Objavljivanje elektroničkih dokumenata. Open Library - otvorena knjižnica obrazovnih informacija
U ustanovama u kojima je uspostavljen elektronički dokumentarni promet, nakon registracije, elektronički evidenciono-kontrolni karton (ERCC), zajedno s priloženim dokumentom, šalje se putem mreže službeniku nadležnom za donošenje rješenja o izvršenju dokumenta, a zatim izvršiteljima isprave u skladu s pojedinostima donesenog rješenja.
Istodobno, svaki upravitelj ili izvršitelj obdaren je određenim pravima koja omogućuju organizaciju rada s dokumentima koja je što bliža tradicionalnoj, prema kojoj su dokumenti raspoređeni prema slučajevima koje formiraju njega prema klasifikatoru, a koji ili čekaju početak izvršenja (u slučaju „Dokumenti primljeni”), ili ih je zaposlenik prihvatio za izvršenje (u datoteci „Dokumenti u izvršenju”), ili su preneseni podređenima uz naznaku roka za izvršenje (u datoteci “Pod kontrolom”).
Kada radite s elektroničkim dokumentima, potrebno je omogućiti kombinirano pretraživanje cijelog teksta i atributa traženog dokumenta, uključujući korištenje web-pristupa bazi podataka dokumenata sustava.
ERKK-u se prilažu i datoteke s tekstovima (slikama) izlaznih i internih dokumenata standardnom tehnologijom. Odlazni dokument, popraćen relevantnim ERKK podacima, može se zaštititi elektroničkim digitalnim potpisom, šifrirati i poslati primatelju.
Razlika između procesa obrade dokumenata za automatizirano upravljanje dokumentima i istih procesa u elektroničkom upravljanju dokumentima je mala.
Budući da se u automatiziranom dokumentotoku koriste suvremena rješenja, a kriterij odabira je samo njihova kompatibilnost s papirnatim dokumentometom, u njegovoj elektroničkoj verziji nema ništa primarno novo.
Vrlo važna prednost tehnologije pripreme dokumenata koja se koristi u SEDD-u je mogućnost automatizacije cijelog procesa odobrenja i odobravanja dokumenta, uključujući korištenje elektroničkih analoga vlastoručnog potpisa.
Tehnologija elektroničkog upravljanja dokumentima u ovoj je fazi podržana sljedećom funkcionalnošću sustava:
Prilaganje elektroničke slike dokumenta u obliku datoteke(a) bilo kojeg formata na registracijsko-kontrolnu karticu (ERCC);
Razlikovanje prava pristupa priloženim datotekama elektroničke slike dokumenta;
Omogućavanje svakom službeniku - sudioniku u papirološkom procesu - vlastitog osobnog virtualnog računa, čime se službeniku osigurava pristup dokumentima iz njezine nadležnosti;
Osiguravanje procesa odobravanja (viziranja) nacrta dokumenata;
Implementacija pretraživanja cijelog teksta i atributa elektroničkih dokumenata, uključujući udaljeno pretraživanje cijelog teksta;
Slanje elektroničkom poštom ili objavom na internetskom portalu ustanove elektroničkih izlaznih dokumenata (e-mailom, zaštićenih certificiranim sredstvima;
Formiranje i evidentiranje predmeta, odnosno grupiranje izvršenih akata u predmete prema nomenklaturi;
Arhivska pohrana elektroničkih dokumenata. Glavna računovodstvena jedinica u sustavu ostaje dokument ERKK, čija potpunost detalja osigurava mogućnost generiranja statističkih i analitičkih izvješća o različitim informativnim dijelovima i učinkovitost pretraživanja.
Obrada i slanje korespondencije
Odlazni dokumenti šalju se primateljima putem poštanskih usluga, telekomunikacija, a dostavljaju se i kurirom ili kurirskom službom.
Obradu dokumenata za slanje poštom provodi uredska služba ustanove sukladno Pravilniku o obavljanju poštanskih usluga.
Telekomunikacijskim putem služba uredskog poslovanja prenosi telegrame, telefaksove, telefonske poruke, elektroničke dokumente elektroničkim digitalnim potpisom te dokumente u skeniranom obliku bez elektroničkog digitalnog potpisa.
Ukoliko šaljete faksove i dokumente u skeniranom obliku bez elektroničkog digitalnog potpisa, morate poslati i originalni dokument u papirnatom obliku.
Vrste dokumenata čiji se podaci prenose putem telekomunikacijskih kanala, kao i potreba i postupak upućivanja njihovog izvornika primatelju u papirnatom obliku, utvrđuju se uputama institucije, uzimajući u obzir tehničke i programske alate koji su dostupni. u ustanovi.
Informacijski, telekomunikacijski i informacijsko-telekomunikacijski sustavi moraju osigurati zaštitu od neovlaštenih radnji koje bi mogle dovesti do slučajne ili namjerne promjene ili uništenja informacija.
Izlazni dokumenti obrađuju se i šalju centralno na dan zaprimanja od izvršnih strukturnih jedinica ili najkasnije sljedeći radni dan.
Nije dopušteno slanje ili prijenos dokumenata bez registracije u službi za upravljanje dokumentima
Tijekom prihvaćanja odlaznih poruka od izvođača papirnati dokumenti provjereno:
Ispravno izvršenje dokumenta (sastav i smještaj svih pojedinosti na njemu);
Dostupnost i ispravnost adrese dopisnika;
Dostupnost svih potrebnih potpisa na dokumentu i njegovim prilozima;
Dostupnost viza na kopijama dokumenata koji ostaju u dosjeima institucije;
Dostupnost privitaka na dokumentu;
Podudarnost broja primjeraka s brojem primatelja.
Na originalnim dokumentima koji se vraćaju, pečat se stavlja na gornju desnu marginu prve stranice
Dokumenti koji se šalju istovremeno istom primatelju stavljaju se u jednu omotnicu (pakiranje). Na omotnicu se lijepe registarski indeksi svih dokumenata koji se nalaze u omotnici.
Preporuča se slanje dokumenata adresiranih na redovite dopisnike u omotnicama s naznačenom adresom primatelja i pošiljatelja, koje su unaprijed pripremljene tipkanjem ili tiskanjem.
Isprave koje dostavlja kurirska služba predaju se primateljima uz potpis u odgovarajuću knjigu.
Prosljeđivanje ili zamjena prethodno poslanog dokumenta obavlja se po nalogu službene osobe koja je dokument potpisala ili voditelja službe za uredsko poslovanje.
Strukturne jedinice i pojedini izvođači dužni su predati izlaznu dokumentaciju i druge poštanske pošiljke uredskoj službi u vrijeme koje je za to utvrđeno uputama ustanove.
Izvornici naredbi, planova, protokola i sl. moraju se ostaviti ustanovama koje su autori tih dokumenata. Drugi primjerci se šalju jedinicama.
Preporuča se slanje dokumenata adresiranih na redovite dopisnike u omotnicama s adresom primatelja i pošiljatelja, koja se unaprijed priprema tiskanjem.
U slučaju slanja korespondencije u druge gradove u zemlji, na koverti, osim naziva ustanove, položaja i prezimena primatelja, treba navesti i poštansku adresu.
Prilikom slanja korespondencije u inozemstvo, ime primatelja također prati broj adrese, ulica, grad, okrug ili država, država i poštanski broj. Primjeri slanja korespondencije unutar Ukrajine i inozemstva navedeni su u Dodatku 5.16.
Moguće je koristiti europske omotnice s malim plastičnim prozorom. Glavna stvar u ovom slučaju je odrediti mjesto na kojem je adresa potpisana na pismu i odgovara veličini prozora.
U gornjem desnom kutu omotnice uz marke ponekad je naznačen redoslijed i obilježja priložene korespondencije. Mogu se koristiti sljedeći natpisi: Zračna pošta(Zrak), Povjerljivo(Povjerljivo), Privatna(Privatna) Hitno(preporučeno) Izraziti(Hitno), Strogo povjerljivo(Strogo čuvana tajna). Dokumenti koji se dostavljaju dostavljačem moraju se predati primateljima uz potpis u odgovarajućem dnevniku.
Dokumenti izrađeni računalnom tehnologijom šalju se s popratnim pismom u paketu koji mora ispunjavati tehničke uvjete sigurnosti medija s podacima koji su na njima zabilježeni. Primjerak popratnog pisma prilaže se relevantnom spisu na općoj osnovi.
Svu odlaznu korespondenciju i druge poštanske pošiljke prenose ustrojstvene jedinice ili izvršitelji u određeno vrijeme određeno za tu svrhu, utvrđeno uputama za uredsko poslovanje pojedine institucije.
Neformulirani ili neispravno ispunjeni dokumenti vraćaju se izvođaču na doradu.
Strukturne jedinice i pojedini izvođači dužni su predati izlaznu dokumentaciju i druge poštanske pošiljke tajniku-pomoćniku prije utvrđenog sata.
Pomoćnik tajnika evidentira izlaznu dokumentaciju u dnevnik za evidentiranje izlazne dokumentacije (Prilog 5.7). U tom slučaju svakom odlaznom dokumentu dodjeljuje se broj koji se sastoji od slova imena i prezimena dokumenta, indeksa ustrojstvene jedinice i serijskog broja dokumenta od početka godine. Na primjer: GT/10-56, gdje je GG indeks koji označava da je dokument potpisao upravitelj (I. Timošenko), 10 je indeks autora dokumenta, 56 je redni broj.
Popis indeksa dodijeljenih, kao primjer, odjelima obrazovne ustanove dan je u Dodatku 5.16.
O izlaznim dokumentima odgovora tajnik-referent sastavlja bilješku u dnevniku za evidentiranje ulaznih dokumenata, gdje se navodi broj i datum izlaznog dokumenta i navodi se ime voditelja koji je potpisao dokument.
Dokumenti koji se istovremeno šalju jednom primatelju stavljaju se u jednu omotnicu. Korespondencija se kuvertira, označava i predaje u poštanski ured.
Ispunjavanje zahtjeva za racionalnom organizacijom tradicionalnog i elektroničkog protoka dokumenata moguće je samo ako se promatra pažljivo promišljena tehnologija obrade dokumenata i poštuje redoslijed operacija. Za to je potrebno izraditi dijagrame toka dokumenata, rute i tehnološke karte za servisnu dokumentaciju.
Elektronički dokument – je informacija zabilježena na materijalnom mediju u obliku skupa simbola, zvučnih zapisa ili slika, namijenjena prijenosu u vremenu i prostoru uporabom računalne tehnologije i telekomunikacija za pohranu i javnu uporabu.
Informacija na računalnim medijima može biti priznata kao objekt pravnog odnosa (isprava u pravnom smislu) samo kada je dana digitalni potpis . Istodobno, softver i hardver koji osiguravaju generiranje i provjeru takvog potpisa moraju biti certificirani.
Elektronički dokument mora ispunjavati sljedeće zahtjeve:
stvoreno, prenijeto i pohranjeno pomoću softvera i hardvera;
imaju strukturu utvrđenu ovim saveznim zakonom;
moći predstaviti u obliku razumljivom ljudskoj percepciji.
Elektroničko izdanje - elektronički dokument ili skupina elektroničkih dokumenata koji su prošli uređivačku i izdavačku obradu, namijenjeni distribuciji u nepromijenjenom obliku, a također imaju podatke o impresumu.
3. Sustav za elektroničko upravljanje dokumentima
Svi kreirani upravljački dokumenti “služe” određenim upravljačkim funkcijama, na primjer: planiranje, računovodstvo, financiranje, izvješćivanje, operativno upravljanje, kadroviranje itd.
Dokumenti koji se odnose na jednu upravljačku funkciju obično se nazivaju dokumentacijskim sustavom, npr.: sustavom organizacijske i upravne dokumentacije.
Dokumentacijski sustav – to je skup dokumenata koji su međusobno povezani prema podrijetlu, namjeni, vrsti, djelokrugu djelatnosti i jedinstvenim zahtjevima za njihovu izradu.
Funkcije upravljanja u svim organizacijama su iste vrste, stoga dokumenti za svaku funkciju trebaju biti isti po vrsti i obliku. Dovođenje dokumenata do optimalne ujednačenosti u sastavu i obliku naziva se ujedinjenje dokumenata. Jedinstveni oblik dokumenta je skup pojedinosti utvrđenih u skladu sa zadacima koji se rješavaju u određenom području djelatnosti i smještenih određenim redoslijedom na mediju za pohranu.
Unifikacija dokumenata jedan je od načina njihove standardizacije. Standardizacija - to je aktivnost utvrđivanja pravila i obilježja u svrhu njihove dobrovoljne ponovne uporabe, s ciljem postizanja uređenosti u području proizvodnje i prometa proizvoda i povećanja konkurentnosti proizvoda, radova ili usluga.
Standardi za upravljačku dokumentaciju utvrđuju sastav pojedinih elemenata dokumenta (pojedinosti), njihov položaj i pravila oblikovanja.
Brojne vrste i vrste dokumenata, složenost njihovog sastava, prisutnost posebnih pravila za davanje pravne snage dokumentima i drugi ozbiljni problemi povezani s dokumentacijom upravljanja zahtijevaju identifikaciju posebne grane djelatnosti koja osigurava dokumentaciju i organizaciju rada sa službenim osobama. dokumenata. Ova grana djelatnosti naziva se uredski posao ili dokumentacijska potpora za upravljanje .
Pojam "uredski rad" u Rusiji se pojavio u drugoj polovici 18. stoljeća.
Od tada se njegova uporaba bilježi u lingvističkim rječnicima. Pojam je nastao kombinacijom riječi “proceedings”.
Nacionalni standard GOST R 51141-98 „Uredski rad, arhiviranje. Pojmovi – definicije« pojam uredski posao a njen terminološki sinonim, dokumentacijska potpora upravljanja (DMS), definira se kao grana djelatnosti koja osigurava dokumentaciju i organizaciju rada sa službenim dokumentima.
Uredski posao ili sustav tijek dokumenata , odnosi se na praktične aktivnosti kako osoba koje upravljaju dokumentima tako i svih drugih osoba koje izrađuju ili koriste dokumente u obavljanju poslovnih djelatnosti.
Sustav za upravljanje zapisima ili sustav za upravljanje dokumentima stvara izvor informacija o aktivnostima organizacije koji može podržati naknadne aktivnosti i pojedinačne upravljačke odluke, kao i osigurati odgovornost prema svim dionicima.
S pojavom računalne tehnologije došlo je do proboja u metodama upravljanja dokumentima, postalo je moguće raditi s dokumentima mnogo učinkovitije, lakše i brže nego prije. Ovdje se ne radi samo o zamjeni gotovih tipografskih obrazaca elektroničkim predlošcima pohranjenim na računalu. Iako samo to može povećati uredsku produktivnost za redove veličine.
Istodobno, došlo je do proboja u nekoliko smjerova odjednom. Prvi val izazvao je internet. E-pošta, veliki broj dostupnih stranica sa širokim spektrom informacija zahtijevali su sustav strukturiranja podataka koji se razlikuje od sustava DBMS-a. “Poruka”, HTML, XML, “tražilica” itd. – termini iz potpuno drugog područja od DBMS-a.
Istodobno su se počeli razvijati sustavi za evidenciju i kontrolu izvršenja naloga. U tim sustavima koncept dokumenta je glavni, čak i ako se u stvarnosti kreću samo sekundarne informacije – registracijske i kontrolne kartice. I konačno, temeljno opravdanje za "dokumentarni" pogled na informacije proizašlo je iz pokušaja da se uvede sama tehnologija bez papira koja je, čini se, dokidala. Ispostavilo se da za prijenos značajnih informacija preko mreže one moraju biti “ovjerene” potpisom. No, potpis, pa i elektronički, ne stavlja se pod neki podatak ili skup podataka, već samo pod dokument, analogan papirnatom.
Tako se postupno formira cijelo područje - sustavi za upravljanje dokumentima (DMS). Moglo bi se reći i dokumentotok, i to bi bilo točno, no, nažalost, često se ta riječ shvaća u vrlo uskom smislu kao svojevrsno proširenje uredskog posla. Područje se formira, iako se još nije uobličilo, nije postalo svima razumljivo, „probavljeno“ u svojoj posebnosti, s jasno izraženim pojmom, nizom pojmova, zadaćama itd. Neki od navedenog već su dovoljno razrađeni, drugi se tek počinju realizirati.
Upravljanje elektroničkim dokumentima - proces formiranja, obrade, pohrane i razmjene elektroničkih dokumenata;
Alati za elektroničko upravljanje dokumentima - softver i/ili hardver koji se koristi u elektroničkom upravljanju dokumentima;
Sudionici u razmjeni elektroničkih dokumenata - fizičke i pravne osobe, kao i državna tijela Ruske Federacije i tijela lokalne samouprave i druga tijela koja sudjeluju u razmjeni elektroničkih dokumenata;
Pošiljatelj elektroničkog dokumenta – sudionik u razmjeni elektroničkih dokumenata koji generira elektronički dokument, potpisuje ga elektroničkim digitalnim potpisom ili drugim elektroničkim analognim potpisom i neposredno ili putem informacijskog posrednika šalje primatelju;
Primatelj elektroničkog dokumenta – sudionik u razmjeni elektroničkih dokumenata koji je primio elektronički dokument naslovljen na njega;
Posrednik u razmjeni elektroničkih dokumenata (informacijski posrednik) - pravna osoba ili samostalni poduzetnik koji pruža usluge razmjene elektroničkih dokumenata između pošiljatelja i primatelja elektroničkih dokumenata;
Elektronska arhiva - niz elektroničkih dokumenata koji se pohranjuju na način utvrđen regulatornim pravnim aktima Ruske Federacije;
Prije svega, elektroničko upravljanje dokumentima je korisno sa stajališta kretanja dokumenata. Uostalom, dokument u računalnom obliku samo je skup kodova koji se lako mogu slati preko računalnih mreža i e-pošte, lako replicirati, uređivati i dopunjavati.
Elektronički dokumenti lako se kombiniraju u baze podataka i baze znanja. Elektroničke knjižnice praktički su već zamijenile nezgodne, nepotpune, ograničene knjižnice papirnatih dokumenata. Elektronički katalozi omogućuju pristup potrebnim informacijama stotinama puta brže nego što je to moguće pri radu s papirnatim ili kartonskim katalozima.
Osnovni principi upravljanja elektroničkim dokumentima:
Jedinstvena registracija dokumenta, koja vam omogućuje jedinstvenu identifikaciju dokumenta.
Mogućnost paralelnog izvođenja operacija, što omogućuje smanjenje vremena kretanja dokumenata i povećanje učinkovitosti njihovog izvršenja.
Kontinuitet kretanja dokumenta, koji omogućuje identifikaciju osobe odgovorne za izvršenje dokumenta (zadatka) u svakom trenutku u životu dokumenta (procesa).
Jedinstvena (ili koordinirana distribuirana) baza podataka o dokumentima, koja eliminira mogućnost umnožavanja dokumenata.
Učinkovito organiziran sustav pretraživanja dokumenata koji vam omogućuje da pronađete dokument s minimalnim informacijama o njemu.
Razvijen sustav izvještavanja za različite statuse i atribute dokumenata, koji vam omogućuje kontrolu kretanja dokumenata kroz procese protoka dokumenata i donošenje upravljačkih odluka na temelju podataka iz izvješća.
Praksa elektroničke razmjene informacija odavno je uspostavljena. U najopćenitijem slučaju, bezpapirni tok dokumenata lako podržavaju programi Microsoft Officea. Uređivač teksta Word, proračunske tablice Excel i paket prezentacija PowerPoint pomažu vam u izradi elektroničkih dokumenata. Outlook klijent pošte prenosi ih.
Dakle, čak i sa standardnim uredskim programskim paketom, moguće je organizirati elektronički protok dokumenata unutar poduzeća, pa čak i između poduzeća. Ali sve veći broj programera također ne stoji po strani i povremeno ulazi u igru s detaljno razrađenim prijedlozima za vlastite sustave.
Čak je uspostavljena i posebna kratica za takav razvoj događaja - ASDOU(Automatizirani sustavi upravljanja dokumentacijom). Oni osiguravaju ozbiljne baze podataka koje zahtijevaju dugotrajno proučavanje, brojne i višestupanjske provjere i ponovne provjere kako bi se održala povjerljivost stvorenih i prenesenih informacija.
Elektronički dokument može dobiti punopravni status ako je certificiran elektronički potpis (ES). Elektronički potpis je skup kodova koji jedinstveno identificiraju vlasnika. Tehnologija izrade digitalnog potpisa prilično je složena, a sredstva za izradu digitalnog potpisa mogu biti različita. Njihova je nadležnost utvrđena zakonom. O elektroničkim potpisima detaljnije ćemo govoriti na sljedećem predavanju.
Suvremeni sustavi za automatizaciju dokumenata podržavaju jedinstvenu (integriranu) tehnologiju obrade informacija koja sadrži sljedeće komponente:
višekorisnički DBMS;
alati za pripremu dokumenata (tekstualnih, grafičkih, multimedijskih) u obliku izvješća, tablica, dijagrama, obrazaca, praznina;
lokalne mreže;
sredstva vanjske komunikacije - e-mail, fax;
alati za administraciju sustava - određivanje konfiguracije hardvera i softvera, postavljanje prava pristupa sustavu i njegovim pojedinačnim komponentama, kontrola verzija i prava pristupa, obavještavanje o povredama;
alati za makro programiranje koji osiguravaju proširivost i prilagodbu sustava specifičnim zahtjevima i mogućnostima korisnika.
Očito, distribuirana obrada informacija pretpostavlja prisutnost komunikacijskog okruženja koje osigurava potrebne transakcije i višestruki pristup zajedničkim informacijskim resursima. DO komunikacijski sustav , obavljajući funkcije dostave informacija, nameću se sljedeći zahtjevi:
pouzdanost isporuke (isključuje mogućnost gubitka dokumenata);
povećane vjerojatnosno-vremenske karakteristike;
pouzdanost poslanih dokumenata;
povjerljivost dokumenata;
kontrola dostave poruka i registracije prometa;
mogućnost pristupa vanjskim telematskim uslugama za prijenos i primanje informacija iz vanjskih sustava;
otpornost na pogreške sustava (rezervacija resursa) 1.
Postoje različiti sustavi za upravljanje dokumentima koji u jednoj ili drugoj mjeri obavljaju navedene funkcije. Pri izboru sustava potrebno je voditi se i ekonomskim i tehničkim kriterijima. Kontinuitet postojećih tehnologija je od velike važnosti, kao i mogućnost daljnjeg razvoja i usavršavanja sustava na jedinstvenoj bazi. Bitno je i pitanje upravljanja i upravljanja sustavom.
Sustavi za upravljanje dokumentima (DMS)
Sustavi za upravljanje dokumentima (DMS) omogućuju proces kreiranja, upravljanja pristupom i distribuciju velikih količina dokumenata na računalnim mrežama, a također omogućuju kontrolu nad protokom dokumenata u organizaciji. Često su ti dokumenti pohranjeni u posebnim spremištima ili u hijerarhiji datotečnog sustava. Vrste datoteka koje DMS sustavi obično podržavaju uključuju tekstualne dokumente, slike, proračunske tablice, audio, video i web dokumente. Uobičajene mogućnosti ICS sustava su stvaranje dokumenata, kontrola pristupa, transformacija i sigurnost.
Struktura sustava za upravljanje elektroničkim dokumentima obično uključuje sljedeće: moduli , naime:
Modul za elektroničko odobravanje dokumenata;
Početna registracija svih ulaznih dokumenata i pažljiva kontrola izvršenja;
Detaljan dnevnik odlaznih dokumenata;
Elektronička arhiva dokumenata;
korporativni forum;
Razni imenici organizacija;
Administracijski modul za cijeli sustav.
Sa svoje strane odgovarajući modul elektronički dokumenti dizajnirani su za obavljanje sljedećih zadataka:
Izrada elektroničkih dokumenata prema predlošcima prihvaćenim u organizaciji;
Izrada rute za prolazak elektroničkog dokumenta;
Odobravanje elektroničkih dokumenata od strane svih zainteresiranih strana koje sudjeluju u odobravanju;
Preraspodjela ovlasti s jednog zaposlenika tvrtke na drugog;
Odobrenje dokumenata;
Pohrana rezolucija svih osoba koje su odobrile dokument;
Zatvorena odobrenja.
Modul obrade obavlja sljedeće operacije za odlaznu i dolaznu korespondenciju:
Evidentiranje odlazne i ulazne elektroničke dokumentacije;
Klasifikacija cjelokupne korespondencije;
Ugradnja kontrole;
Izdavanje uputa za odlazne i dolazne elektroničke dokumente;
Vođenje detaljne korespondencije;
Slanje dolaznog elektroničkog dokumenta već kreiranim ili novim rutama dokumenata;
Pohranjivanje svih veza između odlaznih i dolaznih dokumenata u elektroničku arhivu;
Kontrola prolaska elektroničkih dokumenata duž kreiranih ruta;
Ispunjavanje dnevnika u elektroničkim verzijama organizacijskih dokumenata.
Za pohranu informacijskih proizvoda kreiran je elektronički arhiv u sustavu za upravljanje elektroničkim dokumentima, detaljno pretraživanje, odabir kopija potrebnih materijala i točan oporavak obrisanih ili greškom izgubljenih dokumenata.
Modul za kontrolu i izdavanje naloga obavlja sljedeće operacije:
Postavlja naloge u sustav, podatke odjela u administrativne elektroničke dokumente organizacije, zapisnike sastanaka;
Šalje upute zaposlenicima od strane voditelja tvrtke, njegovog pomoćnika, a također osigurava kontrolu rokova za ispunjavanje uputa;
Održava elektroničku arhivu organizacijske dokumentacije.
Administracijski modul obavlja sljedeće poslove:
Ograničavanje prava pristupa zaposlenicima organizacije;
Provjera svih radnji korisnika.
Sustavi za elektroničko upravljanje dokumentima koji implementiraju gore opisanu strukturu čine novu generaciju sustava organizacijske automatizacije.
Trenutno postojeći sustavi na tržištu, na temelju tehnologija na kojima se nalaze, mogu se podijeliti u tri skupine:
1. Sustavi zapadnjačke proizvodnje. Razvojna okruženja.
2. Lokalni proizvodni sustavi (Rusija, Ukrajina), temeljeni na Lotus Domino/Notes.
3. Potpuno lokalni razvoj.
U prvu skupinu spadaju sljedeća tri zapadna sustava (razvojna okruženja):
DOCSOpen/DOCSFusion
Lotus Domino.Doc
Druga skupina uključuje sljedeće tvrtke i sustave:
CompanyMedia - InterTrust
OfficeMedia - InterTrust
BOSS referent - IT Co.
PEPELJUGA STC - IRM
Eskado Interprokom - LAN
Sustavi koji se mogu svrstati u treću skupinu:
1C:Arhiva - 1C
RBC dokumenti - RBC SOFT
DocsVision - Digitalni dizajn
IIG Intravert - IIG
IT-Inco - IncoFlow
LanDocs - Lanit
Optima-WorkFlow - Optima
VisualDoc - CenterInvest Soft
Gran Doc - Granit
Kućište - EOS
DocManager - SoftIntegro
Euphrates Cognitive - Technologies
Effect-Office IKK - Garant International
Sustav Delo prvenstveno je namijenjen automatizaciji dokumentacijske podrške upravljačkim aktivnostima državnih organizacija;
kontrola svih faza uredskog poslovanja i rezultata rada na glavnim funkcionalnim procesima poduzeća;
objedinjena registracija sve pristigle interne korespondencije, uključujući pisma i žalbe građana, kreiranjem registracijskih kartica.
traženje registarskih kartica i rješenja za praćenje izvršenja dokumenata u svrhu provođenja referentnih i analitičkih poslova;
praćenje tijeka dokumenata organizacije, uključujući kretanje papirnatih izvornika i kopija dokumenata, rješenja, izvješća o izvršenju, odobrenje dokumenata;
nadzor nad pravodobnim izvršavanjem uputa, zahtjeva ustanova, organizacija, rješenja i uputa uprave; provjera rokova izvršenja dokumenata;
dobivanje informacija i statističkih materijala, sažetaka, izvješća za prezentaciju upravi;
– pohranjivanje elektroničkih dokumenata.
Programsko-tehnološki kompleks “CinderellaWIN” - elektronički ured
evidentiranje odlazne i dolazne pošte, kao i popratnih dokumenata priloženih glavnom dokumentu, ponovnim i sekundarnim dokumentima;
kontrola izvedbene discipline po vremenu i po izvođaču uz podsjećanje na kontrolne dokumente i rokove za njihovo izvršenje;
izrada potvrda, sažetaka i popisa na cjelokupnu građu dokumenata, po tematskim rubrikama i dr.;
tražite bilo koji dokument (uključujući odgovor i ponovljeni) korištenjem bilo kojeg poznatog detalja ili skupa detalja, uključujući kontekstualno pretraživanje prema sadržaju (nazivu) dokumenta;
organiziranje pristupa elektroničkim kopijama dokumenata.
Razvoj i usavršavanje multimedijskih računalnih tehnologija otvorio je put stvaranju novog oblika objave arhivskih dokumenata - elektroničkog. Danas je jasno da uporaba arhivskih dokumenata u elektroničkim publikacijama ide drugačijim putem od njihove uporabe u tradicionalnim tiskanim publikacijama. Ovaj članak govori o nizu temeljnih, po našem mišljenju, problema koji su povezani prvenstveno s praktičnim stvaranjem takvih elektroničkih publikacija arhivskih dokumenata.
Prema definicijama GOST R 51141-98, objava arhivskog dokumenta znači njegovu pripremu za objavu u skladu s utvrđenim pravilima. S jedne strane, ta se pravila odnose na identifikaciju i odabir dokumenata za objavu i njihovu arheografsku obradu, s druge strane na prezentaciju dokumenta i povezanih informacija u obliku primjerenom obliku predstojeće objave, u našem slučaju. - elektronička. Ako su u prvom slučaju iste metode pripreme primjenjive i za klasičnu tiskanu i za elektroničku objavu, onda se u drugom slučaju može govoriti o informacijskoj tehnologiji objave arhivskog dokumenta u elektroničkoj publikaciji. Formiranje ove informacijske tehnologije i njezino metodološko razumijevanje danas predstavlja važan praktični zadatak korištenja arhivskih fondova u elektroničkim oblicima.
Osnova za izradu elektroničke publikacije na temelju arhivskoga gradiva je izrada elektroničke preslike arhivskoga dokumenta. Prema GOST 7.48-2002 „Čuvanje dokumenata. Osnovni pojmovi i definicije „elektronička kopija je kopija izrađena u digitalnom obliku, a izrada kopije je reprodukcija na drugom mediju u istom ili drugom formatu korištenjem različitih tehnologija. Ali elektronička kopija ujedno je i elektronički dokument, koji prema GOST 7.83-2001 „Elektroničke publikacije. Osnovne vrste i izlazne informacije" je dokument na strojno čitljivom mediju za čiju je upotrebu potrebna računalna tehnologija. Ista norma daje definiciju elektroničke publikacije kao elektroničkog dokumenta (ili skupine elektroničkih dokumenata) koji je podvrgnut uredničkoj i izdavačkoj obradi, namijenjen distribuciji u nepromijenjenom obliku i s impresumom.
Na temelju ovih definicija, elektronička publikacija arhivskog dokumenta može se shvatiti kao elektronička publikacija koja sadrži elektroničku kopiju (ili skupinu elektroničkih kopija) arhivskih dokumenata koji su prošli arheografsku i uredničku obradu, a namijenjena je distribuciji nepromijenjena na stroju. čitljiv medij i izlazne informacije. Potrebno je razlikovati:
Elektronički analozi tiskanih publikacija arhivskih dokumenata, uglavnom reprodukcija odgovarajuće tiskane publikacije (tekst i njegov raspored na stranicama, ilustracije, poveznice, bilješke, znanstveno-referentni aparat itd.);
Samostalne elektroničke objave arhivskih dokumenata koje nemaju tiskane kopije.
Na temelju prirode reproduciranih informacija, GOST 7.83-2001 predlaže razlikovanje tekstualnih, vizualnih, audio i multimedijskih elektroničkih publikacija. U odnosu na elektroničke objave arhivskih dokumenata, moguće je razlikovati publikacije prema tipskom sastavu dokumenata u arhivskom fondu (objave audiodokumenata, fotodokumenata i dr.), u korelaciji s klasifikacijom koja se razvila u arhivskoj praksi. Pritom se mora jasno shvatiti da elektronički oblik prikazivanja u velikoj mjeri briše određene granice, svodeći ih na različite digitalne formate prikaza podataka. A sa stajališta informacijske tehnologije za objavu arhivskog dokumenta, postavlja se pitanje odabira odgovarajućeg digitalnog formata, što je uvelike određeno namjenama korištenja dokumenta u konkretnoj elektroničkoj publikaciji.
Elektronička objava arhivskih dokumenata može se provoditi u publikacijama znanstvene, znanstveno-popularne, obrazovne, referentne, umjetničke i druge naravi, usmjerene na lokalnu, mrežnu ili kombiniranu distribuciju. Važno nam je napomenuti da svaka znanstvena objava arhivskih dokumenata mora biti determinističke prirode, tj. parametri, sadržaj i način interakcije s elektroničkom publikacijom moraju biti unaprijed određeni njezinom svrhom, nakladnikom i korisnik ih ne može mijenjati. Samo u tom slučaju možemo govoriti o pouzdanosti danih arhivskih informacija i elektroničku objavu arhivskih dokumenata smatrati sredstvom znanstvenog rada i oblikom osiguranja sigurnosti arhivskog fonda. Ako ovaj uvjet nije ispunjen, elektronička objava arhivskog dokumenta imat će samo referentnu, ilustrativnu i informativnu vrijednost. Stoga se predlaže posebno označiti znanstvene elektroničke publikacije oznakom “Znanstvena publikacija” na naslovnoj stranici iu bibliografskom opisu te za tu vrstu publikacija izraditi poseban sustav pravila za njihovu izradu pri korištenju arhivskoga gradiva. Istodobno, predlažemo da se arhivske publikacije svrstaju u znanstvene publikacije. Smatramo da pitanje digitalizacije pojedinih arhivskih fondova nije dovoljno rješavati samo sa stajališta uporabnog fonda, već se odmah mora postaviti pitanje digitalizacije osiguranja, a uporabni fond formirati na temelju osiguranja. fond.
Prema GOST 6.10.4.-84, za dokumente na računalnim medijima, kategorije izvornika, duplikata i kopija utvrđuju se samo ako je sadržaj autentičan i održava se prisutnost obveznih detalja. U tom slučaju, izvornik se smatra prvim zapisom dokumenta i sadrži odgovarajuću oznaku, duplikat je kasniji prepis dokumenta na sličan medij, a kopija je prepis dokumenta na drugu vrstu medija. računalni mediji. Imajte na umu da je razlika između izvornika i duplikata za strojno čitljive dokumente, za razliku od ispisanih ili rukom pisanih, više formalne prirode, što daje razlog za umnožavanje, pod uvjetima definiranim standardom, elektroničkih dokumenata za u svrhu elektroničke obnove, za prijenos preko mreže, za replikaciju i druge svrhe. U tu svrhu koriste se posebni programi za umnožavanje (FDD, CloneCD i dr.) i uređaji za umnožavanje koji rade na razini fizičkog prijenosa informacija i jamče njihovu autentičnost. Istodobno, karakteristike kopije utvrđene standardom vrlo su upitne. Smatramo da se autentičan prijenos informacije na drugu vrstu računalnog medija odnosi i na njezino umnožavanje sa svim posljedicama koje iz toga proizlaze, te je odredba norme u tom smislu potrebna revizija. Druga stvar je pretvaranje elektroničkog dokumenta iz formata u format, kada se radi o elektroničkom kopiranju i realnoj mogućnosti gubitka autentičnosti kopije.
Za elektroničku reprodukciju arhivskih dokumenata iznimno je važna znanstveno utemeljena mogućnost reprodukcije – grafička ili simbolička. U tradicionalnim publikacijama faksimilna reprodukcija dokumenta koristi se više u ilustrativne svrhe, a nakladnik se suočava sa zadaćom ispravno reproducirati tekst dokumenta sa svim raspoloživim bilješkama u suvremenom pisanju i korištenjem suvremenog tiskanog fonta. Kod simboličke reprodukcije teksta dokumenta zadatak je potpuno sličan, s tom razlikom što se za reprodukciju teksta i oznaka koriste strojni ili ekranski fontovi. Ali bez prisutnosti paralelne grafičke verzije, elektronička objava arhivskog dokumenta, po našem mišljenju, ne može se smatrati potpunom. Štoviše, može se pretpostaviti da u elektroničkom izdavaštvu simbolička reprodukcija igra pomoćnu ulogu, a glavna znanstvena i praktična zadaća elektroničkog izdavaštva jest pružiti istraživačima cjelovitu grafičku sliku dokumenta s potrebnim arheografskim i izvornim opisom.
Sada smo se približili pitanju: koji se elektronički format za arhivski dokument može smatrati potpunim? U arhivskoj praksi rada s elektroničkim dokumentima postoje dvije skupine formata zapisa digitalnih podataka - osigurateljni i korisnički. Formati osiguranja su oni koji imaju najbolja svojstva za pohranu arhive osiguranja, a prilagođeni formati oni koji su optimalni za rješavanje problema korištenja. Sa stajališta znanstvene objave arhivskog dokumenta pitanje formata može se promatrati na sljedeći način. U svakoj znanstvenoj elektroničkoj objavi arhivskih dokumenata preporučljivo je predvidjeti mogućnost istraživačkog pristupa i primjerku na razini “osiguranja” i “korisnika”. Digitalizaciju arhivskog dokumenta, zbog činjenice da nije sasvim sigurna za fizičko stanje izvornika, preporučljivo je odmah izvršiti u formatu osiguranja kvalitete utvrđene za fond osiguranja. Objava formata osiguranja daje istraživaču pristup kopiji iste kvalitete kakvu bi dobio pristupom elektroničkom arhivskom fondu. Prevođenje iz osiguravajućeg u korisnički format danas ne predstavlja tehnički problem*, a na razini razvoja elektroničkih fondova za korištenje arhivi će se rukovoditi informacijskim sustavima i alatima koji su im dostupni. Ali digitalizacija osiguranja trebala bi postati predmet regulacije cijele industrije. Znanstvene elektroničke publikacije arhiva mogu postati ozbiljno sredstvo razvoja međuarhivske i međuknjižnične razmjene, ali teško da će biti raširene, pa je za njihovo objavljivanje potrebna odgovarajuća potpora države.
Za znanstvenu elektroničku publikaciju koja koristi arhivske dokumente može se identificirati nekoliko glavnih zadataka: a) stvaranje elektroničkog digitalnog fonda arhivskih dokumenata i njegova lokalna reprodukcija unutar publikacije; b) stvaranje elektroničkog fonda za korištenje ove publikacije, navigacije i pomoći pri pretraživanju; c) elektronička restauracija dokumenata za korisni fond.
Digitalizacijom tradicionalnog arhivskog fonda moramo dobiti ne samo skup elektroničkih kopija njegovih sastavnih arhivskih dokumenata, već njegov elektronički model - cjelovitu sliku fonda, uključujući njegove utvrđene atribute (kartica fonda i sl.), arhivsku građu. poveznice, tj. U sklopu elektroničkog fonda mora postojati neki službeni elektronički dokument koji sadrži potrebne metapodatke o njemu. Stoga se, primjerice, elektronički fond arhivskih dokumenata može definirati kao niz elektroničkih kopija arhivskih dokumenata i servisnih informacija koji osigurava točnu identifikaciju fonda, kako u tradicionalnom arhivu, tako i u informacijskom sustavu koji ga opslužuje.
U posljednje vrijeme arhivisti i dokumentolozi aktivno raspravljaju o pojmu i temama elektroničkog arhiva. Pritom njegova zbirka uključuje ne samo elektroničke preslike papirnatih arhivskih dokumenata, već i elektroničke dokumente nastale u području upravljanja elektroničkim dokumentima, mrežne elektroničke dokumente, uključujući i one koji nemaju „papirnate“ verzije. Sve to govori da elektronička kultura polako ali sigurno oblikuje vlastitu inačicu organizacije arhivskoga posla, a sfera informacijske tehnologije prodire u područje prikupljanja, čuvanja i korištenja arhivskih fondova. Elektronički arhiv danas nije samo naziv softverskog proizvoda i tvrtke poznate po svojim uspjesima na tom području, on je dobro definirana institucija arhivske djelatnosti.
Praksom digitalizacije knjižničnih fondova i zbirki nastala su dva pojma: “elektronička knjižnica” i “elektronička zbirka”. Prema nizu stručnjaka, glavna razlika između elektroničke knjižnice i elektroničke publikacije je u tome što je knjižnica otvoreni sustav koji omogućuje, uz uvjete nepromjenjivosti elektroničkih dokumenata, uvođenje novih dokumenata, restrukturiranje dokumentarnih kompleksa i nizovi, itd. Elektronička knjižnica je informacijski sustav koji vam omogućuje pouzdano pohranjivanje i učinkovito korištenje različitih zbirki elektroničkih dokumenata (tekstualnih, vizualnih, zvučnih, video itd.), lokaliziranih u samom sustavu, kao i dostupnih putem telekomunikacija. mreže. No, upravo su to zadaće pred elektroničkom arhivom! Koja bi ovdje mogla biti razlika?
Proučavanje prikupljenih praktičnih iskustava pokazuje da su elektroničke knjižnice i elektronički arhivi isti informacijski sustavi u biti i strukturi, koji dobivaju različite nazive radije zbog tradicije razdvajanja bibliotekarstva i arhivistike. Smatramo da bi ispravnije bilo govoriti o elektroničkom arhivu-knjižnici, ističući konvergenciju arhivskih i knjižničnih poslova. U širem smislu riječi, sama činjenica stvaranja elektroničke arhive-knjižnice može se smatrati elektroničkom publikacijom. Elektronička arhiva-biblioteka može se smatrati elektroničkom publikacijom arhivskih dokumenata koja nije u optjecaju; ima sve atribute koje smo prethodno identificirali za elektroničke publikacije.
U tom tumačenju elektroničko izdavaštvo može se smatrati varijantom oblika organiziranja korišnog fonda za arhiv-biblioteku i približavanja elektroničkih preslika arhivske građe korisnicima. Zatim se u elektroničkoj objavi arhivskih dokumenata treba reproducirati gradivo iz određenog elektroničkog arhivskog fonda, tj. Nove elektroničke preslike arhivskih dokumenata izrađene za objavu moraju ga nadopunjavati ili rekreirati, što znači da moraju biti izrađene u skladu s određenim kriterijima kvalitete kako za osiguravajuću pohranu tako i za korisnični fond arhiva-knjižnice. Postavlja se pitanje potrebe digitalizacije arhivske građe nacionalnog zbirnog registra osiguranja, tj. postoji analogija s problemima osiguranja mikrofilmiranja knjižničnih i arhivskih zbirki.
Zakonodavna dodjela funkcija federalnog depozitorija elektroničkih publikacija4 FSUE STC „Inform-Register”4 znači da se duplikati svih, uključujući arhivske, elektroničke publikacije moraju prenijeti u državnu depozitarnu pohranu. Pri odlučivanju o prijenosu duplikata osiguravajućeg fonda elektroničkih arhiva-knjižnica zapravo se formira prilično jasan i skladan sustav organiziranja elektroničkog arhiviranja.
Osnovna razina ovog sustava su lokalni arhivi-knjižnice, stvoreni kako pri postojećim arhivskim, knjižničnim i muzejskim ustanovama, tako i na korporativnoj osnovi.
u okviru nacionalnih i međunarodnih projekata digitalizacije arhivskih fondova.
U okviru arhiva-biblioteke moraju se rješavati sljedeći osnovni zadaci:
Utvrđivanje izvora nabave i organiziranje ispitivanja vrijednosti elektroničkih preslika arhivske građe za formiranje fonda osiguranja;
Formiranje elektroničkog kataloga kao oblika implementacije znanstveno-referentnog i pretraživačkog aparata;
Financiranje i izrada inventara fondova u elektroničkom obliku kao oblik provođenja računovodstvenih funkcija arhiva-knjižnice;
Sudjelovanje u međuarhivskoj razmjeni duplikata osiguravajućeg fonda elektroničkih kopija, interakcija sa saveznim depozitarom.
Formiranje fonda korištenja, kako u lokalnim tako iu online oblicima komunikacije s potrošačima (istraživačima), prezentacija materijala iz fonda korištenja u elektroničkim publikacijama;
Osiguranje sigurnosti informacijskih nizova i implementacija automatizirane pretrage i dostave informacija krajnjem korisniku, organiziranje evidencije rada s informacijskim nizovima.
U okviru saveznog depozitorija elektroničkih publikacija potrebno je riješiti probleme prijema i državne pohrane elektroničkih digitalnih kopija dokumenata fondova osiguranja, elektroničkih kopija fonda korištenja i drugih arhivskih elektroničkih publikacija. Pritom je uputno u vezi s tim primicima ograničiti se isključivo na poslove pohrane i obnove cjelovitosti izgubljenih fondova, ostavljajući informacijske funkcije isključivo u nadležnosti arhivskih knjižnica. S druge strane, centralizirano državno pohranjivanje može riješiti problem vođenja jedinstvenog konsolidiranog registra, koji je gore spomenut. Općenito, takva se formulacija pitanja čini ekonomski izvedivom i zanimljivom.
Zaključno ćemo razmotriti neke praktične aspekte elektroničkog objavljivanja arhivske građe. Nažalost, uz svu raznolikost korištenja povijesnih dokumenata kako u mrežnom pristupu tako iu masovnim multimedijskim enciklopedijama, referentnim knjigama i elektroničkim knjigama na CD-ROM-u koji se danas objavljuju, ponekad se ne krše samo autorska i izdavačka prava, već i sama ideja elektronička objava arhivskih dokumenata je diskreditirana.
Elektroničke publikacije, osobito multimedijske, izrađene u obrazovne svrhe, u pravilu imaju svoju jedinstvenu programsku strukturu, izgrađenu prema posebno izrađenom navigacijskom scenariju, povezanom s oblicima prezentacije dokumenata itd. Nastanak takve publikacije rezultat je kreativnog procesa sastavljača, urednika, programera, umjetnika-dizajnera, skenera, dizajnera prijeloma i ostalih članova kreativnog tima produkcije. Ali uz svu raznolikost kreativnih pristupa, preporučljivo je govoriti o potrebi poštivanja elementarnih pravila referenci na arhivske dokumente koji se koriste u skladu s utvrđenim standardima, o prisutnosti u publikaciji općeg popisa korištenih elektroničkih kopija arhivskih dokumenata, što je lokalizacija inventara građe pojedinog arhiva-knjižnice. Ovaj trenutak je svojevrsni čin potvrde pouzdanosti informacija danih u publikaciji. Elektronička publikacija može imati znanstveno značenje samo ako je ispunjen ovaj uvjet, inače će biti referensne i informativne naravi.
Postoji hitna potreba za razvojem skupa regulatornih zahtjeva za znanstveno elektroničko objavljivanje arhivske građe.
Primjeri najboljih elektroničkih nefikcijskih publikacija pokazuju sljedeće konceptualne pristupe:
Pružanje cjelovitih informacija o dokumentima bez zadiranja u njihov sadržaj;
Uključivanje digitaliziranih slika izvora u elektroničke publikacije;
Pružanje mogućnosti pretraživanja informacija u tim dokumentima;
Organizacija hipertekstualnih veza između dokumenata iste publikacije, kao i između različitih publikacija;
Značajno povećanje količine dodatnih i pozadinskih informacija uključenih u elektroničku objavu povijesnih izvora. Primjeri uspješnih publikacija uključuju: CD-ROM “Torre e Tasso” (sastavio Carmelo Bianco, koordinirao Pierpaolo Dorsi), izdao Državni arhiv u Trstu 1998. Publikacija sadrži tiskane tekstove pjesama P.M. Rilkea na njemačkom, originalni autogrami u obliku skeniranih kopija i prijevoda pjesama na talijanski, skenirane fotografije i crteži iz arhiva, ekslibrisi, autogram elegije “Duanessa”. Dokumenti se prezentiraju u digitaliziranom obliku. Objavu dokumenata prati kraći arheografski predgovor koji sadrži povijest nastanka dokumenta, mjesto i vrijeme nastanka, mjesto pohrane, kao i podatke o fizičkom stanju dokumenta. Donosi se Rilkeova biografija s portretom pjesnika, popraćena referencom na publikaciju iz koje je ovaj materijal preuzet.
CD-ROMe koristi opsežan sustav hiperveza koji vam omogućuje prijelaz s izvornog dokumenta (njegova skenirana kopija) na tiskanu verziju na izvornom jeziku (njemački) ili prijevod na talijanski, kao i na katalog koji sadrži podatak o mjestu gdje se dokument nalazi (broj dionice) . Publikacija sadrži komentare i preporuke za gledanje diska u sustavu Windows 95/98 i Macintosh.
Drugi primjer uspješnog elektroničkog objavljivanja arhivskih dokumenata je CD-ROM „Staljinovi popisi za pogubljenje“, koji su zajednički pripremili Međunarodno društvo „Memorijal“ i Arhiv predsjednika (AP) Ruske Federacije. Popisi koji se nalaze na disku reproducirani su na temelju izvornika koje je pohranila Uprava Ruske Federacije (F. 3. Op. 24. D. 409-419). Elektronička verzija uključuje sve dokumente sadržane u ovim predmetima. Publikacija se sastoji od tri dijela: uvod, „Staljinistički popisi“, referentni i sustav pretraživanja. Arheografski uvod sadrži potrebne podatke o arhivskom dokumentu, mjestu njegova sadašnjeg čuvanja, pozadini nastanka i čuvanja te arheografski opis. Glavni odjeljak - "Staljinovi popisi" - omogućuje vam da vidite bilo koji od popisa uzastopno. U prozoru za odabir izvora, korisnik može odabrati bilo koji od svezaka ili bilo koji od kasnijih popisa. Popisi su opremljeni informacijsko-referentnim sustavom koji omogućuje različite vrste pretraživanja kako unutar svih popisa općenito, tako i unutar glavnog korpusa ili njegovih pojedinačnih svezaka. Pretraživanje se može provesti i prema pojedinačnim podacima i prema takvim atributima popisa (ili skupina identificiranih u njima), kao što su regija, naziv skupine odabrane u izvornom izvoru, prisutnost određenih potpisa, datum, kategorija, prisutnost oznake u popisima uz određeno prezime (precrtano/podcrtano).
Raspon gorućih pitanja vezanih uz kvalitetu elektroničkih publikacija ne samo na internetu, već i na CD-ROM-u, može se lako odrediti: načela odabira dokumenata, cjelovitost publikacije, problematičan izgled serije, vrijednost i cjelovitost komentara i referentnih materijala. Tome možemo pridodati i zahtjev da se ne izdvajaju pojedinačni zanimljivi dokumenti, nego da se mobilizira građa iz određenih fondova, odaberu izvorni dokumenti za objavu, da se što više sačuvaju obilježja i karakteristična obilježja dokumenata, te da se publikacijama osiguraju dovoljno detaljne bilješke i indeksi (imeni, zemljopisni).
Međutim, objave arhivskih dokumenata još uvijek su iznimno rijetke. Velika većina povijesnih izvora na CD-u digitalizirane su verzije već objavljenih spomenika, ponekad komentiranih na ovaj ili onaj način. Pokazatelj prilično visoke razine takve publikacije može se smatrati:
Jasno identificiran “papirnati” izvor (i obrazloženje odabira ovog izdanja ako ih ima više);
Komentari izdavača koji nisu uklonjeni iz njega (i usklađenost s njihovim autorskim pravima);
Jasna izjava o načelima i obujmu novčanica u tekstu (ako ih je bilo).
Ovi minimalni zahtjevi nužni su za adekvatnu ocjenu svega što je u tekstu prikazano, za utvrđivanje njegove pouzdanosti i informativnosti. Možemo reći da je prostor za rad profesionalnih arheografa i izvorologa u području elektroničkih publikacija ogroman. Potrebne su publikacije koje ne samo da pokrivaju određene probleme, već daju i primjere visokostručnih publikacija, koristeći sve prednosti elektroničkih publikacija. Istodobno, pojava objava povijesnih dokumenata nastalih uz kršenje elementarnih pravila autorskog i imovinskog prava zapravo diskreditira ideju elektroničkog izdavaštva i hitno zahtijeva unapređenje metodološkog i regulatornog okvira za ovu vrstu arhivskog rada.
Objavljivanje dokumenata u elektroničkom okruženju: neka pitanja terminologije i pravne potpore E. V. Strelkova Međunarodni seminar “Digitalni dokumenti u knjižnicama, muzejima, arhivima: kvaliteta, tehnologija, dostupnost” Republika Karelija, Rusija 7.-9. listopada 2009.
Zakonodavna osnova Ustav Ruske Federacije Građanski zakonik Ruske Federacije, četvrti dio Savezni zakoni: “O muzejskom fondu Ruske Federacije i muzejima u Ruskoj Federaciji” “O knjižničarstvu” “O informacijama, informacijskim tehnologijama i zaštiti informacija” “ O obveznom depozitu dokumenata” “O tehničkoj regulativi” “O osobnim podacima” “O elektroničkom digitalnom potpisu” “O znanosti i državnoj znanstvenoj i tehničkoj politici” Zakoni Ruske Federacije: “O državnim tajnama” “O medijima” “O zaštita prava potrošača”
Pravo, odgovornost, izbor pravo da se ono učini dostupnim javnosti - “Zakon o Internetu” St. Građanski zakonik Ruske Federacije Isključivo pravo na djelo predmet autorskog prava - bez obzira na - vrijednost i svrhu djela - kao i metoda njegova izražavanja St. Građanski zakonik Ruske Federacije Objekti autorskog prava digitalna baština i neusporedivost karakteristika izvora informacija
U elektroničkom okruženju moguće je kreirati normalizirane izvore s oznakama odgovornosti za njihov sadržaj; [Savezni zakon br. 184-FZ “O tehničkoj regulativi”] osiguravaju PRISTUP - muzejskim predmetima i zbirkama; - zakonito objavljena djela. Građanski zakonik Ruske Federacije Kokorina E. Baze podataka zbirki kao izvor razvoja muzeja Zemskov A.I., Shrayberg Ya.L. Elektroničke informacije i elektronički izvori: publikacije i dokumenti, fondovi i knjižnice Nol L.Ya. Informacijske tehnologije u djelatnosti muzeja Antopolsky A.B., Maistrovich T.V. Digitalne knjižnice: principi stvaranja
Put muzeja Stvaranje Međunarodnog vijeća muzeja ICOM (1946.) CIDOC Odbor za muzejsku dokumentaciju (1977.) Početak rada u Rusiji (1977.) Quebeška deklaracija: temeljna načela nove muzeologije (1984.) ADIT Udruga za dokumentaciju i nove informacije tehnologije u muzejima (1996.) Konferencije ADIT, EVA, ECHOLOTH Od “strojnih” kataloga do mreže kulturne baštine Elektroničke publikacije muzeja dobile su svjetsko priznanje
Elektronički izvori Muzejska zbirka Zbirka knjiga AISABIS Umnožavanje u svrhu izdavanja Reprografsko umnožavanje bez potrebe izdavanja Izvorno djelo u elektroničkom obliku Digitalizacija Muzejske dragocjenosti, arhivska građa, rijetkosti iz osobnih zbirki postaju predmeti knjižnične pohrane u digitaliziranom obliku.
Metodološka potpora Državna politika Međunarodni dokumenti Projekti - međunarodni - federalni - nacionalni - industrijski - korporativni Pravila Formati Protokoli Profili Elektronički izvori elektronički podaci (informacije u obliku brojeva, slova, simbola ili njihovih kombinacija); elektronički programi (skupovi operatora ili potprograma koji obavljaju određene zadatke, uključujući obradu podataka) ili kombinacija ovih vrsta u jednom resursu. GOST Bibliografski zapis. Bibliografski opis elektroničkih izvora
Nedosljednost pojmova Objava (od lat. publico javno objavljujem) 1. Skretanje pozornosti javnosti putem tiska, radija ili televizije. 2. Objavljeni rad. Sovjetski enciklopedijski rječnik, jedan od glavnih oblika muzejske djelatnosti, koji uključuje sve vrste prezentacije muzejskih predmeta i muzejskih zbirki društvu kroz javno izlaganje, reprodukciju u tiskanim publikacijama, na elektroničkim i drugim vrstama medija. Savezni zakon br. 54-FZ "O muzejskom fondu Ruske Federacije i muzejima u Ruskoj Federaciji"
Proturječnost pojmova Elektronička publikacija (engl. e-publishing) je dokument čija se priprema, sažetak i distribucija provodi korištenjem elektroničkih tehnologija. A.I.Zemskov, L.Ya.Shrayberg skup podataka (tekst, statične i pokretne slike, zvuk) snimljenih u digitalnom obliku na računalnim medijima ili u memoriji računala i namijenjenih ljudskoj percepciji pomoću posebnog hardvera i softvera. L.Ya.Nol
Ciljevi stvaranja muzeja u Ruskoj Federaciji su skladištenje muzejskih predmeta i muzejskih zbirki; utvrđivanje i prikupljanje muzejskih predmeta i muzejskih zbirki; proučavanje muzejskih predmeta i muzejskih zbirki; objavljivanje muzejskih predmeta i muzejskih zbirki i provedba obrazovnih i obrazovnih aktivnosti Saveznog zakona "O muzejskom fondu Ruske Federacije i muzejima u Ruskoj Federaciji" Glavni oblici postojanja knjižnog fonda u muzeju su sljedeći: - odjel knjižnog fonda Muzejskih fondova - ustrojstvena jedinica "znanstvena knjižnica Muzeja". Timasheva I.A. Pravna potpora za rad knjižničnih ustrojstvenih jedinica povijesnih i zavičajnih muzeja
Sukob pojmova Dokument je materijalni medij s informacijama koje su na njemu zabilježene u bilo kojem obliku u obliku teksta, zvučnog zapisa, slike i (ili) kombinacije istih, koji ima detalje koji omogućuju njegovu identifikaciju, a namijenjen je prijenosu u vremenu i prostoru za potrebe javne uporabe i čuvanja. Savezni zakon iz l994 N77-FZ “O obveznom polaganju dokumenata” Elektronički dokument 1. Dokument u kojem su informacije predstavljene u elektroničkom digitalnom obliku. Savezni zakon br. 1-FZ „O elektroničkom digitalnom potpisu” 2. Dokument na strojno čitljivom mediju, za čiju upotrebu je potrebna računalna tehnologija. GOST Elektroničke publikacije. Osnovni pogledi i izlazne informacije
Proturječnost pojmova Elektronička objava 1. Dokument u kojem su podaci prikazani u elektroničkom digitalnom obliku i koji je podvrgnut uredničkoj i izdavačkoj obradi, ima podatke u impresumu, umnožava se i distribuira na strojno čitljivom mediju. [Savezni zakon iz 1994. N77-FZ “O obaveznom depozitu dokumenata”] 2. Elektronički dokument (skupina elektroničkih dokumenata) koji je prošao uređivačku i izdavačku obradu, namijenjen distribuciji u nepromijenjenom obliku, s informacijama o impresumu. GOST
Sukob pojmova Elektronička knjižnica 1. Informacijski sustav koji uključuje uređenu zbirku elektroničkih dokumenata generiranih prema određenim kriterijima i namijenjenih javnoj uporabi te skup programskih i tehnoloških alata koji provode funkcije stvaranja, korištenja i pohrane te zbirke . A.B.Antopolsky, T.V.Maistrovich 2. Distribuirani informacijski sustav koji vam omogućuje pouzdano pohranjivanje i učinkovito korištenje heterogenih zbirki elektroničkih dokumenata putem globalnih podatkovnih mreža u obliku pogodnom za krajnjeg korisnika Informacijski sustav za pružanje korisničkog pristupa elektroničkim dokumentima koji to ne čine imaju tvrdi medij (mreža). [Projekt EB SPbSPU]
Kontradiktornost pojmova Elektronička zbirka 1. Skup elektroničkih publikacija odabranih prema tematskim, tipskim ili drugim kriterijima i objedinjenih zajedničkim pristupnim sučeljem. A.I. Plemnek 2. Informacijski niz. A.B.Antopolsky, T.V.Maistrovich 3. Vrsta informacijskih izvora u sustavu metapodataka Dublin Core. A. B. Antopolsky, T. V. Maistrovich Muzejska zbirka je skup kulturnih vrijednosti koje dobivaju svojstva muzejskog predmeta samo kada se spoje zajedno zbog prirode njihovog podrijetla, srodstva vrsta ili drugih karakteristika. Savezni zakon br. 54-FZ "O muzejskom fondu Ruske Federacije i muzejima u Ruskoj Federaciji"
Nedosljednost pojmova je interdisciplinarna priroda projekata; Radna skupina za izradu muzejskog digitalnog potpisa: kustosi, izlagači i ostali muzejski djelatnici; voditelj projekta – stručnjak s iskustvom u izradi i održavanju elektroničke dokumentacije; PRAVNIK – specijalist za prava intelektualnog vlasništva; programeri specijalisti; umjetnici-dizajneri; fotografi; stručnjaci za video snimanje, stručnjaci za snimanje zvuka; urednik; prevoditelj; glazbeni urednik; stručnjak za oglašavanje i PR. nedostatak jedinstvenog regulatornog i metodološkog okvira; nesavršenost zakonodavstva povezana s novošću fenomena; teorija ispred prakse; različite brzine razvoja sastavnica procesa informatizacije društva.
Faze elektroničke objave Nastanak djela Podobnost objave. Status. Izrada elektroničkog dokumenta Varijabilnost implementacija. Uvjeti depozita. Uključivanje elektroničkog dokumenta u sustav informacijskih resursa Revizija sadržaja. Tiraž, mrežna adresa. Kompozicija (dio/cjelina). Davanje prava korištenja Pravo korištenja i raspolaganja. Integritet, adekvatnost, zaštita, sigurnost.
Autorsko pravo na djelu nastaje činjenicom njegova nastanka. Vlasničko pravo nastaje od trenutka kada je djelo (idealni predmet) izraženo u materijalnom obliku. Materijalni predmet u kojem je djelo izraženo zaštićen je imovinskopravnim, a ne autorskim pravom. IZVORI I REZULTATI STVARALAČKE AKTIVNOSTI – U JEDINSTVENOM PROSTORU
Virtualne izložbe i “elektroničke publikacije” PC Kiosci Plazma paneli Ekran i projektor Elektronički računalni vodiči Informacijske tehnologije - omogućuju posjetitelju da predstavi one predmete koji su godinama bili pohranjeni u skladištima; - razvijati metode i sredstva prezentacije u izložbenoj djelatnosti. Elektroničke - Knjižnice - Arhivi - Repozitoriji - Zbirke Opće je prepoznata važna uloga elektroničkih knjižnica u približavanju slika rijetkih i vrijednih predmeta javno dostupnim izvorima na nacionalnoj i svjetskoj razini. "Web 2" Grid mreže Semantic Web Web 3.0 Čvorovi znanja u mrežnom okruženju
Zaključci Pravno dopuštenje temelj je zaštite intelektualnih prava autora djela objavljenog u elektroničkom obliku. Elektroničke publikacije na tvrdim medijima, pohranjene u skladu s važećim zakonskim propisima, osigurane su sigurnošću, cjelovitošću, primjerenošću umnožavanja i ovjerom autorstva. Uključivanje online elektroničkih dokumenata i publikacija u knjižnične zbirke regulirano je lokalnim propisima. U ugovornoj interakciji s pravnim i fizičkim osobama knjižnica stječe posebna prava korištenja djela u elektroničkom obliku i pružanja usluga trećim stranama, čime se omogućuje formiranje čvorova znanja u mrežnom okruženju informacijskog i knjižničnog prostora na ugovornoj osnovi osnova
