Организирайте конференция. Енциклопедия на маркетинга

Когато планира конференция, компанията организатор може да има различни цели. За някои компании това е основният вид бизнес, докато някои компании просто искат да опитат нещо ново; някои дори се позиционират като лидери в индустрията и конференциите спомагат за консолидирането на този статус. Във всеки случай всеки мениджър на събития мечтае да направи своята конференция интересна и привлекателна за участниците.

Ето няколко практични съвета как да подправите нещата и да организирате една наистина незабравима конференция.

1 . Поемайте рискове

Около 60 процента от бюджета на конференцията отиват за доказани и утвърдени идеи, а останалите 40 процента трябва да се използват за тестване на нови продукти на пазара на индустрията.

В крайна сметка само половината от тези нововъведения ще бъдат наистина успешни, но дори и неуспехите ще помогнат да направите конференцията по-интересна и да изпратите посланието, от което се нуждаете, към вашите гости.

Не се страхувайте да поемате рискове, тогава чашите ви винаги ще бъдат пълни с шампанско.

2. Използвайте личен подход към всеки участник

В ерата на модерните технологии живото общуване между хората постепенно се свежда до минимум. Днес дори участието в събитие често се потвърждава от програмиран електронен робот.

Електронните „асистенти“ обаче не бива да се надценяват. Назначавайки специално лице, което да потвърждава заявките и да води кореспонденция с всеки от участниците, вие ще изразите уважението си към гостите на конференцията. Това ще помогне за укрепване на връзките между поканените и компанията организатор.

3. Дайте възможност на участниците да оформят програмата

Иновативните методи позволяват създаването на различни приложения, включително и такива, чрез които гостите на конференцията могат да участват активно в оформянето на програмата. Насърчете присъстващите да избират лектори и теми и създайте блогове и форуми, където гостите могат да обсъждат идеи преди самото събитие.

Лофт №3 – 10 нови стаи, с капацитет от 20 до 800 гости

По този начин ще дадете на гостите си усещане за участие в организацията на конференцията, което означава, че ще увеличите шансовете си за успех.

4 . Изисквайте уникални доклади от лекторите

Предупредете лекторите, че очаквате от тях само оригинални презентации. Уверете се, че поканеният гост не радва зрителя с един и същ репортаж в продължение на няколко години, а е наистина ценен за вашата публика.

5. Изхвърлете скучните въведения

Една от последните тенденции в организирането на конференции е изоставянето на скучните представяния на гостите и изброяването на различни похвали в полза на кратък, остроумен преглед на личните качества на оратора.

Компаниите, организиращи конференции, имат различни цели. За някои това е основният им бизнес, други се позиционират като лидери в индустрията и конференцията им осигурява този статут; И все пак, с разпръснати цели, нито един организатор не иска да провали своята конференция, не иска тя да се окаже скучна и да привлече малко участници. Ето защо в моята статия ще изхождам от общите за всички задачи - да продадете вашето събитие изгодно и да го проведете ефективно, на високо ниво.

Да започнем с подготовката

Като правило, една компания се ангажира да организира бизнес събитие, когато, първо, се появи належащ проблем, който тревожи нейната целева група, и, второ, тази целева аудитория е концентрирана и постижима (тоест компанията разполага с необходимата база данни).

В най-широк смисъл конференцията е комбинация от четири компонента:

• информация за състоянието на индустрията (аналитики, прогнози за бъдещето, законодателни инициативи);
• възможности за контакти с колеги, експерти, държавни служители, потенциални клиенти, доставчици и партньори;
• практически опит на фирми;
• материали от конференцията (сборник с доклади, аналитични доклади, тематични публикации, списък на участниците).

Процесът на подготовка на голямо индустриално събитие отнема от четири месеца до една година. Структурно той може да бъде разделен на няколко ключови етапа, на всеки от които клопки могат да очакват организатора:

1. Определяне на темата на бъдещия проект и неговата целева аудитория.
2. Подробно разработване на програмата, покана на лектори.
3. Популяризиране на конференцията чрез различни канали – медии, продажби.
4. Организация (избор на място, осигуряване на храна, оборудване).
5. След конференцията - информационна подкрепа за делегатите, публикации за събитието.

Най-важната роля играе определянето на темата на бъдещото събитие. Ако се объркате на този етап, цялата последваща брилянтна организация и талантливи мениджъри по продажбите няма да превърнат конференцията в значимо събитие, което събира ключови играчи в индустрията.

Когато избирате тема, тествайте я с няколко параметъра. Поставете отметка в квадратчето, ако отговорът ви е „Да“:

• Имате ли база данни с контакти за вашата целева аудитория?
• Успешни ли са събития на подобна тема във вашата компания, в конкурентна компания или в чужбина?
• Получихте ли положителни отзиви по темата от няколко външни експерти в индустрията?
• Получихте ли положителни отзиви от потенциални участници в конференцията?
• През този период има ли сериозна конкуренция между събития на подобна тема?
• По време на анкетата открихте ли желаещи да говорят и чиято квалификация отговаряше на нивото на конференцията?

Колкото повече положителни отговори, толкова по-големи са шансовете за реализиране на успешен проект.

Темата на конференцията трябва да е многостранна, да засяга интересите на всички участници на пазара и събитието да се проведе в „точното“ време. Най-успешният период за провеждане на събитие е времето на промени в законодателството и обществената политика в определен сектор на икономиката. По този начин фундаменталните промени в част 4 от Гражданския кодекс на Руската федерация тази година допринесоха за успеха на конференциите „Защита на авторското право и сродните му права: текущи проблеми“ и „Защита на търговските марки“ от поредицата „Интелектуална собственост“.

В началния етап запишете всички най-смелите и неочаквани идеи без колебание. Групирайте ги около една централна идея: кой знае, може би някой от тях ще се превърне в акцента на вашия проект и ще го отличи от десетки други професионални събития?

Съдържанието и „звездните“ лектори са ключът към успеха

Ако някога сте участвали в конференции, знаете кое е най-честото оплакване сред делегатите: „съдържанието на доклада беше открито промоционално, имаше малко конкретни данни и цифри“! Дори да включите в реч топ мениджър на голяма международна корпорация, има опасност целият доклад да се сведе до разказ за това каква добра и голяма компания е това. Задачата на ръководителя на проекта е да предаде на оратора, че той не говори за себе си, а за това, което е интересно за публиката, в противен случай можете да загубите интереса и доверието на участниците в конференцията.

Компетентната конферентна програма е изградена на няколко основни принципа:

• от теория и обща визия до казуси;
• стриктно според планираното време;
• от макросектор към микросектор (или от индустриални проблеми към проблеми на участниците на пазара);
• от сценария до дебат и дискусия.

Как да рекламираме конференцията?

Когато се формира продукт, задачата на маркетолога е да информира целевата група за него. Разбира се, би било идеално да се привлече подкрепата на федералните медии. Трябва обаче да се помни, че постигането на такава подкрепа може да бъде трудно, отнемащо време и скъпо. Понякога е много по-лесно да достигнете до целевата аудитория, като съобщите информация за събитието чрез професионални публикации в индустрията, които вашият клиент вероятно ще прочете.

От една страна, инструментите за популяризиране на конференцията са доста оскъдни. Всичко е ограничено до инструменти за директен маркетинг. От друга страна, възприемането на инструментите и отговорът на различни методи непрекъснато се развиват. Мисля, че на страниците на списание "Маркетинг Мениджмънт" многократно се говори за световната тенденция - персонализация на продажбите. Тази тенденция принуждава организатора непрекъснато да инвестира в бази данни, стриктно да персонализира информацията, да следи отговорите във всички канали за промоция, както и да инвестира в нови технологии - за да използва за промоция точно тези източници, чрез които целевата аудитория е свикнала да получава информация за пазара тенденции.

Важна е и компетентната комбинация от всички източници. Отговорът на продажбите и промоцията зависи не само от плана за промоция и продажби, но и от органично изградена ценова политика. Така, когато обявяваме 25% отстъпка за ранна регистрация, трябва да сме сигурни, че делегатът получава тази информация чрез всички източници две седмици преди края на посочения период. Това ще ви позволи да получите до 40% от приходите 10 седмици преди събитието.

Един от най-ефективните начини за привличане на делегати на бизнес конференции е чрез директни продажби. Ролята на професионален мениджър продажби по телефона не може да бъде надценена при промоцията на конференции. В Infor-Media инвестираме много в обучение, мотивиране и задържане на служителите, тъй като увеличаването на опита се отразява на обема на продажбите. Следователно структурата на нашия отдел е изградена по такъв начин, че мениджърите да се специализират в определени пазарни сегменти: недвижими имоти, телекомуникации, логистика, финанси, маркетинг, данъци и право, нефт и газ.

Всичко това гарантира добро обслужване, а за всяка фирма организатор обслужването е едно от най-важните конкурентни предимства.

Креативност в организацията на проекти

Топ мениджърите и специалистите на компанията са уморени от поредица от подобни събития, така че можете и трябва да разнообразите формата на вашето събитие, като включите в графика си паралелни сесии, кръгли маси, професионални награди и екскурзии. Например, интересно решение на конференцията „Работата на управляваща компания в обект за търговски недвижими имоти“ беше посещението в московския търговски и бизнес център „Новински булевард, 31“. А на международната конференция GSM Russia беше организирана неформална дискусия между представители на трите най-големи руски клетъчни оператора: MTS, MegaFon и VimpelCom. Те седнаха на сцената в фотьойли на холна маса с букет цветя, което създаде напълно нетипична атмосфера за подобни събития и допринесе за диалога между участниците.

Много е важно да се организира комуникацията между делегатите и лекторите. Програмата на конференцията трябва да включва достатъчно време за дискусии, официална и неформална комуникация. Интересно е, че предпочитанията на аудиторията на конференцията варират в зависимост от индустрията: например финансистите и юристите се интересуват предимно от съдържанието на събитието, съответното съдържание и практически казуси, докато за специалистите по телекомуникационния пазар неформалната част на конференцията, Живата комуникация с колегите в цеха е много важно време за кафе паузи, бюфети и дискусии.

Желанието да се върви в крак с времето налага включването на нови опции в пакета на делегатите: например наскоро беше въведена системата Expoconnection, която позволява на делегатите да определят и съгласуват час за среща с интересен събеседник дори преди конференцията. Често виждаме участници в конференцията да сключват сделки помежду си тук. В такива случаи на делегатите могат да бъдат предложени специални зали за срещи.

Разширяването на възможностите, предоставяни на делегатите на конференцията, е въпрос на професионализъм и изобретателност на организаторите. Това може да бъде подбор и продажба на книги по темите на събитието, аналитични доклади и текстове на закони в папката на делегата, CD, SMS въпроси за лектори и много други опции, които съответстват на формата и статуса на събитието.

Въпреки факта, че професионалният конферентен бизнес се зароди у нас преди не повече от десет години, оценявам бъдещето му много, много положително. В момента обемът на пазара за бизнес събития и конференции в Русия е разработен с не повече от 15-20%, докато увеличаването на броя на събитията несъмнено ще бъде придружено от повишаване на тяхното качество и ефективност.

Идеята за провеждане на конференция дойде през пролетта. Тогава я притеснявах с жена ми. По-точно тествах тази идея върху нея. След това се консултира с Василий Ткачев, който вече имаше две конференции в Москва и опит с по-малки семинари. И най-накрая изпробвах идеята, когато Лиза Трибунская, главният редактор на „Серч“, се появи на терасата ми да пие бира, докато се наслаждава на месо на скара.

Да имаш идея обаче не означава да направиш нещо. Първо, трябваше да структурирам за себе си редица компоненти на добра (по моите стандарти) конференция в малък (по руските стандарти) град в Русия, който е много отдалечен от центъра.

Компоненти:
- високоговорители - откъде да ги взема,
- доклади - какво ще се чете и колко интересно ще бъде, реклама = безинтересно,
- участници - откъде ще дойдат или идват,
- зала и обслужване - достатъчно големи, удобни, евтини и с добро обслужване,
- настаняване на лектори и трансфери - кой и как,
- културната програма е важен момент, който не трябва да се пропуска,
- информационната поддръжка е просто изключително важна.

Високоговорители.

С тях всичко се оказа много по-лесно, отколкото очаквах. Първоначално разчитах на лични познанства. Затова първите трима души, които поканих да говорят, бяха Вася Ткачев (бартер! Имам го и ще чета от него през февруари), Иван Василевич (посъветвах го малко и знаех за неговата интересна и уникална тема за съдилищата ), Леша Паншин (Исках нещо черно и Леша го прави).

Вася напълно формира своя собствена тема и аз не се намесих. Директно поканих Иван да говорим за корабите и грубо зададох вектора колко ще ми е интересно. Аз направих приблизително същото нещо с Алексей: по същество му дадох готов план, който той напълни с месо от думи, графики и числа.

Това се случи по-късно. Бях препоръчител на някои от докладите. А някои от ораторите се оформиха сами.

Иван Козлов дойде от разговор с директора му Константин Калинов в Twitter. Даниил Баженов, Кирил Вайхански и Константин Леонович възникнаха благодарение на работата на PR мениджърите на техните компании, които се свързаха с мен чрез раздела „Как да стана лектор“ на уебсайта на конференцията. WebEffector произхожда от рекламен проект, свързан с моя блог. Проектът не се състоя, но отчетът се случи. Разбира се, исках повече заключения и слайдове, но ръководството на компанията мислеше друго.

Имаме дълги виртуални отношения с Ленар Амирханов. Вадим Курило е доста активен член на клуба на парите, веднъж написах рецензии за неговия проект на MFA. Срещнах Виктор преди почти три години на конференцията на Ткачев и оттогава редовно си помагаме с информация.

Изводи: Повечето от лекторите се формират от личните връзки на организатора. Ако имате малко от тях или не са лоялни към вас, тогава ще трябва да разчитате само на общия интерес към конференцията. Веднага щом информацията за конференцията се разпространи достатъчно, ще получите заявки от PR мениджъри.

Отхвърлих поне двама потенциални говорители. И той можеше да доведе още 2-5 компании без никакви проблеми, но не го направи, тъй като от тях можеше да се очаква само реклама, въпреки че това частично щеше да реши проблема с разходите за конференции.

уебсайт.

Иван Козлов обърка всички карти. До един момент имах само думи, приблизителни дати и желание да тествам пазара. Иван просто разбра възможни подробности (но по същество просто попита за датите и броя на публиката) и купи билети. В този момент разбрах, че няма да има връщане назад. Броенето вървеше дори не на седмици, а на дни.

Конференцията се нуждаеше от уебсайт, но нямаше време и енергия за уникален дизайн или сложно програмиране. Използвах доказан подход. Отидох в templatemonster и си купих готов шаблон от MotoCMS. Още един ден след покупката беше изразходван за получаване на версия за PHP 5.3 и още един ден по-късно започнах да попълвам сайта seokaliningrad.ru.

Струва си да разберем какъв хаос се случваше в главата ми. Имах повече или по-малко твърдо споразумение само с 5-6 лектори, много груба оценка на разходите и никакъв план за програмата. Всичко беше измислено буквално в движение.

Веднага разбрах, че всяка вечер ще завършва с някакво събиране на чаша нещо. Това се случва на всяка конференция. Защо не вземете това директно под егидата на конференцията и го използвате като информационен повод?

Заключение: Конференцията не е само и не толкова сборник с доклади. Трудно е да се стеснят темите в доклада. Всички основни неща се случват отстрани. А тези, които веднага отказват да подобрят задкулисната комуникация, рискуват да загубят значителна част от аудиторията си. Хората от други градове идват на конференцията не за да слушат доклади, а за да общуват. Докладите слушат предимно местни участници.

Според моите оценки задкулисната комуникация е съблазнила почти една трета от всички платени участници.

В резултат на това сайтът се оказа много приблизителен при първата корекция, но от него вече беше възможно да се разбере какво да се очаква. И това донесе първото приложение. ТРИ седмици след старта на сайта!

Заключение: Не чакайте ранни кандидатури! Планирайте конференцията си, без да ги имате предвид.

С усъвършенстването на програмата сайтът придоби нови снимки и разяснения на програмата. Появиха се нови раздели и дори трафик от търсене. Общо до момента сайтът е посетен от малко под 3000 души. Но ще говорим за преобразуването на този трафик от информационни спонсори и този трафик към приложения по-късно.

Пиковете съответстват на издания с връзка към сайта. Към края пиковете се изглаждат, защото има много трафик от стари версии, а не толкова от нови.

Дати. Прогноза по участници.

Не разбрах правилно датите. По-точно, в рамките, които ми бяха определени, попаднах много добре - за месец, когато не се очакваха други конференции. Портфейлите на потенциалната аудитория обаче бяха изтощени от петте най-големи конференции в индустрията и аз пропуснах много от хората, които очаквах.

Беларус не пристигна. Като цяло няма нито един участник от Беларус. Първоначално очаквах, че ще направят мнозинството и ще осигурят 20-30 човека. Но в крайна сметка не намерих никого. Много по-далечната Украйна беше представена от двама участници! Имаше около десет участници от Русия, представени основно от Москва.

Относително далечни участници могат да се считат за трима души, които наскоро са се преместили в Калининград и са имали култура да посещават подобни събития. Между другото, и тримата участваха във вечерната част на конференцията. Двама май се намериха, а с третия може да работим по-късно, щом преодолея натрупаната рутина.

Общо моята прогноза, независимо от цената на участието, беше следната: 30 души от Калининград, 30 от Република Беларус и Украйна, 30 от Москва и колко ще дойдат от други места. Нито една от прогнозите не се сбъдна. Въпреки най-широкото информационно покритие, дистанционните участници образуваха диаспора от около 10 души. Но имаше много повече местни, отколкото предвидих.

Изводи: датите трябва да бъдат избрани така, че да не падат през уикенда (а аз бях на почивка), да не отиват след и да не съвпадат с най-големите рекламирани конференции (не се получи, но вече не беше възможно да се съберат достатъчен брой платени участници след петте основни конференции).

Информационни спонсори.

Разбира се, само желанието ми не беше достатъчно, за да се появят приложения. Въпреки достатъчната популярност на блога (15 000 уникални потребители на месец), наличието на баблер клуб (3 000 потребители), cazapa (26 000 потребители) и бази данни на уеб студио (8 000 имейл адреса) не е достатъчно за привличане. Първоначално исках да получа около 1 милион контакта. И ги получих.

Местният пазар беше покрит с помощта на всички градски портали с изключение на главния (не се разбрахме за условията). Освен това имаше и BusinessFM и интернет телевизия. Трудно е да се изчисли точното покритие, но не по-малко от 300-350 хиляди пасивни контакта. От тях около 10-25 хиляди души действително са видели изданието или са чули видеоклипа.

Федералният пазар беше покрит с помощта на пощенския списък на уеб ефектор (360 хиляди адреса) и топ експерт. Освен това имаше издание на SAPE.ru. В информационната надпревара се включиха и тематични публични страници и някои форуми. Но най-големият обем приложения дойде, колкото и да е странно, от тематични блогове и издания на оператора и агрегатора на връзки.

Струва си да се отбележи, че почти всеки информационен спонсор даде по една заявка.

Изводи:Най-голям ефект осигуряват надеждни източници (например лични блогове), както и източници на информация с максимално покритие (поради обема). Като качество те са приблизително еднакви, но като количество разликата е на порядък.

Неавторитетни и малко посещавани източници дадоха или едно приложение, или нищо. Но аз дори не проследих някои от тези източници - в един момент ледът беше счупен и информацията за конференцията започна да се появява почти навсякъде без никакви санкции. Например, получих обаждане от невеж потенциален участник, който намери съобщение за конференция на уебсайт на уебсайт за правене на пари онлайн.

Заключение: веднага щом отразяването премине определена психологическа граница, изданията започват да се публикуват от малки издания и блогове - по тяхна собствена инициатива. Има малка възвръщаемост от такива издания, но все пак допълнителна връзка. Не трябва да тичате наоколо и да искате да изчистите понякога, а понякога дори невярна информация.

Откъде дойде трафикът за октомври-ноември? Отметките включват и трафик от информационни спонсори, които не са активирали връзките.

Като заплащане за участието си информационните спонсори получиха възможност да изпратят свои участници на конференцията. Въпреки това, гледайки напред, те се възползваха от тази възможност точно наполовина. Вече значително ограничих присъствието им до общо 15 човека. Дойде само половината. До края на втория ден оцеляха не повече от 4. Когато човек не плаща за знанието, той не го цени.

Заключение: Вие сте домакин на безплатно събитие? Имайте предвид, че до половината от изпратилите заявления ще дойдат. Това ще ви спести пари за кафе паузи и размер на стаята.

Така че спонсорите не трябваше да мислят за текста и в крайна сметка само няколко души написаха своя текст, направих две издания (за федерална и местна аудитория отделно), подготвих серия от банери, лого (и по същество екранна снимка на главната страница на сайта). Това се оказа напълно достатъчно, за да заема 9 позиции от 10 различни източника в пика на търсенето на „seo Калининград“ в Yandex.

Самореклама.

Малко по-късно се появиха публични страници (под формата на събития) във VK и FB. Това нямаше голям ефект. Ако сравним колко събрах за безплатния регионален семинар (почти половината дойде през FB), тогава конференцията не спечели много от гледна точка на атракция.

Но информационно всичко се получи много добре, особено във ФБ. Всяка новина от събитието беше препубликувана на моята линия, откъдето беше разпространена чрез харесвания и репостове, отчасти от лекторите, отчасти от моята вярна публика.

Най-подходящата и актуална информация изтече в Twitter, където имам почти 5 хиляди последователи. Освен това почти всички новини за конференцията бяха активно ретуитвани и обсъждани в Twitter. Въпреки че хаштагът #seokgd не се превърна в тенденция, той все пак се наложи.

Не исках да изхвърля личния си блог, но все пак направих две публикации. Първият е за конференцията. И по-късно той говори за това как да стигнем до Калининград.

Трудно ми е да преценя ефекта от саморекламата, но със сигурност не беше излишна.

Заключение: използвайте максимално вашите възможности (блог, социални мрежи, надстроени профили). Той е безплатен и като минимум поддържа информационния фон в активен етап.

Форуми. Резултати от информационното промоциране.

Направени са теми в големи форуми. Те излязоха дори по-късно от публичните. Всички теми останаха без съобщения, но темата на сървъра донесе поне две заявки.

Като цяло картината за промоционалните кодове изглежда така.

Goral portals: 7 - но картината не е напълно правилна, тъй като основният източник беше публикуван пет седмици без промоционален код,
- уеб ефектор: 4 - странно, но всички те са локални,
- sape: 2 - sape стартира изданието буквално през последната седмица преди конференцията,
- търсене: 4 - други форуми не дадоха нито едно приложение,
- тема: 3 - тематичните публикации като цяло се представят много добре,
- писма: 2 - Бързо попаднах в черен списък и 70% от писмата отиде в спам,
- лични блогове: 4 - имаше само две рецензии и втората беше през последната седмица,
- топ експерт: 1 - изданието също беше много късно,
- далеч: 2 - кампанията за отдалечени участници доведе до малки резултати,
- seoconf: 2 - специален код за участниците в конференцията в Казан също работи.

Общо 65,9% от кандидатите от всички заявления са посочили промоционални кодове и са получили отстъпки. Бих предпочел 100% да проследявам реализациите, но някои разчитаха на радио, други на устна информация, а трети на препоръки. А за някои беше просто жалко да посочат промоционален код в името на отстъпка. Противно на общоприетото схващане, че в SEO няма пари, дори сред лекторите на конференцията нямаше нито един с доход под $10k на месец, като оставим настрана служителите.
Приложения. Общ брой участници.

Седмичният график за кандидатстване е както следва.

Предвиждам викове, че по принцип не е достатъчно. Но първоначално задачата беше да се съберат 100 души. И графикът е само за платени абонати.

Графиката показва, че през последните две седмици има повече заявления. Казват, че това е типична картина за всички конференции. Обемът на платените заявления през последните две седмици възлиза на 42% от общия брой на всички заявления. И ако добавите тук две плащания директно при регистрация и преброите броя на отпадналите, се оказва, че последните две седмици са донесли 50% от всички платени участници. Това вече ви позволява да разберете как да изградите план, ако провеждате конференция за първи път.

Реално за конференцията са платили 38 души. Тези. превръщането на заявките в поръчки е 80,8%.

Имаше 12 лектори (11 лектори и уеб ефектор пристигнаха с група за поддръжка). Двама лектори дойдоха със своите половинки. Един човек беше поканен лично от мен (Лиза Трибунская) и тя не плати за себе си. Като цяло това беше моят принцип: участие само за лакомства или пари. Между другото, участието на Лиза се изплати стократно. Затова ви съветвам да я поканите у вас.

Общо около 70 души присъстваха на конференцията в зала за 100 души наведнъж, плюс-минус пет човека. Това е официална информация. Но в Twitter и социалните мрежи всеки го оцени по свой начин. Например Сергей Рижиков (директор на Bitrix) се отби за пет минути и преброи 85 души (информация, взета от неговия туит).

Много ли е или малко? Да си призная, разчитах на 120 души, включително технически персонал и лектори. Прогнозата ми се оправда с 53% като брой участници и с 60% като цяло присъствие. Не е зле за първи път. Ако бях отгатнал по-добре датите, съдейки по броя на хората, които искаха да получат видеото и тези, които лично признаха, че съжаляват, че не са успели да дойдат, можех да набера още около 20 души. Но не се получи, а историята не обича подчинителното настроение.

И да, можех да напълня залата с безплатни гофери до краен предел - миналата година без много реклама събрах 120 души от града на семинар, където от шест доклада един беше рекламен, а четири бяха направени от мен. Но аз съм адски алчен. И честно казано исках да са по-малко, но всички бяха финансово заинтересовани. Не се интересувах принципно от хората в името на масовата привлекателност.

Организационна схема и промоция.

Една конференция винаги означава известно количество рекламни материали. Те включват брандирани конферентни продукти и различни бонуси от спонсори, както и рекламни банери. Тук всичко се оказа малко странно.

Първоначално реших да осигуря на всички участници химикалки и бележници. И повечето от тях ги използваха. Имах нужда и от сувенир, който се даваше на лекторите и платените участници - чаша с фирмени символи.

Отделно изготвих програми за всеки ден. Печатницата обърка първия тираж, но се коригира навреме и до средата на първия ден раздадохме коригирания тираж. Акцентът на тези програми беше възможността всеки лектор да бъде оценен от 2 до 5 точки. Резултатът беше в съответствие само с най-лошите доклади. Но върхът беше неочакван.

Първото място ми беше дадено, но тук не съм изненадан - просто почит към лоялността. Въпреки че дадох работеща диаграма и сега се боря с бърборещите, които искат да работят по нея и чакат работещо стартиране, това все още не беше най-добрият доклад.

Следователно първите пет изглеждат така с малка разлика една от друга и моето мнение защо се случи това:
1. Леонович: въпреки второстепенния характер на доклада, Константин го проведе добре.
2. Паншин: новостта на доклада и спокойствието на Алексей изиграха голяма роля.
3. Козлов: този доклад не беше ясен за всички, но беше много богат на факти.
4. Карпенко: ясна графика, добра презентация.
5. Амирханов: оригинално представяне на материала.

Моят личен връх е различен, затова имах нужда от зрителски оценки. Организаторите често са слепи за качеството на лекторите, както показват други конференции.

Връщайки се към промоцията, в разпределението имаше три промоционални кода. За обща сума от 1300 рубли. Както винаги се случва, все още имам някои от промоционалните кодове. Въпреки това, тези, които активно използват всякакви системи за получаване на връзки към своите проекти, смятат, че са върнали една трета от сумата за участие.

Освен раздаването имаше: рекламна покривка за регистрационната маса, рекламни тениски за момичетата (подарих ги), две ролки за техните проекти.

Отделно си струва да споменем видеото, което е заснето с помощта на бартер за участие в конференцията.

Самата организационна схема включваше:
- наем на залата с цялото оборудване,
- наем на охладител за вода,
- обяд всеки ден,
- наем на нощен клуб с DJ,
- трансфери,
- настаняване на лектори.

Всички лектори се издържаха за сметка на организаторите. Всички бяха транспортирани безплатно от летището и обратно. Всички участници, независимо от коя категория са, обядваха без ограничения. Никой не остана гладен, въпреки че някои хора предпочетоха да вечерят за своя сметка в стекхауса на долния етаж.

Кафе или други напитки могат да бъдат поръчани по всяко време на бара отделно на адекватна цена. Например, кафе (американо или двойно еспресо) струва 50 рубли.

Осигурено е и изхранване към културната програма за сметка на присъстващите. Въпреки че, признавам, трябваше да покрия някои малки опашки в общата оценка. Но съвсем малко.

Вече писах как мина конференцията. Не мога да добавя нищо ново. Всичко работи според очакванията. Нито един трансфер не закъсня - някои говорители закъсняха за заминаване. Печатницата се показа като страхотен човек, който поправи грешка, допусната по небрежност и непроверена от мен. Момичетата при регистрацията показаха заслужена отдаденост. Персоналът на хотела също беше учтив и услужлив. Възможно е да се намери грешка в различни подробности и нюанси (някой не хареса обяда, нямах втори радиомикрофон, водещите се нуждаеха от бутон за превъртане през слайдовете), но имам с какво да сравня - всичко беше на добро ниво.

Туристическата агенция, представлявана от нашите двама мениджъри по обажданията, свърши страхотна работа: получих много комплименти за работата им по резервациите и трансферите. Освен това са следили плащанията и в крайна сметка има само 2 неплащания без анулиране.

Така че всичко, което трябва да направя, е да дам числата.

Числа.

Разходи:
- храна (обяд): 55500 rub.
- наем на зала: 12600 rub.
- трансфери: 8300 rub.
- настаняване на лектори: 48 600 rub.
- промоция: 25 000 rub.
- допълнителни разходи за храна в кафене: 10 000 рубли.
- транспортни разходи (такси): 2000 rub.
- други разходи: 7300 rub.
Общо: 169 300 рубли.

Това не включва цената на партито в дома ми. Това са още 30 000 рубли. След събитието решихме, че кетърингът за 20 гости ще бъде по-евтин и по-малко караница. Но не съжалявам. Общо взето бях психически готов (и можех да си позволя) не само да отнеса тези разходи изцяло на моя сметка, но и на цялата конференция като цяло. Но всичко се оказа много по-добре. Отидох на нула.

Доход: 197 000 рубли, половината от които са изплатени през последната седмица или в навечерието на конференцията. По-голямата част от тези пари все още трябва да бъдат платени данъци съгласно опростената данъчна система (USN) 15%, тъй като средствата са били приети в текущата сметка на компанията или с чек.

Преобразуването се оказа нещо подобно: един милион контакта доведе до 3000 прехода към сайта. А 3000 кликвания се превърнаха в 47 приложения, което доведе до 38 продажби. Въпреки че, разбира се, това не взема предвид безплатните участници, то дава представа колко кликвания към сайта са необходими, за да платите за провеждане на конференция във вашия град и под ваша егида.

Резултати.

Наивно е да се очакват бързи резултати. Но все пак вече имах една среща с потенциален клиент и утре още една. Въпреки че, разбира се, не смятам това за резултат. Това е просто следствие от системна политика да ставаме лидери на мнение.

Имам няколко добри предложения от Москва за сътрудничество с проектите Boltuny и Kazapa (продажба на едро на връзки от тях чрез API).

Работните връзки се засилиха. Вече бяха доста силни. Но пряката комуникация е отлична причина да ги засилите. В моя бизнес комуникациите = ръст на оборота и среден чек.

Ревизирах визията си за устройствения план на студиото. Нека разбием шаблона. Включително пълна промяна на уебсайта на студиото. Във вида, в който е, не е нужен на никого, включително и на нас.

Имаше чувството, че съм свършил страхотна работа. Надявам се това чувство да не изчезне.

А за тези, които обичат да стимулират TCI: направете конференция и в крайна сметка ще излезете на печалба, това е чудесен начин да получите няколко дузини връзки за доверие от големи ресурси без спам срещу нищо за три дни почти денонощно работа! Но шшшт, това вече е бледо. И отидох да създам целева страница и сателит на базата на уебсайта на конференцията със стотици страници за продажба на връзки.

Основното правило за организиране на конференция и привличане на голям брой хора е масовото разпространение на информация на няколко ресурса и портала. Конференцията трябва да бъде правилно планирана. Интересна тема на събитието, подходяща и необходима информация - всичко това ще привлече вниманието на слушателите към проекта.

За да привлечете около 100 кандидати на ден, трябва само да разпространите информация за конференцията, да дадете най-подробно описание на програмата и въпросите, които ще бъдат разгледани. Търсенето на добри сделки винаги е високо.

Днес форматът на конференцията е широко разпространен и въпросът за подготовката на събитието е много актуален.

Подготовката за конференцията е разделена на няколко етапа:

• Изготвяне и съгласуване на плана на конференцията;
• Съгласуване на финансовия план;
• Избор на място за провеждане на конференцията;
• Развитие на конферентния стил;
• Поканване на хора на конференция.

На първо място, конференцията е изявление за продукт или услуга пред определена група слушатели. Ако конференцията се провежда от Научноизследователския център или отдела на института, тогава основната група слушатели са студенти от висши учебни заведения.

Можете да привлечете студенти да присъстват масово на конференцията, като разпространявате информация в институти и университети, чрез офиса на декана. Информацията трябва да бъде представена по такъв начин, че не само да заинтересува посетителите, но и да ги мотивира към действие. Планът на събитието трябва да включва обяснение на темите на конференцията за гостите и отговори на въпроси от публиката. Ако форматът на конференцията включва някои студенти, говорещи на микрофона, това също трябва да бъде включено в плана.

Търсени видове научни конференции

Има много различни видове научни конференции, но не всички от тях привличат студенти. Най-интересните и търсени са:

Как да проведем конференция успешно

Организатори на конференцията

Организатори на конференцията могат да бъдат научноизследователски центрове, научноизследователски институти и отдели на института и университета, основното е ръководителят да е професор (доктор на науките).

Формати за участие в конференцията

Научните конференции могат да се провеждат в пълен и дистанционен формат. Всеки от тях има своите предимства и недостатъци. Присъственият формат на конференцията ще ви позволи да съберете на едно място всички желаещи да развият и слушат темата. Общуват помежду си, задават въпроси, опознават се. Не всеки обаче може да присъства на него, тъй като конференциите обикновено се провеждат в големите градове.

След регистрация трябва да поставите реклама на страницата. Този сайт е най-добрият от няколко подобни онлайн директории, по-удобен е и е много популярен сред интернет потребителите.

Характеристики на привличане на студенти чрез научни платформи:

• Контрол върху информация за събития;
• Лесен достъп до страницата за студенти. При въвеждане на заявки като: „научни конференции“, „научни конференции „...тема..“, „научни конференции в ... „град“ се отваря уебсайт с информация за конференцията;
• Безплатно настаняване;
• Автоматични бюлетини до абонати всяка седмица;
• 24/7 поддръжка.

Как да организираме конференция и да привлечем 100 кандидата за 1 денактуализиран: 3 септември 2019 г. от: Научни статии.Ru