Презентация преглед на съвременни системи за електронен документооборот. Презентация на тема "Електронно управление на документи"

Електронната система за управление на документи (EDMS) е автоматизирана многопотребителска система, която придружава процеса на управление на работата на йерархична организация, за да се гарантира, че тази организация изпълнява своите функции. Предполага се, че процесът на управление се основава на четими от човека документи, съдържащи в слабо формализирана форма инструкции за служителите на организацията, които трябва да бъдат изпълнени.

Основни понятия за електронно управление на документи Документен поток - движение на документи в организацията от момента на тяхното създаване или получаване до завършване на изпълнение или изпращане (GOST R); комплекс от работа с документи: приемане, регистрация, разпространение, контрол на изпълнението, формиране на файлове, съхранение и повторно използване на документация, справочна работа. Електронен документ (ED) е документ, създаден с помощта на средства за компютърна обработка на информация, който може да бъде подписан с електронен цифров подпис (EDS) и записан на компютърен носител под формата на файл с подходящ формат.

Основни принципи на електронното управление на документи: Единична регистрация на документ, която ви позволява да идентифицирате уникално документ във всяка инсталация на тази система. Възможност за паралелно изпълнение на операции, което позволява да се намали времето за движение на документи и да се повиши ефективността на тяхното изпълнение Непрекъснатост на движението на документи, което позволява да се идентифицира лицето, отговорно за изпълнението на документа (задачата) във всеки момент от живота на. документът (процесът). Единна (или координирана разпределена) база данни с информация за документи, която елиминира възможността за дублиране на документи. Ефективно организирана система за търсене на документи, която ви позволява да намерите документ с минимална информация за него. Разработена система за отчитане на различни статуси и атрибути на документи, която ви позволява да контролирате движението на документи през документооборота и да вземате управленски решения въз основа на данни от отчети.

Въвеждането на електронен документооборот осигурява: регистриране, отчитане и съхранение на документите; бърз достъп до документи и отчетна информация; ефективно управление на документооборотните процеси; намаляване на времето, необходимо за процедурите по одобрение на документи и вземане на решения; повишаване на изпълнителската дисциплина; намаляване на финансовите разходи за документооборот и офис работа.

Основните задачи на електронния документооборот: автоматизация на офиса; електронен архив на документи; управление на корпоративни електронни документи (workflow). управление на договорния процес; автоматизация на работа с документация на СУК (система за управление на качеството); автоматизация на жалбите на гражданите.

Предимства на електронния документооборот. Системата за електронен документооборот е предназначена за изграждане на ефективна система за управление на бизнес процеси и фирмени документи. Инструментите, включени в системата за електронно управление на документи, ви позволяват да внедрите технологии за електронно управление на документи във всяка компания, независимо от нейния размер и форма на собственост. Системата за управление на електронни документи е проектирана да работи както в рамките на малка структура, например офис, отдел, отдел или местна организация като цяло, така и в рамките на географски разпределена организация със сложен модел на информационен поток.

Предимства на електронния документооборот. става възможно напълно да се изоставят хартиените документи, при условие че това не противоречи на действащото законодателство (някои видове документи трябва да бъдат на хартиен носител). Това ви позволява да избегнете дублиране на информация на различни носители, гарантира надеждно съхранение на данни и предотвратява изтичането на поверителна информация; Няма нужда физически да прехвърляте хартиени документи на служителите, което значително ускорява процесите на вземане на решения по документи и съобщаване на управленски решения на служителите.

История: PDF форматът е създаден през 1991 г. от Adobe. В първите дни на своето съществуване този формат беше изключително непопулярен: софтуерът на Adobe за четене и създаване на PDF беше платен; PDF нямаше поддръжка за външни връзки, което го правеше практически безполезен в World Wide Web; PDF документите бяха по-големи от обикновения текст, което означаваше по-дълго време за изтегляне на бавните модеми, често използвани по това време; На по-слаби машини PDF документите се изобразяваха със забележими забавяния;

Предимства (PDF): лесна навигация, позволяваща бързо намиране на страницата, от която се нуждаете; лекота на използване; За да видите PDF файл, нямате нужда от нищо друго освен самия файл и безплатния Adobe Reader; PDF форматът ви позволява да вграждате необходимите шрифтове (текст ред по ред), векторни и растерни изображения, формуляри и мултимедийни вложки; Включва механизъм за електронен подпис за защита и проверка на автентичността на документите.

Предимства (PDF): Слава и популярност. Основното предимство на PDF пред DjVu е неговата популярност и широка популярност. PDF форматът е популярен в световен мащаб. Отвореност на стандарта. PDF форматът е стандартизиран от комитета по международни стандарти ISO. Изобилие от програми за работа с формата. Има голямо разнообразие от различни програми за работа с PDF формат - както търговски, така и безплатни.

Недостатъци (PDF): Повишена сложност на вътрешната структура на формата. PDF форматът е доста сложен по своята вътрешна структура. Само неговата спецификация заема повече от хиляда страници. Съсредоточете се върху печат на хартия, а не върху електронен формат. Форматът е насочен основно към създаване на хартиени разпечатки от PDF файл. PDF не е електронно ориентиран формат. Не се мащабира добре, забавя се при превъртане (както векторни PDF, така и растерни), не ви позволява да отворите ненапълно изтеглен файл - за да отворите PDF, винаги трябва да го изтеглите напълно, тъй като заглавката на PDF е на края на файла.

Предимства на DjVu: Специализация за електронизация на хартиени текстове. DjVu винаги използва 3-слойна сегментация на съдържанието, за да осигури оптимална компресия. Съсредоточете се върху електронната форма на документа. Ниски изисквания за ресурси. Малък размер на файла. DjVu гарантира възможно най-малкия размер на файла. Простота и оптималност на вътрешната структура на формата.

Електронният цифров подпис (EDS) е реквизит на електронен документ, който ви позволява да определите липсата на изкривяване на информация в електронен документ от момента на формиране на EDS и да проверите дали подписът принадлежи на собственика на EDS. сертификат за ключ. Стойността на детайлите се получава в резултат на криптографска трансформация на информация с помощта на частния ключ за цифров подпис.

Електронен цифров подпис (ЕЦП) ЕЦП е аналог на саморъчния подпис на лице, използван в електронни документи. Електронният цифров подпис се създава с помощта на частен ключ от уникална последователност от знаци, която е известна на неговия собственик и е предназначена за създаване на цифрови подписи в електронни документи с помощта на подходящи средства.

История на цифровия подпис: През 1976 г. Уитфийлд Дифи и Мартин Хелман за първи път предложиха концепцията за „електронен цифров подпис“. През 1977 г. Роналд Ривест, Ади Шамир и Леонард Адлеман разработиха криптографския алгоритъм RSA, който без допълнителни модификации може да се използва за създаване. примитивни цифрови подписи. Скоро след RSA бяха разработени други цифрови подписи, като алгоритмите за цифров подпис на Rabin и Merkle. През 1984 г. Шафи Голдвасер, Силвио Микали и Роналд Ривест бяха първите, които строго дефинираха изискванията за сигурност на алгоритмите за цифров подпис. През 1994 г. Главната дирекция за комуникационна сигурност на Федералната агенция за правителствени комуникации и информация към президента на Руската федерация разработи първия руски стандарт за цифров подпис GOST R, базиран на изчисления в група от точки на елиптична крива и на хеш функция описан в GOST R през 2002 г., за да се осигури по-голяма криптографска сила на алгоритъма, вместо GOST R беше въведен стандартът GOST R. В съответствие с този стандарт термините „електронен цифров подпис“ и „цифров подпис“ са синоними.

Цел и приложение на цифровия подпис Цифровият подпис е предназначен за удостоверяване на лицето, подписало електронния документ. Контрол на целостта на предадения документ: при всяка случайна или умишлена промяна на документа, подписът ще стане невалиден, тъй като се изчислява въз основа на първоначалното състояние на документа и съответства само на него. Защита срещу промени (фалшификация) на документа: гаранцията за откриване на фалшификация по време на контрол на целостта прави фалшификацията в повечето случаи непрактична. Невъзможност за отказ от авторство. Тъй като правилен подпис може да бъде създаден само чрез познаване на частния ключ и той трябва да бъде известен само на собственика, собственикът не може да откаже своя подпис върху документа. Доказателство за авторството на документа: Тъй като можете да създадете правилен подпис само като знаете частния ключ, а той трябва да бъде известен само на собственика, собственикът на двойката ключове може да докаже своето авторство на подписа под документа. В зависимост от детайлите на дефиницията на документа, могат да бъдат подписани полета като „автор“, „направени промени“, „клеймо за време“ и др.

Основните схеми за използване на цифрови подписи са: подписване на електронно съобщение при предаването му и проверка на подписа на подателя след получаване, тоест защитено предаване на документа. Често подобна схема се възприема като правно значим документооборот, което е дълбока заблуда. Защитата на електронно съобщение чрез електронен подпис със сигурност е нещо полезно и необходимо, но е напълно недостатъчно за осигуряване на пълноценен документооборот; използването на цифров подпис през целия жизнен цикъл на електронен документ по време на неговото създаване, одобрение, одобрение, запознаване с него и т.н. Само в случай, че пълният жизнен цикъл на документа е автоматизиран и цифровият подпис е неразделна част от него може ли да се говори за използване на пълноценна, т.е.

Източници: PDF спецификации, включително PDF справочник за PDF 1.7, PDF 1.6 (ISBN), PDF 1.5, PDF 1.4 (ISBN), PDF 1.3 (ISBN) Adobe PDF 101: Бърз преглед на PDF pdf документ, описващ основните характеристики на PC Week \RE 19 септември 2006 г. Сергей Силин, специалист в софтуерната компания Аплана за цифров подпис GOST R Информационни технологии. Криптографска защита на информацията. Процеси за генериране и проверка на електронни цифрови подписи.

Източници: GOST R Информационни технологии. Криптографска защита на информацията. Процедури за разработване и проверка на електронен цифров подпис, базиран на асиметричен криптографски алгоритъм. Електронен цифров подпис Термин - Енциклопедична основа Електронен цифров подпис Криптомаш Компания

Автоматизирането на документооборота включва използването на специален софтуер за работа с документи и участието на електронни документи в системата за обмен на информация. В същото време документите, създадени по време на функционирането на организацията, задължително се регистрират и съхраняват в единно информационно пространство. Осигурява се колективна работа с документи, тоест няколко служители работят последователно върху всеки от тях в съответствие с техните функционални отговорности.

Планини от отпадъчна хартия, продължителното търсене на необходимия документ, загуби, дублиращи се документи, закъснения при изпращане и получаване и грешки на персонала не са пълен списък от проблеми, които възникват, когато документооборотът е зле организиран. Всичко това може значително да забави, а в изключителни случаи напълно да парализира работата на предприятието.

Инструменти за автоматизиране на потока от документи Софтуерните инструменти, използвани за автоматизиране на потока от документи, могат грубо да се разделят на четири категории: Системи за работен поток. Системи за колективна работа на потребителите върху документи. Системи, предназначени за съхранение и извличане на документи. Имейл системи.

Системи за работен процес. Основни характеристики: методологията отчита „човешкия фактор”; адресат не са имената на конкретни служители, а техните длъжности (роли); създадената карта на процеса се проверява статично за затваряне: документът не може да бъде изпратен „никъде“ или да спре без видима причина; ясна система за контрол на изпълнението, когато се отделя определено време за извършване на определена операция и самата система, по ваш избор, определя наказания за виновния служител и реакцията на системата към такова нарушение;

на работното място крайният потребител оперира с термини, познати на тяхната производствена индустрия; оторизиран достъп до информация, системният администратор вижда само състоянието на процеса („работи“, „очаква активиране“, „завършен“); поетапно внедряване - автоматизацията може да бъде стартирана от някой отдел или отдел и ако е необходимо, добавете нови служители към картата и пресъздайте процеса; системата има отворен интерфейс за поддръжка на съществуващи приложения.

Ефективният документооборот е основен компонент на ефективното управление на предприятието. Документооборотът е изключително важен за правилната организация на финансово-управленското счетоводство.

Слайд 1

Системи за електронно документооборот (EDMS) "ДЕЛО"

Слайд 2

Най-добрият "Бизнес" - за най-добрите компании!

Най-добрата система за електронно управление на документи „DELO“ се утвърди като най-надеждната и доказана EDMS на руския пазар. Добре обмислена и пълна функционалност за управление на информация и документи. Пълна автоматизация на документооборота на географски разпределени компании, възможност за изграждане на свободни маршрути за движение на документи, надежден електронен архив и защитен документооборот с помощта на електронен подпис, интеграция с други системи, съответствие със законодателни, регулаторни и методически изисквания , както и изискванията за сигурност на информацията - отличава “ДЕЛО” от другите системи.

Слайд 3

Слайд 4

"Лидер на руския пазар на EDMS и ECM системи"

Системата за електронен документооборот „ДЕЛО” е надеждна и удобна система, доказана от времето и потребителите. EDMS "DELO" ви позволява да решавате проблеми с автоматизирането на работата с документи на фирми с различни размери и области на дейност, поддържа хартия, смесен документооборот, което позволява плавен преход към електронен документооборот с минимални финансови и материални разходи. EDMS "DELO" ви позволява да оптимизирате бизнес процесите на организацията и да автоматизирате работата с документи. "DELO" се използва от повече от 6000 организации и 500 000 потребители в цяла Русия и страните от ОНД.

Слайд 5

Автоматизация на документооборота

EDMS "DELO" е система, фокусирана върху автоматизацията на документооборота (от създаване на документ до прехвърляне в архивно съхранение) с възможност за цялостна автоматизация на документооборота на географски разпределени компании, поддържаща интеграция със съществуващи корпоративни информационни системи. Системата е насочена към автоматизиране на свързани документо-ориентирани процеси (финансов, договорен документооборот, автоматизация на вътрешни бизнес процеси, работа със заявки на граждани, предоставяне на обществени услуги и др.), с възможност за организиране на правно значим документооборот на компания.

Слайд 6

Предимства на EDMS "ДЕЛО"

Системата "ДЕЛО" е ефективно решение за автоматизиране на управлението на документи и информация. С внедряването на EDMS „DELO“ вие получавате удобен инструмент за повишаване на ефективността на компанията чрез намаляване на времето за обработка и търсене на документи, обсъждане и одобрение, наблюдение на изпълнението на поръчките и повишаване на дисциплината на служителите.

Слайд 7

Държавни служби и жалби на граждани

Подсистемата за предоставяне на държавни и общински услуги, базирана на EDMS "DELO", ви позволява да прехвърлите в електронна форма процеса на предоставяне на държавни и общински услуги на всички нива - федерално, регионално и общинско. Това се осигурява чрез интеграция с „Единен портал на държавни и общински услуги“ (УПГУ) чрез Системата за междуведомствено електронно взаимодействие (SMEI). В системата „БИЗНЕС” е предвидена и интеграция с АС „Обръщение на гражданите”.

Слайд 8

Надежден електронен архив на документи

Системата предоставя удобни средства за организиране на съхранението на хартиени и електронни документи (документи, прикачени към Република Казахстан, проекти на документи и инструкции). Изпълнените документи в системата могат да бъдат „отписани като файлове“, за да формират в бъдеще архивния фонд на организацията. EDMS "CASE" осигурява автоматизация на основните задачи на оперативното съхранение на документи и файлове: поддръжка на приетата в организацията номенклатура на файловете; механизъм за отписване на документ; създаване и преглед на опис на отписаните документи за досието; поддръжка за работа с многотомни файлове; автоматично преизчисляване на страници в каса (том).

Слайд 9

Интеграция с други информационни системи

Наличието на отворен API интерфейс дава възможност за интегриране на системата „ДЕЛО” с всякакви информационни системи и бизнес програми, използвани от клиентската организация. Пример: интеграция на водещи системи на съответните пазари - системата за електронен документооборот „ДЕЛО” и автоматизираната счетоводна система 1С.

Слайд 10

Системни изисквания

Системата DELO е проектирана да работи със следните СУБД: MS SQL Server 2008 (Standard Edition, Enterprise Edition, Express Edition with Advanced Services*) MS SQL Server 2012 SP1 (Standard Edition, Business Intelligence, Enterprise Edition, Express Edition with Advanced Services) *) MS SQL Server 2014 (Standard Edition, Business Intelligence, Enterprise Edition, Express Edition with Advanced Services*) Oracle 10g версия 10.2.0.1 (и по-нова) Oracle 11g версия 11.2.0.1 (и по-нова) Oracle 12c версия 12.1.0.1 ( и по-високо)

Слайд 2

Тема 1 Основни понятия на EDMS

Слайд 3

Актуално състояние на организациите и техния документооборот

Според съществуващите оценки, електронни носители - документи, хартиени носители - документи около 30% и всички 70%! Според списанията “ASAP” и “Delphi Consulting Group” ~ 6 милиарда - нови документи се появяват годишно повече от 1 милиард - страници с документи се създават ежедневно само в САЩ

Слайд 4

Оценка на разходите за труд при работа с документи

Създаване, търсене, одобрение, изпращане на документи Времеви разходи: Операции: 30% от работното време Работа на мениджъра с информация до 80% от работното време Загуба на корпоративни документи безвъзвратно 6% - 15% Копиране на всеки вътрешен документ до 20 пъти На средно един служител прекарва годишно в търсене на изгубена информация до 150 часа, изчислено от Siemens BusinessServices

Слайд 5

I. Предназначение на EDS

Управлението на електронни документи е предназначено за извършване на основни операции: Създаване на документи Обработка на документи Прехвърляне на документи на други лица Съхраняване на документи Извеждане на информация на различни носители (хартия, електронни дискове и др. устройства)

Слайд 6

Основната цел на ОРГАНИЗАЦИЯТА на EDMS Съхранение на електронни документи Управление на работата с документи Това означава: Организация на движението на документи между отдели на предприятие (организация), потребителски групи или отделни потребители Това означава: Създаване и използване на структура за съхранение документи. Създаване на архиви за съхранение на документи от всякакъв формат и предназначение Движението на документи е прехвърляне на права за използване на документи (с уведомяване на потребителите) и контрол върху тяхното изпълнение

Слайд 7

II. Изисквания към EDMS

Цялостната EDMS трябва да обхваща целия цикъл на офис работа на предприятие (организация) - от създаването на документ до отписването му в архива. EDMS трябва да осигурява централизирано съхранение на документи във всякакви формати, включително документи със сложна композиция (текст + графики + таблици + ...) Типове файлове, които по правило трябва да поддържат EDMS: - текстови документи, - изображения, - електронни таблици, - аудио/видео данни, - уеб документи

Слайд 8

EDMS трябва да комбинира различни потоци от документи на географски отдалечени предприятия в една информационна система - използване на мрежови корпоративни технологии EDMS трябва да прилага разграничаване на правата за достъп на потребителите до документи в зависимост от тяхната компетентност, позиция, възложени правомощия, EDMS трябва да бъде адаптивно адаптирана към съществуващата организационна и персонална структура и система за управление на офиса на предприятието, както и интегрирана с други корпоративни системи

Слайд 9

Обща функционалност на системата за електронен документооборот

Създаване на документи Управление на достъпа до информация Организиране на търсенето на каквато и да е документна информация Преобразуване (трансформиране) на формати на данни Гарантиране на сигурността на съхранението и използването на информация за предприятието (организацията)

Слайд 10

III. Основни свойства на EDMS

1. Отвореност Всички EDMS са изградени на модулен принцип и техните API интерфейси (Application Programming Interface) са отворени 2. Висока степен на интеграция с приложен софтуер (включително ERP системи: SAP, R/3, Oracle Applications и др.) Това се постига чрез използването на технологии за интегриране на различни софтуерни приложения: - OLE Automation - DDE (Dynamic Data Exchange) - ActiveX - ODMA (Open Document Management API) - MAPI (Messaging API) и други... 3. Йерархичен принцип на структуриране на информацията

Слайд 11

4. Описание на документа в EDMS Основни свойства на EDMS Атрибути на документа 5. Технологични компоненти на EDMS RKK Карта за регистрация и контрол Съхранение на атрибути Съхранение на документи (т.е. съдържание на документа) Услуги за индексиране на пълен текст (осъществяване на връзки между документи) Повечето EDMS използват СУБД: Oracle, Sybase, MS SQL Server, Informix и др. (наши собствени разработки) Повечето EDMS използват файлови сървъри с ОС: MS Windows NT, Novell Netware, UNIX и др.

Слайд 12

Основни свойства на EDMS 6. Разграничаване на правата за достъп до данни (типове) Пълен контрол върху документа Право на редактиране, но не и изтриване на документа Право на създаване на нови версии на документи, но без право на редактиране Право на анотиране на документ (без право да го редактирате и създавате нови версии) Право на четене на документа (само за четене), но не и редактиране Право на достъп до регистрационната карта на документа, но не и до неговото съдържание Пълната липса на права за достъп до документът Всички операции и действия, извършени с документа, се регистрират. Следователно цялата история на работа с документ може лесно да се контролира.

Слайд 13

7. Характеристики на маршрутизиране на документи Безплатно маршрутизиране Твърдо маршрутизиране Всеки потребител (участник в документооборота) може по свое усмотрение да промени или създаде маршрут за преминаване на документ (изпълнение на инструкции и одобрения върху него) Процедурата за преминаване на документ между потребителите (изпълнение на инструкции и одобрения по него) е строго регламентирано и потребителите нямат право да го променят. 8. Възможност за преглед на документи от различни формати (наличие на помощни програми - Viewers) Основни свойства на EDMS Повечето EDMS работят със следните типове файлове

Слайд 14

Файлови формати: .doc (MS Word) - text.xls (MS Excel) - tabular.jpeg, .tif, .bmp и други графични формати.rtf (Rich Text Format) - разширен текст.ppt (MS PowerPoint) - презентация. html (уеб документи) - хипертекст Основни свойства на EDMS 9. Анотация (описание) на документи Атрибут на анотация Права за редактиране на полето За потребители Регистрационна и контролна карта РКК а) б) Функция „Червен молив”

Слайд 18

Декодиране на интерфейс

OLE Automation – Object and Linking Embedding Automation – автоматично вграждане и свързване на обекти DDE – Dynamic Data Exchange – динамичен обмен на данни ActiveX – технология за създаване на мултимедийни приложения за интернет ODMA – Open Document Management API – индустриален стандарт за свързване на приложни програми с система за управление на документи и други MAPI–Messaging API софтуер – приложен програмен интерфейс за системи за електронни съобщения (e-mail)

Вижте всички слайдове

Слайд 2

Система за електронен документооборот

Това е автоматизирана многопотребителска система, която съпътства процеса на управление на работата на йерархична организация, за да се гарантира, че тази организация изпълнява своите функции. Предполага се, че процесът на управление се основава на четими от човека документи, съдържащи в слабо формализирана форма инструкции за служителите на организацията, които са необходими за изпълнение.

Слайд 3

Това е единен механизъм за работа с документи, подадени в електронен вид, реализиращ концепцията за „безхартиено деловодство“.

Слайд 4

Основни понятия на електронния документооборот

• Документопотокът е движението на документи в организацията от момента на тяхното създаване или получаване до завършване на изпълнението или изпращането (GOST R 51141-98); комплекс от работа с документи: приемане, регистрация, разпространение, контрол на изпълнението, формиране на файлове, съхранение и повторно използване на документация, справочна работа.
• Електронен документ (ED) е документ, създаден с помощта на средства за компютърна обработка на информация, който може да бъде подписан с електронен цифров подпис (EDS) и записан на компютърен носител под формата на файл с подходящ формат.

Слайд 5

Основни принципи на електронния документооборот

1. Единична регистрация на документ, което ви позволява да идентифицирате уникално документ във всяка инсталация на тази система.
2. Възможност за паралелно изпълнение на операции, което позволява да се намали времето за движение на документи и да се повиши ефективността на тяхното изпълнение
3. Непрекъснатост на движението на документа, позволяваща да се идентифицира лицето, отговорно за изпълнението на документа (задачата) във всеки момент от живота на документа (процеса).
4. Единна (или координирана разпределена) база данни с информация за документи, която елиминира възможността за дублиране на документи.
5. Ефективно организирана система за търсене на документи, която ви позволява да намерите документ с минимална информация за него.
6. Разработена система за отчитане на различни статуси и атрибути на документи, която ви позволява да контролирате движението на документи през документооборота и да вземате управленски решения въз основа на данни от отчети.

Слайд 6

Въвеждането на електронен документооборот гарантира

1. регистрация, отчитане и съхранение на документи;
2. бърз достъп до документи и отчетна информация;
3. ефективно управление на документооборотните процеси;
4. намаляване на времето, необходимо за процедурите по одобрение на документи и вземане на решения;
5. повишаване на изпълнителската дисциплина;
6. намаляване на финансовите разходи за документооборот и офис работа.

Слайд 7

Основни задачи на електронния документооборот

1. офис автоматизация;
2. електронен архив на документи;
3. управление на корпоративни електронни документи (workflow).
4. управление на договорния процес;
5. автоматизация на работа с документация на СУК (система за управление на качеството);
6. автоматизация на жалбите на гражданите.

Слайд 8

Предимства на електронния документооборот

1. Системата за електронен документооборот е предназначена за изграждане на ефективна система за управление на бизнес процеси и фирмени документи.
2. Инструментите, включени в системата за електронно управление на документи, ви позволяват да внедрите технологии за електронно управление на документи във всяка компания, независимо от нейния размер и форма на собственост.
3. Системата за управление на електронни документи е проектирана да работи както в рамките на малка структура, например офис, отдел, отдел или местна организация като цяло, така и в рамките на географски разпределена организация със сложен модел на информационен поток.

Слайд 9

• става възможно напълно да се изоставят хартиените документи, при условие че това не противоречи на действащото законодателство (някои видове документи трябва да бъдат на хартиен носител). Това ви позволява да избегнете дублиране на информация на различни носители, гарантира надеждно съхранение на данни и предотвратява изтичането на поверителна информация;
• Няма нужда физически да прехвърляте хартиени документи на служителите, което значително ускорява процесите на вземане на решения по документи и съобщаване на управленски решения на служителите.

Слайд 10

Преносим формат на документи

Portable Document Format (PDF) е преносим, ​​независим от платформата преносим формат на електронен документ.

Слайд 11

Използване на Portable Document Format

Portable Document Format може да се използва за подготовка на различни документи като новини, прессъобщения, бележки, договори, електронни книги, електронни учебници и много други.

Слайд 12

История

• PDF форматът е създаден през 1991 г. от Adobe.
• В първите дни на своето съществуване този формат беше изключително непопулярен:
• Софтуерът на Adobe за четене и създаване на PDF не беше безплатен;
• PDF нямаше поддръжка за външни връзки, което го правеше практически безполезен в World Wide Web;
• PDF документите бяха по-големи от обикновения текст, което означаваше по-дълго време за изтегляне на бавните модеми, често използвани по това време;
• На по-слаби машини PDF документите се изобразяваха със забележими забавяния;

Слайд 13

Предимства (PDF)

• удобна навигация, която ви позволява бързо да намерите страницата, от която се нуждаете;
• лекота на използване;
• За да видите PDF файл, нямате нужда от нищо друго освен самия файл и безплатния Adobe Reader;
• PDF форматът ви позволява да вграждате необходимите шрифтове (текст ред по ред), векторни и растерни изображения, формуляри и мултимедийни вложки;
• Включва механизъм за електронен подпис за защита и проверка на автентичността на документите.

Слайд 14

• Слава и популярност. Основното предимство на PDF пред DjVu е неговата популярност и широка популярност. PDF форматът е популярен в световен мащаб.
• Отвореност на стандарта. PDF форматът е стандартизиран от комитета по международни стандарти ISO.
• Изобилие от програми за работа с формата. Има голямо разнообразие от различни програми за работа с PDF формат - както търговски, така и безплатни.

Слайд 15

Недостатъци (PDF)

• Дори при забележимо намаляване на обема, PDF файловете са невероятно обемисти.
• защитата, която се използва за кодиране на файл, ако не използвате специални програми за това, може да бъде преодоляна от опитен програмист за няколко секунди.

Слайд 16

• Раздута сложност на вътрешната структура на формата. PDF форматът е доста сложен по своята вътрешна структура. Само неговата спецификация заема повече от хиляда страници.
• Съсредоточете се върху печат на хартия, а не върху електронен формат. Форматът е насочен основно към създаване на хартиени разпечатки от PDF файл. PDF не е електронно ориентиран формат. Не се мащабира добре, забавя се при превъртане (както векторни PDF, така и растерни), не ви позволява да отворите ненапълно изтеглен файл - за да отворите PDF, винаги трябва да го изтеглите напълно, тъй като заглавката на PDF е на края на файла.

Слайд 17

Предимства на DjVu

• Специализация по електронизация на хартиени текстове. DjVu винаги използва 3-слойна сегментация на съдържанието, за да осигури оптимална компресия.
• Съсредоточете се върху електронната форма на документа.
• Ниски изисквания за ресурси.
• Малък размер на файла. DjVu гарантира възможно най-малкия размер на файла.
• Простота и оптималност на вътрешната структура на формата.

Слайд 18

Недостатъци на DjVu

• Затвореност на стандарта. Стандартът DjVu не е представен на ISO за одобрение.
• Относителна недоразвитост на софтуера за работа с формата.

Слайд 19

Това е детайл от електронен документ, който ви позволява да определите липсата на изкривяване на информацията в електронен документ от момента на формиране на цифровия подпис и да проверите дали подписът принадлежи на собственика на сертификата за ключ за цифров подпис. Стойността на детайлите се получава в резултат на криптографска трансформация на информация с помощта на частния ключ за цифров подпис.

Слайд 20

Електронен цифров подпис (EDS)

Електронният подпис е аналог на саморъчния подпис на лицето, използван в електронни документи. Електронният цифров подпис се създава с помощта на частен ключ - уникална последователност от знаци, която е известна на неговия собственик и е предназначена за създаване на цифрови подписи в електронни документи с помощта на подходящи средства.

Слайд 21

История на появата на цифровия подпис

• През 1976 г. Уитфийлд Дифи и Мартин Хелман за първи път предложиха концепцията за „електронен цифров подпис“.
• През 1977 г. Роналд Ривест, Ади Шамир и Леонард Адлеман разработват криптографския алгоритъм RSA, който може да се използва за създаване на примитивни цифрови подписи без допълнителни модификации.
• Скоро след RSA бяха разработени други цифрови подписи, като алгоритмите за цифров подпис на Rabin и Merkle.
• През 1984 г. Шафи Голдвасер, Силвио Микали и Роналд Ривест бяха първите, които строго дефинираха изискванията за сигурност на алгоритмите за цифров подпис.
• През 1994 г. Главната дирекция за комуникационна сигурност на Федералната агенция за правителствени комуникации и информация към президента на Руската федерация разработи първия руски стандарт за цифров подпис - GOST R 34.10-94, базиран на изчисления в група точки от елиптична крива и върху хеш функцията, описана в GOST R 34.11-94.
• През 2002 г., за да се осигури по-голяма криптографска сила на алгоритъма, беше въведен стандартът GOST R 34.10-2001 вместо GOST R 34.10-94. Съгласно този стандарт термините „електронен цифров подпис“ и „цифров подпис“ са синоними.

Слайд 22

Предназначение и приложение на цифровия подпис

• Цифровият подпис е предназначен за удостоверяване на лицето, подписало електронния документ.
• Контрол на целостта на предадения документ: при всяка случайна или умишлена промяна на документа, подписът ще стане невалиден, тъй като се изчислява въз основа на първоначалното състояние на документа и съответства само на него.
• Защита срещу промени (фалшификация) на документа: гаранцията за откриване на фалшификация по време на контрол на целостта прави фалшификацията в повечето случаи непрактична.
• Невъзможност за отказ от авторство. Тъй като правилен подпис може да бъде създаден само чрез познаване на частния ключ и той трябва да бъде известен само на собственика, собственикът не може да откаже своя подпис върху документа.
• Доказателство за авторството на документа: Тъй като можете да създадете правилен подпис само като знаете частния ключ, а той трябва да бъде известен само на собственика, собственикът на двойката ключове може да докаже своето авторство на подписа под документа. В зависимост от детайлите на дефиницията на документа, могат да бъдат подписани полета като „автор“, „направени промени“, „клеймо за време“ и др.

Слайд 23

Характеристики на електронен документ с електронен подпис

• автентичност - потвърждаване на авторството на документа;
• цялост - документът не може да бъде променян след подписване;
• неотричане на авторството (non-repudiation) - авторът впоследствие няма да може да се откаже от подписа си.

Слайд 24

Основни схеми за използване на цифрови подписи

• подписване на електронно съобщение при предаване и проверка на подписа на изпращача при получаване, тоест защитено предаване на документ. Често подобна схема се възприема като правно значим документооборот, което е дълбока заблуда. Защитата на електронно съобщение чрез електронен подпис със сигурност е нещо полезно и необходимо, но е напълно недостатъчно за осигуряване на пълноценен документооборот;
• използването на цифров подпис през целия жизнен цикъл на електронен документ - по време на неговото създаване, одобрение, одобрение, запознаване с него и т.н. Само в случай, когато пълният жизнен цикъл на документа е автоматизиран и цифровият подпис е неразделна част от него, можем ли да говорим за използване на пълна, т.е. правно значима система за управление на електронни документи.

Слайд 25

EDS пример

Слайд 26

Източници

• PDF спецификации, включително справочник за PDF за PDF 1.7, PDF 1.6 (ISBN 0-321-30474-8), PDF 1.5, PDF 1.4 (ISBN 0-201-75839-3), PDF 1.3 (ISBN 0-201-61588- 6)
• Adobe PDF 101: Бърз преглед на PDF - pdf документ, описващ основните характеристики на формата.
• @ http://www.compute-rs.com
• PC Week\RE 19 септември 2006 г. Сергей Силин, EDS специалист в Aplana Software
• GOST R 34.10-2001 Информационни технологии. Криптографска защита на информацията. Процеси за генериране и проверка на електронни цифрови подписи.

Слайд 27

• GOST R 34.10-94 Информационни технологии. Криптографска защита на информацията. Процедури за разработване и проверка на електронен цифров подпис, базиран на асиметричен криптографски алгоритъм.
• Електронен цифров подпис - Термин - Енциклопедична основа
• Електронен цифров подпис - Фирма Криптомаш

Вижте всички слайдове