи і становить від 42 до 56 календарних днів (ст. 334 ТК РФ; Постанова Уряду РФ від 01.10.2002 № 724 «Про тривалість щорічної основної оплачуваної відпустки, що надається педагогічним працівникам»);
державні цивільні службовці мають право на відпустку від 30 до 35 календарних днів залежно від посади (ст. 46 Федерального закону від 27.07.2004 № 79-ФЗ «Про державну службу Російської Федерації»).

Крім основного, деяким співробітникам можуть надаватися щорічні додаткові оплачувані відпустки (ст. 116 ТК РФ). Такі відпустки надаються працівникам:

зайнятим на роботах із шкідливими та (або) небезпечними умовами праці;
які мають особливий характер роботи;
з ненормованим робочим днем;
працюючим у районах Крайньої Півночі та прирівняних до них місцевостях;
в інших випадках, передбачених ТК РФ та іншими федеральними законами.

Окрім відпусток, передбачених законодавчими актами, роботодавці з урахуванням своїх виробничих та фінансових можливостей можуть самостійно встановлювати додаткові відпустки для працівників, затвердивши порядок їх надання у колективному договорі або іншому локальному нормативному акті, які приймаються з огляду на думку виборного органу первинної профспілкової організації (ч. 2 ст. 116 ТК РФ).

При обчисленні загальної тривалості щорічної оплачуваної відпустки додаткові відпустки підсумовуються з основним (ст. 120 ТК РФ).

приклад.Громадянський службовець Тропінін В.В. має право на:

подовжену відпустку (30 календарних днів);
додаткова відпустка за вислугу років (8 календарних днів);
додаткова відпустка за ненормований робочий день (3 календарні дні);
додаткова відпустка за роботу у шкідливих умовах праці (7 календарних днів).

Отже, у графіку потрібно запланувати відпустку тривалістю 48 календарних днів (повністю чи, за згодою з працівником, розділивши відпустку частини).

При складанні графіка потрібно перевірити, чи є в організації працівники, які мають право на надання щорічної оплачуваної відпустки у зручний для них час – їхню відпустку планують у графіку насамперед. До таких працівників належать зокрема:

неповнолітні віком до 18 років (ст. 267 ТК РФ);
сумісники (відпустка надається одночасно з відпусткою з основної роботи) (ст. 286 ТК РФ);
працівники, подружжя яких є військовослужбовцями (відпустка надається одночасно з відпусткою чоловіка) (п. 11 ст. 11 Федерального закону від 27.05.1998 № 76-ФЗ «Про статус військовослужбовців»);
жінки перед відпусткою у зв'язку з вагітністю та пологами або безпосередньо після неї, а також після закінчення відпустки по догляду за дитиною (ст. 260 ТК РФ);
працівники, дружини яких перебувають у відпустці у зв'язку з вагітністю та пологами (ст. 123 ТК РФ).

Однак варто пам'ятати, що навіть у тому випадку, якщо відпустка була запланована у графіку відпусток суворо відповідно до побажань працівника, що належить до вищевказаної категорії, він має право у будь-який момент року змінити своє рішення та написати роботодавцю заяву з проханням надати відпустку з іншої дати. . Відмовити у перенесенні відпустки такому працівникові не можна.

Графік відпусток – зведений документ. І хоча він складається на календарний рік (у даному випадку на 2015 рік), запланований період відпустки кожного працівника належить до його індивідуального робочого року.

приклад.Секретарь Петрова І.В. прийнято на роботу 19 червня 2014 року. У графіку відпусток має бути запланована її відпустка за період з 19.06.2014 до 18.06.2015. Відпустка за наступний робочий рік (з 19.06.2015 по 18.06.2016) може надаватись у будь-який час робочого року (ст. 122 ТК РФ). Його можна запланувати:

у графіку відпусток на 2015 рік (після 19.06.2015);
частину відпустки за згодою з працівником можна включити до графіка на 2015 рік (після 19.06.2015), а частину залишити на 2016 рік;
у графіку відпусток на 2016 рік (до 18.06.2016).

Як бачимо, відпустка працівнику може бути запланована як повністю, так і частинами. При розподілі відпустки на частини необхідно дотриматися вимоги статті 125 ТК РФ. По-перше, хоча одна частина відпустки повинна бути не менше 14 календарних днів. Ця вимога обумовлена медичними причинами: щоб відновитися після трудових звершень, людині необхідний повноцінний тривалий відпочинок. По-друге, поділ відпустки на частини можливий лише при досягненні угоди між працівником та роботодавцем. Якщо одна із сторін трудових відносин проти цього, то дробити відпустку не можна. Згода роботодавця на поділ відпусток підтверджує підпис керівника у графіку (або у наказі на відпустку, якщо відпустка надається не за графіком). У якому документі має бути відображена згода працівника – законодавством не встановлено. Насправді організації використовують із отримання підтвердження згоди працівника різні методы:

Спосіб 1. До затвердження графіка відпусток працівник пише заяву з проханням про поділ відпустки на частини, вказує дати початку та тривалість частин відпустки, а роботодавець ставить резолюцію «Дозволити. Підпис. Дата». Хороший спосіб, якщо ініціатива поділу відпустки походить від працівника. Інакше йдеться про примус, що є неприпустимим.

Спосіб 2. Розробляючи графік відпусток, роботодавець направляє працівникові пропозицію розділити відпустку на частини, вказує дати частин відпустки та їх тривалість, а працівник ставить позначку «Ознайомлений та згодний. Підпис. Розшифровка підпису. Дата». Цей варіант кращий, коли ініціатива про поділ відпустки походить від роботодавця, і повністю відповідає духу закону: є пропозиція, є відповідь на нього, угода сторін є. На жаль, цей спосіб найзатратніший за часом.

Спосіб 3. Форма графіка відпусток доповнюється стовпцем «Ознайомлений та згоден. Підпис. Розшифровка підпису". Передбачається, що одним своїм підписом працівник погоджується і з датами початку відпустки, і з самим фактом поділу відпустки на частини. Це досить поширений спосіб, що вимагає мінімальних витрат часу. Однак він не зовсім коректний. Уявіть: десять працівників відділу розписалися в стовпці, а один категорично відмовляється не хоче ділити відпустку на частини. Ви не маєте права його змусити. Що робити? Складати новий графік? Наново збирати підписи працівників? Тим більше що графік уже затверджено керівником (адже знайомлять із документом, що набрав чинності). Та й як можна затверджувати документ, якщо не виконано вимоги законодавства щодо досягнення угоди між працівником та роботодавцем?

Деякі організації прописують у Правилах внутрішнього трудового розпорядку пункти про те, що відпустка працівникам надається двічі на рік тривалістю 14 календарних днів. Передбачається, що підпис працівника про ознайомлення з ПВТР та є його згодою на поділ відпустки на частини. Проте це погіршує становище працівника проти трудовим законодавством, отже, неспроможна застосовуватися відповідно до статті 8 ТК РФ. Не забувайте, що ПВТР – це документ, що містить правила, встановлені роботодавцем, який виражає його волю, а зовсім не угоду між сторонами трудових відносин. Те, що він приймається з огляду на думку представницького органу працівників, ситуацію не змінює, адже, наприклад, накази про звільнення, видані з урахуванням думки профспілки, як і раніше, залишаються розпорядчими документами роботодавця, а не стають угодами про розірвання трудового договору.

Запитання.Савельєв А.В. прийнято на роботу 12.12.2014. Чи потрібно включати його до графіка відпусток на 2015 рік?

Відповідь. Право працівника на оплачувану відпустку виникає через 6 місяців безперервної роботи у створенні (ст. 122 ТК РФ). За згодою сторін роботодавець може надати щорічну відпустку і до закінчення цього терміну. Деяким категоріям працівників роботодавець зобов'язаний за їх заявою надавати щорічну відпустку незалежно від стажу роботи в організації (неповнолітнім, сумісникам та ін.). У цьому випадку право на відпустку виникне у працівника з 12.06.2015. У графіку відпусток на 2015 рік потрібно запланувати його відпустку після зазначеної дати. Відпустка може бути запланована повністю (28 календарних днів) або за угодою з працівником поділена на частини (наприклад, 14 календарних днів може бути запланована у 2015 році, а дні, що залишилися, у 2016 році).

Запитання.Як запланувати відпустку сумісника?

Відповідь. Буває непросто запланувати відпустку сумісника, адже точна дата його відпустки за основним місцем роботи відома не завжди (наприклад, якщо розробка графіків відпусток ведеться в організаціях паралельно або на основній роботі формально підходять до питання відпусток). Трудовий кодекс у разі категоричний: відпустку необхідно надати одночасно з відпусткою по основний роботі (ст. 286 ТК РФ). Заплануйте у графіку початок відпустки зі слів працівника, але будьте готові до того, що його, ймовірно, доведеться переносити, і врахуйте це при плануванні відпусток інших працівників того ж підрозділу.

Запитання.Чи обов'язково включати до графіка відпусток жінок, які перебувають у відпустці для догляду за дитиною?

Відповідь. Багато організацій включають до графіка відпусток усіх працівників, у тому числі жінок, які перебувають у відпустці по догляду за дитиною. Законом це не заборонено, але не обов'язково. По суті неможливо реально запланувати їх відпустки, адже вони можуть перервати свою відпустку по догляду в будь-який момент, крім того, невідомо коли вони захочуть використовувати щорічну відпустку. У разі виходу такої жінки працювати зручніше надати їй відпустку за заявою.

Запитання.Як вчинити з невикористаними відпустками? Наприклад, інженер-технолог Петров В.Г. не ходив у відпустку вже два роки. Чи можна включити ці відпустки до графіка? І чи правда, що не використана протягом двох років відпустка «згорає»?

Відповідь. Не використані раніше відпустки можна включити до графіка відпусток або надати їх за згодою з працівником за його заявою (лист Роструда від 01.03.2007 № 473-6-0). Включення до графіка зручніше, оскільки дозволяє наочно оцінити, скільки таких відпусток накопичилося в організації. Відпустка має надаватися працівникові щорічно (ст. 122 ТК РФ), у виняткових випадках перенесення відпустки на наступний робочий рік він повинен бути використаний не пізніше 12 місяців після закінчення того робочого року, за який надається (ч. 3 ст. 124 ТК РФ). Наприклад, якщо працівник був прийнятий 01.02.2014, відпустка йому має бути надана (а працівник має її використати) не пізніше 31.01.2016. Забороняється ненадання щорічної оплачуваної відпустки протягом двох років поспіль, а працівники віком до 18 років та працівники, зайняті на роботах зі шкідливими та (або) небезпечними умовами праці повинні використовувати відпустку щорічно (ч. 4 ст. 124 ТК РФ). Звичайно, якщо відпустка з якихось причин не була надана, вона зовсім не «згорить», працівник збереже на неї право, але роботодавець у цьому випадку може бути покараний під час перевірки ГІТ або в судовому порядку.

Після того як графік відпусток затверджено, він стає обов'язковим для виконання (ч. 2 ст. 123 ТК РФ). Це означає, що роботодавець зобов'язаний надати працівникові відпустку у строк, зазначений у графіку, а працівник зобов'язаний цю відпустку використати. Будь-які відхилення від графіка мають бути оформлені відповідним організаційно-розпорядчим документом та відміткою у графіку. Працівників, прийнятих на роботу після затвердження графіка, можна включати до графіка відпусток на підставі наказу або надавати таким працівникам відпустку за заявою.

Оформлюємо документ

Форму графіка відпусток організація може розробити самостійно, при цьому необхідно дотримуватись вимог статті 9 Федерального закону від 06.12.2011 № 402-ФЗ «Про бухгалтерський облік». Ця стаття містить список обов'язкових реквізитів первинного облікового документа. При розробці своєї форми графіка за основу доцільно взяти уніфіковану форму № Т-7, затверджену Постановою Держкомстату Росії від 05.01.2004 № 1, у разі потреби вилучивши з неї непотрібну інформацію та доповнивши необхідними графами. Наприклад, можна видалити з форми графіка відпусток коди по ОКУД, по ОКПО та реквізит обліку думки профспілкового органу (за його відсутності). Доповнити графік можна візою узгодження документа з юридичною службою чи іншими структурними підрозділами організації. У листі Роструда від 30.07.2014 № 1693-6-1 йдеться про допустимість доповнення форми № Т-7 графами 11, 12. В одній із них працівник зможе розписатися в тому, що дата початку відпустки йому відома, а в іншій – вказати дату сповіщення про початок відпустки (зразок заповнення такої форми наведено у Додатку 2). Розроблену форму має затвердити керівник організації за поданням бухгалтера (п. 4 ст. 9 Федерального закону від 06.12.2011 № 402-ФЗ «Про бухгалтерський облік»).

На етапі складання графіка кадровий працівник заповнює графи 1–6. Найменування організації, структурних підрозділів, посад, прізвищ, імен та по батькові працівників зазначаються без скорочень. У графі 5 відображають тривалість відпустки у календарних днях. Якщо відпустка надається частинами, інформація про кожну частину відпустки оформляється окремим рядком. У графі 6 ставлять дату початку відпустки. У деяких організаціях прийнято вказувати не дату початку відпустки, а весь період, наприклад, 01.04.2015–28.04.2015. Це не є порушенням.

Графік відпусток підписує керівник кадрової служби, а затверджує керівник організації. За наявності профспілки необхідно врахувати вмотивовану думку виборного профспілкового органу (ч. 1 ст. 123 ТК РФ). Порядок урахування думки виборного органу працівників встановлено у статті 372 ТК РФ.

Трудовий кодекс безпосередньо не зобов'язує роботодавця знайомити працівників із графіком відпусток. Думки експертів із цього питання розходяться. Частина експертів вважає графік відпусток локальним нормативним актом, а отже ознайомити з ним співробітників необхідно. Інші вважають, що локальний нормативний акт встановлює норми загального характеру для невизначеного кола осіб, а графік відпусток ми вказуємо прізвища конкретних працівників, отже, графік не можна відносити до локальних нормативних актів і знайомити з нею працівників необов'язково. На практиці більшість організацій все ж таки збирають підписи працівників, адже в цьому є практичний зміст: ознайомлення із затвердженим графіком дає працівникові можливість дізнатися, чи була врахована його думка про дату відпустки і, якщо це не так, спланувати відпочинок інакше. Ознайомити працівників можна по-різному: включивши до графіка додаткову графу, зібравши підписи в окремому аркуші ознайомлення або розмістивши графік на інформаційному стенді організації.

Графи 7-10 заповнюють від руки протягом року у міру надання відпусток. У разі надання відпустки за графіком у графі 8 вказують найменування та дату наказу, на підставі якого переноситься відпустка. У деяких організаціях прийнято вказувати як підставу перенесення відпустки з ініціативи працівника його заяву. Це не так, для внесення змін до затвердженого графіка необхідний розпорядчий документ, тобто наказ. У графі 9 вказують дату передбачуваної відпустки (поточного року чи наступного). Графу 7 заповнюють у міру фактичного використання відпусток працівниками (адже у різних ситуаціях відпустки можуть надаватися раніше за графік, за графіком або пізніше встановленого графіком строку).

Графа 10 «Примітка» може містити будь-яку інформацію, головне, щоб вона була зрозуміла кадровому працівникові. Тут, зокрема, можна вказувати причину перенесення відпустки (наприклад, за заявою працівника; ч. 2 ст. 125 ТК РФ - відкликання з відпустки; ч. 3 ст. 124 ТК РФ - якщо відпустка не надано, тому що це несприятливо позначиться на нормальному ході роботи організації).

Оригінал графіка відпусток зберігається, як правило, у кадровій службі. Копія графіка може знадобитися бухгалтерії або фінансовій службі для потреб бухгалтерського або управлінського обліку (щоб оцінити, скільки коштів необхідно зарезервувати для виплати відпускних у різні періоди року). Для інших структурних підрозділів організації можна підготувати виписки з графіка – так їм зручніше організовуватиме свою діяльність протягом року.

Строк зберігання графіка відпусток становить один рік (п. 693 «Переліку типових управлінських архівних документів, що утворюються в процесі діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування та організацій, із зазначенням термінів зберігання», затв. наказом Мінкультури Росії від 25.08.2010 № 558). Цей термін обчислюється з 1 січня року, наступного за роком закінчення його діловодства, тобто графік відпусток на 2015 рік слід зберігати до 31.12.2016.

Усі трудящі люди мають право на оплачувану щорічну відпустку. Але щоб усі працівники одночасно не пішли у відпустки, потрібно спланувати відпочинок персоналу.

Дорогі читачі! Стаття розповідає про типові способи вирішення юридичних питань, але кожен випадок індивідуальний. Якщо ви хочете дізнатися, як вирішити саме Вашу проблему- звертайтесь до консультанта:

ЗАЯВКИ І ДЗВІНКИ ПРИЙМАЮТЬСЯ ЦІЛОДОБОВО І БЕЗ ВИХІДНИХ ДНІВ.

Це швидко і БЕЗКОШТОВНО!

Як у 2019 році оформити правильний відпускний графік? До закінчення поточного року у визначений термін необхідно оформити та затвердити відпускний графік на наступний рік.

У разі відсутності цього документа трудова інспекція може накласти на роботодавця адміністративне стягнення. Як відпускний графік складається правильно у 2019 році?

Загальні аспекти

По ст.123 ТК РФ наявність відпускного графіка необхідно як роботодавців, так працівників.

Багато організацій не складають відпускні графіки, надаючи співробітникам брати відпустку за погодженням з керівництвом.

Але у такій ситуації порушуються права працівників. Становиться неможливим планування відпочинку та його завчасна організація.

У деяких випадках отримати відпустку стає дуже важко, особливо якщо піти на відпочинок захоче відразу більшість.

Однією з таких виступає дотримання роботодавцем встановленого порядку надання відпусток.

За відсутності затвердженого графіка трудові інспектори мають право оштрафувати винну особу.

Що це таке

Графік відпусток – це спеціальний розклад щорічних чергових відпусток, які надаються із збереженням заробітної плати та в обов'язковому порядку.

Завдяки цьому забезпечується гарантоване перебування на робочому місці необхідної кількості персоналу на період, коли частина працівників відпочиває.

Як оформити графік відпусток правильно? Для складання розкладу відпочинку передбачені деякі правила, які повинні обов'язково дотримуватися.

Так графік має затверджуватись один раз на рік. Протягом року його можна змінювати, але існують певні обмеження.

Так коригування вносяться лише за рядками, якщо це зумовлено поточною необхідністю та підтверджено відповідним .

Наказ має узгоджуватися з адміністрацією організації та профспілкою, за наявності її.

При складанні графіка відпусток необхідно враховувати побажання співробітників, обумовлюючи терміни, що затверджуються. У цьому обов'язково враховуються особливості робочого процесу.

Графік щодо відпусток відноситься до документів, які насамперед перевіряються співробітниками Рострудінспекції.

За відсутності документа організації загрожує адміністративне покарання відповідно до .

За загальноприйнятими правилами під час створення графіка роботодавцем має враховуватися побажання працівника, хоча неухильним це є.

Плануючи відпустки, роботодавцю слід визначити, які відпустки відображати у графіку, а які ні. Також встановлюється, скільки відпускних днів належить тому чи іншому працівникові.

Якщо продовжує використовуватися уніфікована документація, то графік відпусток створюється формою Т-7. У цьому співробітників всіх структурних складається єдина загальна форма.

У п'ятій графі форми відображається тривалість щорічної відпустки у календарних днях. Шоста графа містить відомості про дату початку періоду відпуску.

Дату завершення відпустки у графіку відображати небажано, оскільки період відпустки може подовжитися за рахунок лікарняного або включення святкових днів.

Поширеною є практика вказівки у графіку лише за певний місяць, без відображення конкретного числа. Чи не можна відображати дату початку відпустки?

Правомірність таких дій засвідчена Верховним Судом.

При цьому дата узгоджується із співробітником. Але все ж таки відсутність точної дати загрожує складнощами щодо завчасного сповіщення співробітника.

Працівника має бути повідомлено про початок відпустки мінімум за два тижні, а про видання належного наказу за три дні.

До якого числа потрібно сформувати

Коли має бути складено відпускний графік? За затвердженням відпускного графіка необхідно не менше ніж за два тижні до наступного календарного року.

Причому графік має бути повністю узгоджений. Так, на 2019 рік відпускний графік затверджується не пізніше 17.12.2016.

Зі складеним і затвердженим графіком знайомляться всі співробітники організації. Роботодавець має право самостійно вибрати порядок ознайомлення.

Відео: знаходимо відповідь. Особливості складання графіка відпусток

Наприклад, кожного співробітника можна попросити проставити свій підпис проти дати затвердженої відпустки.

Також можна до графіка додати ознайомлювальний лист, у якому кожен працівник вкаже дату ознайомлення та поставить свій підпис.

Якщо відпустка розділена на частини

Не завжди встановлена відпустка використовується повністю. Це може зумовлюватися як бажанням працівника, і виробничої необхідністю.

І тут допустимо ділити відпустку частини (). Закріплюється така домовленість у різний спосіб.

Співробітник може подати заяву про поділ відпустки, а керівник завізує її візою «згоден». Також може укладатися угода про поділ відпустки.

З досягнутого узгодження коригується графік відпусток. Коли відпустка поділяється на частини, то у графіку одного співробітника заповнюється кілька рядків.

Вони відображається початок і тривалість кожної відпускної частини. На особливу увагу заслуговує відпустка зовнішніх.

Для них відпустку планують нарівні зі штатними співробітниками. Попередньо у сумісника запитується дата його відпочинку за основним місцем працевлаштування.

Незалежно від зазначених у графіку дат сумісник зобов'язаний отримати відпустку в той же час, що й відпустка за основним місцем роботи ().

Зразок документа

Що саме потрібно відобразити у відпускному графіку? Зміст буде приблизно таким:

список усіх працівників, з якими підписано трудовий договір;
кількість відпускних днів кожному за працівника;
передбачувана дата початку відпускного періоду;
можливість поділу відпустки на частини.

У затвердженому графіку протягом року відображаються такі зміни:

Поширені запитання

Серед питань, що часто виникають, присутні такі як видозміна графіка при перенесенні відпустки, прийомі нових співробітників, внаслідок виробничої необхідності.

Так, при перенесенні відпускної дати змінювати відпускний графік не треба. Достатньо внести додаткову інформацію до граф для приміток.

При працевлаштуванні нових співробітників до затвердженого наказу створюється програма.

У ньому на підставі заяви від працівника та належного наказу затверджується відпускний графік для нового працівника.

При перенесенні відпустки за виробничою потребою від працівника необхідно отримати згоду та пересунути відпустку наказом керівника із внесенням корективів до чинного графіка.

Можливості 1С

Скласти відпускний графік можна на комп'ютері за допомогою спеціального програмного забезпечення. Наприклад, за допомогою використання програми 1С «Зарплата та управління».

У цій програмі передбачено документ «Графік відпусток». Розташований він у закладці "Кадри".

Процес формування буде таким:

Відкрити журнал «Графік відпусток організації»	І кнопкою "Додати" сформувати новий документ
У документі вказати дату	І вибрати організацію
Кнопкою «Заповнити» сформувати табличну частину	Тут можна використовувати два варіанти - "За управлінським графіком відпусток", за наявності такого або за "Списком співробітників"
При виборі працівників	Їхні дані автоматично підставляються в таблицю, дати відпусток вказуються вручну
Заповнений документ можна надрукувати шляхом створення друкарської форми Т-7	Або створення діаграми, що полегшує процес аналізу відпускних періодів штатного персоналу

Можна у 1С сформувати і наказ на відпустку. Для цього в закладці "Кадровий облік" вибирається документ "Відпустки". Потім додається новий документ до журналу «Відпустки організацій».

За допомогою кнопки "Заповнити" вибирається "Заповнити за графіком відпусток". При цьому настроюється період, за який заповнюється документ.

У табличну частину документа відомості вносяться виходячи з складеного рані відпускного графіка. Залишиться лише роздрукувати документ та завірити підписом керівника.

Чи треба малим організаціям

У невеликих організаціях практикується попереднє опитування працівників про бажаний час відпустки.

Однак, щоб уникнути розбіжностей, не слід обмежуватися усною бесідою, бажано отримати від кожного працівника письмову згоду з датою затвердженої відпустки.

При цьому нерідко графік не складається, і співробітники йдуть у відпустку за згодою з керівництвом.

Але якою б невеликою організація не була, відсутність відпускного графіка стає порушенням трудового законодавства.

Правила щодо наявності відпускного графіка не залежать від величини підприємства та чисельності його штату.

Як скласти на 14 днів

Відпустка може поділятися на частини. Діляється відпустка за погодженням сторін. Кількість частин відпустки законодавцем не обмежується.

Але при цьому існує затверджена норма, що при розподілі періоду відпусток хоча б одна з його частин повинна становити чотирнадцять днів.

Таким чином, якщо сторони не проти поділити відпустку, то у графіку вказуються окремо дати початку та завершення кожної відпустки.

При цьому одна частина обов'язково дорівнює чотирнадцяти дням, а частина, що залишилася, ділиться на стільки частин, скільки вирішать сторони.

Важливо, що роботодавець немає права поділити відпустку в односторонньому порядку. Незалежно від тривалості відпускної частини, у ній не враховуються вихідні дні.

Графік відпусток– це локальний нормативний акт, який визначає порядок надання відпусток.

Графік відпусток затверджується керівником підприємства.

У графіку відпусток зазначаються відомості про час надання оплачуваних відпусток працівникам усіх відділів організації на наступний календарний рік із розбивкою по місяцях.

Графік відпусток обов'язковий як роботодавця, так працівника (год. 2 ст. 123 ТК РФ).

Графік відпусток дає право працівникам на щорічний відпочинок та допомагає роботодавцю:

заздалегідь оформити відпустку та своєчасно виплатити у повному обсязі, що видаються у строк не менше ніж за три дні до початку відпустки відповідно до ч. 9 ст. 136 ТК РФ;

у разі необхідності знайти відповідну заміну працівникові, що йде у відпустку;

стежити за своєчасністю надання працівникам відпусток та не допускати накопичення невикористаних днів відпустки.

Якщо працівник має невикористані щорічні відпустки за попередні періоди роботи, то за працівником зберігається право використовувати ці відпустки.

Такі відпустки наймачеві треба включити до графіка відпусток на черговий календарний рік або надати їх за згодою з працівником.

Затверджений графік відпусток доводиться до відома всіх працівників під розпис.

Крім цього роботодавець повинен сповістити кожного працівника про час початку його відпустки в строк не пізніше ніж за два тижні (ч. 3 ст. 123 ТК РФ).

Порядок складання та затвердження графіка відпусток

Графік відпусток складається за уніфікованою формою N Т-7 (утв. Постановою Держкомстату РФ від 05.01.2004 N 1).

Графік відпусток може бути затверджено вчасно пізніше, як два тижні настання календарного року (год. 1 ст. 123 ТК РФ).

Як правило, роботодавець отримує від працівників необхідну інформацію про плановані дати відпусток.

З урахуванням отриманих відомостей від працівників складається графік відпусток.

Графік відпусток підписується керівником кадрової служби та затверджується керівником організації або уповноваженою на те особою підписом на графіку відпусток.

Крім основних щорічних оплачуваних відпусток у графіці також зазначаються додаткові відпустки та відпустки, які не були використані працівниками протягом поточного року та тому були перенесені на наступний рік.

Якщо протягом календарного року в організацію прийнято нового співробітника, то такого співробітника також потрібно включити до графіка відпусток на поточний або наступний календарний рік. Це можна зробити шляхом оформлення доповнення до форми № Т-7.

При цьому відпустки, в які працівники йдуть без збереження заробітної плати, у графіку відпусток не вказуються, оскільки форма N Т-7 застосовується для відображення відомостей про час розподілу лише щорічних оплачуваних відпусток працівників усіх структурних підрозділів організації на календарний рік із розбивкою за місяцями.

У графіку можуть також вказуватися відпустки зовнішніх сумісників.

Для цього роботодавцю необхідно отримати від зовнішнього сумісника інформацію про дати відпустки за основним місцем роботи.

Графік відпусток оформляється в такий спосіб.

графа 1 – тут має бути зазначено найменування структурного підрозділу.

графа 2 – тут має бути зазначена посада (спеціальність, професія) працівника згідно зі штатним розписом.

У графах 1 та 2 відомості вказуються відповідно до штатного розкладу.

графа 3 – тут мають бути зазначені ПІБ працівника.

графа 4 – тут має бути зазначений табельний номер. Ця графа заповнюється, якщо у організації працівникам присвоєно табельні номери.

графа 5 – тут має бути зазначено кількість календарних днів відпустки, яку належить працівникові.

графа 6 тут має бути зазначена запланована дата відпустки.

На момент затвердження графіка графи 1 – 6 форми N Т-7 треба заповнити.

Графи 7, 8 та 9 заповнюються від руки.

Протягом року у графі 7 зазначають дату фактичного початку відпустки.

Графи 8 і 9 заповнюються у разі, якщо відпустка перенесена на інший період із зазначенням її передбачуваної дати.

У графі 8 треба вказати документ, на підставі якого відпустку було перенесено (наприклад це може бути, наказ керівника, якщо відпустка переноситься у зв'язку з виробничою необхідністю, заява працівника).

А у графі 9 потрібно вказати передбачувану дату відпустки.

Графа 10 заповнюється, якщо:

у поточному році відпустка працівнику не надавалася (ч. 3 ст. 124 ТК РФ);

працівника було відкликано з відпустки, і його частина буде перенесена на наступний рік (ч. 2 ст. 125 ТК РФ);

відпустку було продовжено (ч. 1 ст. 124 ТК РФ).

У цій графі вказують також підстави для відкликання відпустки, продовження або перенесення відпустки.

У графі "Стверджую" ставиться підпис керівника організації.

Графік відпусток затверджується на рік.

У графі "Номер документа" зазначається його порядковий номер відповідно до прийнятої в організації нумерації для таких документів.

Графік відпусток має бути складений відповідно до ч. 1 ст. 123 ТК РФ вчасно, пізніше, як по два тижні настання календарного року, тобто. у середині грудня поточного року.

Дату складання графіка відпусток необхідно вказати у графі "Дата складання".

Графік відпусток підписується керівником кадрової служби та засвідчується керівником організації – роботодавця.

З затвердженим графіком відпусток слід ознайомити всіх працівників організації. Це можна зробити двома способами:

доповнити форму № Т-7 графою 11 «З графіком ознайомлений (дата, підпис)» або «Про час початку відпустки сповіщений (дата, підпис)»;

додати до графіка відпусток ознайомлювальний лист, у якому кожен співробітник вкаже дату ознайомлення з документом та розпишеться.

Крім цього, наймач повинен ще раз в індивідуальному порядку повідомити кожного працівника про час початку відпустки не пізніше ніж за два тижні.

Для цього можна завести журнал сповіщення працівників про час початку відпустки.

Журнал сповіщення працівників складається, як правило, на один місяць.

Графік відпусток є документом, який завжди перевіряє , оскільки відсутність графіка відпусток порушує права співробітників і дозволяє працівникам організації планувати свій відпочинок.

Якщо в організації немає графіку відпусток, то в цьому випадку наймача можуть оштрафувати або призупинити діяльність компанії за недотримання трудового законодавства.

Залишилися ще питання щодо бухобліку та податків? Задайте їх на форумі "Зарплата та кадри" .

Графік відпусток: подробиці для бухгалтера

Перевіряємо графік відпусток по співробітникам на 2018 рік
Затверджений графік відпусток додаткові оплачувані чи невикористані відпустки працівників. Нагадаємо, що графік відпусток містить... вносяться зміни до графіка відпусток. Необхідність внесення змін до графіка відпусток може бути обумовлена... підписом. При отриманні виписок із графіків відпусток безпосередній керівник ознайомлює підлеглих працівників... днів. * * * На закінчення повторимо, що графік відпусток – документ, яким визначається черговість надання...
Складаємо графік відпусток
Установи 8». Порядок складання графіка відпусток Відпустки працівникам організації надаються, ... плати не відображаються у графіку відпусток. Графік відпусток не тільки забезпечує право... Створення документа «Графік відпусток» Графік відпусток у програмі складається за допомогою документа «Графік відпусток» (розділ... Перенесення відпустки» Після затвердження графіка відпусток може знадобитися перенести заплановану відпустку... «Фактична відпустка» » документа «Графік відпусток».
Чи має право працюючий інвалід 3 групи на відпустку у зручний для нього час, а не згідно з графіком відпусток?
Визначається щорічно відповідно до графіка відпусток, що затверджується роботодавцем з урахуванням... працівники незалежно від змісту графіка відпусток при настанні певних обставин мають... повинен дотриматися роботодавця при складанні графіка відпусток, щоб щорічна оплачувана відпустка... встановлює обов'язок роботодавця при складанні графіка відпусток враховувати побажання працівників, якщо ці... надання щорічної оплачуваної відпустки поза графіком відпусток, та за згодою сторін...
Під час формування графіка відпусток на наступний рік чи мають бути відображені залишки невикористаних відпусток працівників за минулі періоди?
Визначається щорічно відповідно до графіка відпусток, який затверджується роботодавцем з урахуванням думки... . 123 ТК РФ). Якщо графік відпусток складається на календарний рік, а... можуть надаватися або в рамках графіка відпусток на черговий календарний рік, або... погляд, зміст листа дещо інший. Графік відпусток є планом того, хто... , що роботодавець зобов'язаний вносити до графіка відпусток при його складанні не використані...
Якщо працівник не хоче йти у відпустку
Визначається щорічно відповідно до графіка відпусток, що затверджується роботодавцем з урахуванням... зведеного графіка. Складання проекту графіка відпусток підрозділу можна доручити керівникам цих... графіків кадрова служба складає зведений графік відпусток. Причому обов'язок керівників підрозділів... вже становитиме єдиний графік відпусток. Зверніть увагу: При складанні графіка відпусток слід враховувати... у щорічній відпустці згідно із затвердженим графіком відпусток. Зрозуміло, що...
Нюанси надання щорічної оплачуваної відпустки
Надання щорічних оплачуваних відпусток, встановлених графіком відпусток. Крім категорій працівників, потрібно враховувати... відповідно до черговості, визначеної графіком відпусток. Нагадаємо, що форма названого... року. Помилка 3. Відсутність затверджених графіків відпусток. Це порушення трудового законодавства, ... . Наприклад, якщо роботодавець у графіку відпусток без згоди працівника зафіксує поділ... застосовуються такі способи: додавання до графіка відпусток графи, в якій працівник...
Чи можна відмовити працівникові у наданні відпустки після закінчення 6-ти місяців роботи, якщо відпустка не передбачена графіком?
Не передбачено графіком відпусток (роботодавцем не внесено змін до графіка відпусток щодо... не передбачено графіком відпусток (роботодавцем не внесено змін до графіка відпусток щодо... доповнень до графіка відпусток). На практиці, коли виникає необхідність доповнити графік відпусток даними. .. даного працівника у графік відпусток - у разі виникнення спору графік відпусток може бути використаний... працівника під час, не передбачений графіком відпусткою (дивіться роз'яснення Роструда з...
Чи можна виплатити співробітникам грошову компенсацію за невикористану відпустку минулих років
Чи потрібно включати до графіка відпусток, чи прописано у положенні та... надані працівнику або в рамках графіка відпусток на черговий календарний рік, ... визначається щорічно відповідно до графіка відпусток, що затверджується роботодавцем з урахуванням... можуть надаватися або в рамках графіка відпусток на черговий календарний рік, ... , зміст листа дещо інший. Графік відпусток є планом того, хто... що роботодавець зобов'язаний вносити до графіка відпусток при його складанні не використані...
Чи можна відмовити працівникові скористатися щорічною оплачуваною відпусткою, якщо він попросив її після закінчення 6-ти місяців безперервної роботи?
Визначається щорічно відповідно до графіка відпусток, який затверджується роботодавцем з урахуванням... доповнень до графіка відпусток. Насправді, коли виникає необхідність доповнити графік відпусток даними про... графіка*(2). Встановлюючи обов'язковість наявності графіка відпусток, закон не визначає при... відпустки даного працівника у графік відпусток - у разі виникнення спору графік відпусток може бути використаний... працівника під час, не передбачений графіком відпусткою (дивіться роз'яснення Роструда з...
Про що не варто забувати кадровику наприкінці року
Роботі. Завдання №1: затверджуємо графік відпусток Відповідно до ст. 123 ТК РФ ... визначається щорічно відповідно до графіка відпусток, що затверджується роботодавцем з урахуванням ... РФ). Це означає, що графік відпусток для них не є обов'язковим... числа працівників таки складатиме графік відпусток. Графік відпусток – локальний нормативний акт, обов'язковий... про те, як складати графік відпусток, які види відпочинку в... дізнатися з консультації «Пора складати графік відпусток». Завдання № 2: готуємо статистичне...
Відпустка у робочих днях
Строки, встановлені для кожного працівника графіком відпусток, а тривалість такої відпустки має бути... календарних днів. Відповідно до графіка відпусток йому надано таку відпустку із... за шкідливі умови праці. Згідно з графіком відпусток працівникові надається відпустка з 01 ...
Оплата відпустки за рахунок створеного резерву
Цією метою організації складається графік відпусток. Його дотримання обов'язково як для... , відпустка надається відповідно до графіка відпусток, але, як правило, більша частина...
Відпустка для сумісника
Працівника довідку або витяг з графіка відпусток з основного місця роботи потрібно... : Чи потрібно включати сумісника до графіка відпусток? Відповідь: Це питання Трудовим кодексом... із ст. 123 ТК РФ графік відпусток є обов'язковим документом і для... необхідним включати зовнішнього сумісника до графіка відпусток, він може спокійно цього не... сумісництву доведеться вносити зміни до графіку відпусток. Питання: Чи може працівник, перебуваючи...
Надання відпустки педагогічним працівникам та розрахунок відпускних
Відпустки надаються відповідно до графіка відпусток, який щорічно затверджується роботодавцем з урахуванням... настання календарного року. До уваги: графік відпусток обов'язковий як для роботодавця, так... зміни до форми Т-7 «Графік відпусток» (затверджена Постановою Держкомстату РФ від...
У якому місяці вигідно піти у відпустку у 2019 році?
То на 2019 рік затвердити графік відпусток потрібно до 17 грудня 2018 року. Як розраховуються відпускні? Порядок визначення...