График ежегодных отпусков образец. Оформление графика отпусков

Чем крупнее компания, тем сложнее составить и согласовать сводный график отпусков. Расскажем, как правильно заполнить унифицированную форму Т-7, где скачать образец и что делать, если точная дата ухода в отпуск заранее не известна.

Как заполняется форма графика отпусков Т-7 (скачать образец)

Оформление документа происходит в три этапа. Некоторые работодатели ежегодно издают приказ о разработке графика отпусков. Впрочем, не существует законодательных норм, обязывающих это делать, поэтому первым этапом процедуры обычно становится заполнение бланка на основании собранных сведений.

Этап 1. Заполнение

Начните с таблицы. Последовательно впишите сведения о сотрудниках, в том числе - внешних и внутренних совместителях.

Укажите в соответствующих столбцах:

1. Наименование структурного подразделения (графа 1).
2. Название должности согласно штатному расписанию (графа 2).
3. Фамилию, имя и отчество работника (графа 3), а также его табельный номер (графа 4).
4. Общее количество предоставляемых дней отдыха, в том числе - не использованных в предыдущих периодах (графа 5).
5. Запланированную дату начала отпуска (графа 6).

Даты вписывайте цифрами, в формате «дд.мм.гггг».

Вопрос–ответ

Можно ли в графике отпусков указывать не конкретные даты, а месяц предполагаемого отпуска?
Рассказывает Нина Ковязина, эксперт по кадровой политике

Если график отпусков составляете по унифицированной форме № Т-7, то вносить в нее данные по отпуску нужно в соответствии с графами этой формы (постановление Госкомстата от 05.01.2004 № 1). А в графе 6 указана именно «запланированная дата» ухода в отпуск. Поэтому при составлении…

Остальные графы остаются пустыми и заполняются по мере необходимости - например, если ежегодный отпуск переносится на другое время. В графу 10 вносятся примечания - о причинах переноса, наличии льгот и других обстоятельствах, влияющих на сроки и порядок ухода сотрудника в отпуск.

Этап 2. Согласование

Заполненный график отпусков (бланк скачать бесплатно можно ) передается на согласование представителям профсоюза, если он имеется в организации. Процедура проходит в установленном ст. 372 ТК РФ порядке, а любые возникшие разногласия обсуждаются в ходе переговоров, пока стороны не придут к консенсусу.

На типовом бланке предусмотрено специальное поле для отметки о согласовании:

Если профсоюза нет, документ сразу передается на утверждение руководителю организации.

Этап 3. Утверждение

Согласованный график следует доделать и утвердить.

Сначала заполните «шапку»:

• Проставьте текущую дату и регистрационный номер документа.
• Внесите полное наименование организации без аббревиатур и сокращений.
• Впишите код по ОКПО.
• Укажите календарный год, на который составлен график.

Затем заверьте документ подписями начальника отдела кадров (в нижней части бланка) и руководителя организации (в верхней части бланка).

С этого момента график отпусков считается утвержденным. Так выглядит заполненный и заверенный график отпусков, утвержденный без согласования с профсоюзом:

Обратите внимание! График хранится определенное время. Узнайте, сколько месяцев >>

Закон требует предупреждать каждого сотрудника о ежегодном отпуске минимум за две недели до его начала. Форма оповещения может быть разной - от рассылки электронных или бумажных уведомлений до разработки собственного шаблона графика с дополнительными столбцами для подписей работников. Такие разъяснения можно найти в письме Минтруда от 30.07.2014 № 1693-6-1, а также пункте 4 письма Роструда от 22.03.2012 № 428-6-1.

Скачайте полезный документ:

Ежегодное утверждение графика отпусков - рутинная процедура, обязательная для всех. Чтобы составить документ правильно и в срок, используйте удобный шаблон - унифицированную форму №Т-7 с таблицей для основных типов данных. Согласованный и утвержденный график обязаны соблюдать все - и работники, и работодатель. Но если обстоятельства требуют перенести сроки ухода в отпуск, обязательно сделайте соответствующие пометки в таблице.

Трудящиеся граждане имеют право на предоставление оплачиваемого отпуска, что предусмотрено действующим законодательством, а именно статьёй 115 ТК РФ. Отпуск предоставляется на срок не менее 4-х недель, а очерёдность ухода сотрудников определяется в соответствии с предварительно составленным графиком.

Документ создаётся для динамичной работы коллектива на протяжении всего года, а также является источником информирования сотрудников, так как позволяет узнать о точной дате отпуска.

Применение в делопроизводстве

График – это нормативный документ, который утверждается главой организации. Наличие документа является обязательным , так как о нём говорится в статье 123 ТК РФ. Оформление осуществляется с использованием типовых унифицированных бланков Т-7. Ликвидировать имеющиеся в шаблоне графы и строки запрещено, однако их можно в случае надобности дополнить.

Составлением нормативного документа занимается лично руководитель или начальник кадрового отдела. Начальник отдела кадров утверждает график своей подписью, также его подписывают главы структурных подразделений. Глава организации заверяет составленный акт, согласовывая указанные в нём сроки с представительным органом сотрудников предприятия.

Внимание! Издание специального приказа об утверждении не предусмотрено.

Утверждение документа осуществляется минимум за 2 недели до наступления того календарного года, в котором будут предоставлены отпуска. Руководство должно проинформировать сотрудников о намерении предоставить отпуск минимум за 14 дней до запланированной даты.

Разрешено вносить изменения в график в случае переноса отпуска, что делается на основании статьи 124 ТК РФ. Основанием переноса может служить заявление работника, являющееся поводом для издания соответствующего приказа по организации.

Условия занесения информации в графы

Необходимые данные вносятся в бланк Т-7, форма которого утверждается Госкомстатом России. Предусмотрен учёт следующих типов отпусков:

• ежегодный;
• дополнительный оплачиваемый (ежегодный);
• неиспользованный.

Работа по заполнению графика начинается с внесения кадровым работником информации в первые 6 граф. Следует ориентироваться на следующие предписания:

• графа 2 – должность сотрудника, указанная в штатном расписании;
• графа 4 – указание табельных номеров, если таковые не присваиваются, то графа пропускается;
• графы 7-9 – кадровик заполняет рукописным текстом, отмечая уход работников в отпуск. После возвращения сотрудников соответствующие отметки делаются в графе 7;
• графа 8 – указывается документ, являющийся основанием для переноса отпуска.

Необходимо учитывать, что в организации могут быть сотрудники, имеющие право уходить в отпуск в то время, когда они сочтут нужным. Начальная дата для них проставляется в графе 6, а если она подвергается изменениям, то они вносятся в колонки 8-9.

• герои России – закон № 4301-1;
• почётные доноры России – закон № 5142-1;
• работники младше 18-ти лет – статья 267 ТК РФ;
• мужчины в период беременности супруги – статья 123 ТК РФ;
• совместители – статья 286 ТК РФ;
• супруги военнослужащих могут требовать отпуск в тот же период, что и их мужья – закон № 76 ФЗ.

Руководитель имеет право внести в бланк графу 11, в которой каждый из работников будет расписываться, подтверждая тот факт, что ему известна дата начала отпуска. Попутно можно составлять уведомления, используемые в качестве приложений, а также внести определённые изменения, касающиеся даты ухода в отпуск на основании заявления сотрудников.

Общая структура нормативного документа выглядит следующим образом:

1. структурное подразделение;
2. специальность, должность;
3. табельный номер;
4. число календарных дней;
5. запланированная дата ухода в отпуск;
6. фактическая дата ухода в отпуск;
7. основание для переноса, документ;
8. дата предполагаемого ухода при переносе;
9. примечание.

О том, как правильно составить данный график — на следующем видео:

Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы: Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн. Он идеально подходит для ИП или ООО на УСН , ЕНВД , ПСН , ТС , ОСНО.
Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь , как это стало просто!

Схема заполнения

Разработка осуществляется по одному из 2-х подходов:

1. Реальный подход преимущественно используется на крупных предприятиях, численность сотрудников на которых превышает 1000 человек. Идея заключается в утверждении документа, исключающего возможность отказа работника от отпуска.
2. Формальный подход , заключается в составлении нормативного документа, предъявляемого исключительно проверяющим органам. Такая схема актуальна для компаний, имеющих небольшой штат сотрудников. Организациям, в которых отпуск предоставляют по требованию, предварительно сформированный график неудобен. Такой документ в случае проверки оперативно приводится в соответствие с реальным положением дел.

Категории работников, имеющих право на пролонгацию отпуска

Начиная заполнение графика, следует учитывать продолжительность отпуска. Большая часть работников имеет право отдыхать в течение 28 дней, однако существует ряд исключений, которые должно знать лицо, заполняющее форму:

• сотрудники с ненормированным рабочим днём – если это указано в трудовом договоре, то в соответствии со статьёй 119 ТК РФ, работодатель обязан увеличить продолжительность отпуска минимум на 3 дня. Точное количество дней указывается в договоре, локальных нормативных документах компании;
• несовершеннолетние могут брать отпуск продолжительностью 31 день – основанием является статья 267 ТК РФ;
• работники, выполняющие обязанности в условиях опасного, вредного производства, имеют право на дополнительный отпуск – статья 117 ТК РФ.

Необходимо учесть, что сотрудники, работающие на основании гражданско-правового соглашения, не включаются в форму Т-7, так как не попадают под действие трудового права, что указано в статье 11 ТК РФ.

Схемы включения в график разных категорий сотрудников

Существует разница в правилах заполнения формы и предоставлении отпуска для сотрудников, работающих первый год, и остальных членов коллектива. Отпуск за первый год может быть предоставлен только по согласованию с администрацией организации. Используется следующая схема работы:

• подача сотрудником заявления;
• приказ о предоставлении отпуска — форма Т-6;
• приказ о внесении изменений в форму Т-7;
• записка расчёт – форма Т-60;
• заполнение личной карты (Т-2), лицевого счёта (Т-54);
• фактическое внесение изменений в график Т-7.

Прочие сотрудники, давно работающие в организации, заблаговременно пишут заявление о планировании отпуска, дата которого сразу отражается в проекте графика Т-7.

Необходимо учесть, что в график вписываются только календарные дни, то есть праздники и выходные не учитываются . Кадровик должен детально изучить период, в который работник планирует находиться в отпуске, и вычесть из общего количества фактических дней в месяце выходные и праздники. Указанные дни добавляются из следующего месяца, при этом учитывают только календарные даты (без суббот, воскресений, праздников).

Правила заполнения

После соблюдения всех формальностей можно приступать непосредственно к заполнению формы, составляемой в алфавитном порядке или по подчинённости кадрового состава. После заполнения персональной информации (должность, специальность, личные данные, табельный номер), вносят сведения о количестве дней, суммируя оплачиваемый, дополнительный и неизрасходованный период отпуска за прошлые годы.

Суммируя дни, необходимо учесть, что период отпуска, неизрасходованный за предыдущее время, можно использовать только в течение следующих 12-ти месяцев.

Когда утверждается табличная часть графика, надо заполнить графы 1-6, указав помимо персональной информации количество отпускных дней и конкретную дату, выбранную сотрудником и согласованную администрацией. Заполнение граф 7-10 осуществляется в процессе израсходования работниками отпуска. Графа 7 будет заполнена в самом конце, в ней после окончания отпуска указывается его фактическая дата.

Внесение информации в графы 8-9 осуществляется в случае принятия решения о переносе отпуска, в них отмечается новая дата, а также указывается документ, являющийся основанием для внесения изменений. Если работник перенёс отпуск на другой календарный год или отказался от него, то эти сведения указываются в графе 10. Также в примечаниях отмечают, в связи с чем сотруднику предоставлен отпуск, продолжительностью больше или меньше 28 дней.

Кадровые работники, заполняя форму, должны учитывать интересы организации, в которой они работают. Важно составить график с учётом оплаты отпускного дня. Указанный показатель разнится в зависимости от количества рабочих дней в месяце.

Работая над составлением нормативного документа, необходимо детально изучить личное дело сотрудников, что позволит учесть все льготы, на которые они имеют право при предоставлении оплачиваемого отпуска. Необходимо своевременно начинать работу над заполнением формы, чтобы заранее предупредить работников. Важно понимать, что даже после окончательного утверждения графика он будет регулярно изменяться, так как некоторые члены коллектива могут по объективным причинам изменить свои планы. Корректировки вносятся только с согласования всех сторон и утверждаются дополнительным приказом, подписываемым руководителем организации.

График отпусков является документом, обязательным как для работодателя, так и для работника. Он утверждается не позднее чем за две недели до наступления года, на который этот график составляется (ст. 123 ТК РФ), т.е. не позднее 17 декабря. График отпусков на 2021 год необходимо было утвердить не позднее 17.12.2020.

График отпусков: как правильно составить

Некоторые бухгалтеры задаются вопросом: как составить график отпусков? На самом деле, оформление данного документа не должно вызвать особых трудностей. Но при составлении графика отпусков нужно учесть некоторые нюансы.

График отпусков: правила оформления и внесение изменений

При подготовке графика отпусков на очередной календарный год в первую очередь имеет смысл согласовать время отпуска тех работников, которые имеют право на него в удобное для них время.

• мужья, чьи жены находятся в отпуске по беременности и родам (ст. 123 ТК РФ);
• совместители. Дело в том, что данной категории работников отпуск должен быть предоставлен в то же время, что и отпуск по основному месту работу (ст. 286 ТК РФ);
• несовершеннолетние работники (ст. 267 ТК РФ);
• почетные доноры России (пп. 1 п. 1 ст. 23 Федерального закона от 20.07.2012 N 125-ФЗ);
• супруги военнослужащих, планирующие отпуск одновременно с супругом (п. 11 ст. 11 Федерального закона от 27.05.1998 N 76-ФЗ);
• чернобыльцы (п. 5 ст. 14 Закона РФ от 15.05.1991 N 1244-1).

С таких работников лучше собрать заявления, в которых они укажут свои пожелания относительно дат отпуск. Эти заявления будут являться подтверждением того, что вы действительно предоставили данным работникам отпуск в удобное для них время. Но стоит иметь в виду, что впоследствии работник может передумать и изменить желаемое время отпуска. В этом случае также имеет смысл заручиться соответствующим заявлением от работника.

Что отразить в графике отпусков

Разобраться с тем, как составляется график отпусков и что в нем отражается, поможет наша таблица:

Что отразить в графике	Комментарий
Список сотрудников	В графике отражаются абсолютно все сотрудники, с которыми заключен трудовой договор
Количество дней отпуска	Указывается то количество дней отпуска, на которое вправе претендовать тот или иной работник. Лучше всего указать все дни отпуска, положенные сотруднику. Для этого просуммируйте дни (дни за год, на который составляется график отпусков, и неотгулянные дни за предыдущие годы) и дни , положенные работнику в соответствии с законодательством и/или на основании коллективного договора/локального нормативного акта (ст. 120 ТК РФ).
Предполагаемая дата начала отпуска	Здесь можно отразить как конкретную дату, так и просто месяц, в котором работник уйдет в отпуск. Правда, если будет указан только месяц, работнику потом нужно будет писать заявление на отпуск с указанием конкретной даты. Если же дата будет указана в графике отпусков изначально, а работник уйдет в отпуск четко по графику, то такое заявление писать не придется. Кстати, если в вашем графике отмечен только месяц отпуска, то рекомендуем закрепить в локальном нормативном акте (ЛНА), что заявление на отпуск с указанием конкретной даты его начала работник должен подать не позднее чем за две недели до ухода в отпуск. Во-первых, это нужно для того, чтобы работодатель успел известить работника о предстоящем отпуске (ст. 123 ТК РФ). А, во-вторых, чтобы бухгалтерия успела своевременно рассчитать и выплатить отпускные (ст. 136 ТК РФ).
Возможность разделения отпуска на части	График можно дополнить соответствующей графой, в которой работники распишутся, давая свое согласие на отпуск по частям. Важно помнить, что хотя бы одна из частей отпуска должна быть не менее 14 календарных дней (ст. 125 ТК РФ)

График отпусков:

Работодатель вправе разработать собственную форму графика отпусков. Данную форму нужно закрепить, как приложение к учетной политике. А можно воспользоваться унифицированной формой Т-7 «График отпусков» (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1).

График отпусков: бланк

Если вы все-таки решили не разрабатывать собственную форму графика отпусков, то унифицированную форму графика отпусков можете скачать .

Приказ о графике отпусков: образец

Приказ об утверждении графика отпусков отдельным документом оформлять необязательно. Ведь подпись руководителя организации/ИП, утверждающая график отпусков на очередной год, ставится на самом графике.

Правда, работодатель может издать, например, приказ, обязывающий руководителей подразделений собрать и представить данные об отпусках подчиняющихся им сотрудников для подготовки единого графика отпусков.

Утверждение графика отпусков

График отпусков утверждается руководителем организации или ИП. Причем при наличии профсоюза работодатель должен учесть его мнение при утверждении графика отпусков на очередной год (ст. 123 ТК РФ).

После того, как график отпусков будет утвержден руководителем, с этим графиком нужно ознакомить работников. Иначе данный документ не будет являться обязательным для них (ст. 22 , 123 ТК РФ). Ознакомить работников с графиком отпусков лучше под роспись. Для этого график можно дополнить графой «С графиком ознакомлен (дата, подпись)».

График отпусков образец заполнения в 2020 году

При подготовке графика отпусков вы можете воспользоваться нашим .

Внесение изменений в график отпусков

Работодатель не может предугадать на год вперед все возможные кадровые перемещения. Например, увольнение работников, перенос отпуска или отзыв из него. Поэтому внесение различных изменений в график отпусков неизбежно.

Где в графике отпусков отражаются изменения

Для отражения изменений используются графы 7-10 унифицированной формы графика отпусков (форма Т-7):

• в графе 7 отражается фактическая дата ухода работника в отпуск;
• в графе 8 указывается документ, на основании которого была перенесена планируемая дата начала отпуска. Таким документом, к примеру, может служить заявление работника с просьбой о переносе отпуска, завизированное руководителем (ст. 124 ТК РФ);
• в графе 9 нужно указать предполагаемую дату отпуска. Например, если работник решил перенести свой отпуск на период, когда его жена будет находиться в отпуске по беременности и родам;
• в графе 10 отражаются различные примечания.

Кстати, график отпусков имеет смысл дополнить графой «С изменениями ознакомлен», в которой работники будут расписываться после внесения корректировок в этот документ. Кроме того, срок подачи заявления о переносе отпуска лучше прописать в ЛНА. Опять-таки, чтобы бухгалтерия смогла вовремя рассчитать и выплатить отпускные работнику.

Внесение дополнений в график отпусков

Случается, что уже после того, как график отпусков на очередной год утвержден, на работу принимаются новые сотрудники. Что же делать с графиком в этой ситуации? Трудовой кодекс не обязывает работодателя вносить какие-либо дополнения в уже утвержденный график отпусков. Т.е. вновь устроенным работникам отпуск может быть предоставлен только на основании их заявления.

Правда, никто и не запрещает дополнить утвержденный график отпусков сведениями об отпусках новых сотрудников. Это можно сделать, утвердив дополнительный график отпусков, содержащий информацию о планируемой дате начала отпуска только новых сотрудников.

Сколько времени нужно хранить график отпусков

Хранить этот документ нужно год (п. 693 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558)

Ответственность за отсутствие графика отпусков

Отсутствие графика отпусков грозит работодателю штрафом в размере (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):

• от 30000 руб. до 50000 руб. для самой организации, от 1000 руб. до 5000 руб. - для ее должностных лиц;
• от 1000 руб. до 5000 руб. для ИП-работодателей.

Отпуск в табеле учета рабочего времени

Конкретный код отпуска в табеле учета рабочего времени (форма № Т-12 или форма № Т-13, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 ) указывается в зависимости от вида отпуска:

Вид отпуска	Буквенный код	Числовой код
Ежегодный основной оплачиваемый отпуск	ОТ	09
Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск	ОД	10
Отпуск без сохранения зарплаты, предоставленный работнику с разрешения работодателя	ДО	16
Отпуск без сохранения зарплаты, который работодатель обязан предоставить работнику по его заявлению в силу законодательства	ОЗ	17
Ежегодный дополнительный отпуск без сохранения зарплаты (например, предусмотренный коллективным договором)	ДБ	18
Отпуск по беременности и родам/отпуск в связи с усыновлением ребенка	Р	14
Отпуск по уходу за ребенком до достижения им трехлетнего возраста	ОЖ	15
Оплачиваемый учебный отпуск	У	11
Неоплачиваемый учебный отпуск	УД	13

В табеле учета рабочего времени ставится, либо буквенный, либо числовой код - оба кода указывать не нужно.

Отпуск в табеле учета рабочего времени: образец

Образец отражения отпуска в табеле учета рабочего времени рассмотрим на примере.

Пример. Работнице Петровой Е.Ф. предоставлен ежегодный основной оплачиваемый отпуск на 7 календарных дней с 8 апреля 2019 г. На странице 2 табеля учета рабочего времени по форме Т-12 за первую половину месяца* записи в отношении данной работницы будут выглядеть следующим образом:

1 2 3 5 6 48

Номер по порядку	Фамилия, инициалы, должность (специальность, профессия)	Табельный номер	Отметки о явках и неявках на работу по числам месяца
			1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15	Итого отработано за I половину месяца
4
1	Петрова Елена Федоровна, бухгалтер	054	Я	Я	Я	Я	Я	В	В	ОТ	ОТ	ОТ	ОТ	ОТ	ОТ	ОТ	Я
			8	8	8	8	8										8

Нюансы отражения отпуска в табеле учета рабочего времени

Говоря об указании дней отпуска в табеле учета рабочего времени, важно отметить, что:

• нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период отпуска, отмечаются буквенным кодом «В» или цифровым кодом «26». Ведь такие дни не включаются в число календарных дней отпуска (ст. 120 ТК РФ);
• в случае болезни работника во время отпуска, возможно, придется вносить исправления в табель учета рабочего времени. Например, в ситуации, когда работник не продлял свой отпуск на дни болезни, а решил .

Скачать пустой График отпусков 2018-2019 47 кб. Word (doc).

Сроки

График отпусков нужно составить не позднее чем за две недели до начала года. До 14 декабря(16-е воскресенье) 2018 года для 2019 года. Это крайняя дата которая может там стоять.

Штраф

Если не уложиться в срок то штраф составит от 30 000 до 50 000 рублей.

С помощью или

Кого включать

Всех штатных работников и совместителей необходимо включить в график.

В график не включают работников с которыми заключен договор гражданско-правового характера, т.к. им отпуск не положен.

Образец заполнения

Любые изменения в графике(если сотрудник ушёл в другой период и пр.) необходимо вносить своевременно, иначе также возможен штраф 50 000 р.

Для графика отпусков предусмотрена специальная форма № Т-7, утвержденная постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

Скачать образец заполнения графика отпусков 2018-2019 47 кб. Word (doc, № Т-7).

Инструкция

Какие сведения следует отразить в графике?

График отпусков – сводный документ, он составляется в одном экземпляре и действует в течение одного календарного года, потому на практике ему присваивается номер 1.

Если работник пришёл на работу в первой половине года и в отпуск в текущем году не собирается то вносить изменения в график отпусков не нужно. Право на первый отпуск возникает лишь через шесть месяцев работы (ч. 2 ст. 122 Трудового кодекса РФ).

Обратите внимание, как заполняются следующие реквизиты:

Наименование организации – указывается в полном соответствии с учредительными документами. При наличии сокращенного наименования указывается полное наименование, а затем в скобках сокращенное.

Код организации – проставляется в зоне кодирования в виде числа из восьми символов по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО)

Дата составления . Указывается цифровым способом. Даты записываются арабскими цифрами в одной строчке последовательно: число, месяц, год. Так же указывается, на какой календарный год составлен график.

Ниже в таблице приведены правила заполнения граф табличной части графика отпусков.

С помощью или этого онлайн-сервиса для организаций можно вести налоговый и бухучет на УСН и ЕНВД, формировать платежки, 4-ФСС, СЗВ, Единый расчет 2017 подавать любую отчетность через интернет и пр.(от 250 р/мес.). 30 дней бесплатно, при первой оплате(если переход по этим ссылкам с этого сайта) три месяца в подарок. Для вновь созданных ИП сейчас (бесплатно).

Графа таблицы	Описание заполнения
Графа 1 Структурное подразделение	Наименования структурных подразделений указываются без сокращений в полном соответствии со штатным расписанием.
Графа 2 Должность (специальность, профессия) по штатному расписанию	Наименование должности (специальности, профессии) без сокращения из штатного расписания
Графа 3 Фамилия, имя, отчество	Сведения указываются без сокращений
Графа 4 Табельный номер	Указывается табельный номер присвоенный при приеме, в соответствии с Личной карточкой или приказом о приеме. В организациях, где не используются табельные номера, графа может не заполняться
Графа 5 Отпуск. Количество календарных дней	Указывается общее количество календарных дней, предоставленных работнику. При исчислении общей продолжительности дополнительные отпуска суммируются с ежегодным основным отпуском.
Графа 6 Отпуск. Дата запланированная	Дата указывается полностью в формате 00.00.0000

Графы 7,8,9 заполняются в дальнейшем, в следующем календарном году.

Заполнить график вы можете как в алфавитном порядке, так и по очередности запланированных дат отпуска. Но в последнем случае фамилии работников, решивших разделить отпуск на части, будут повторяться.

Легче группировать работников по подразделениям в которых они работают.

Какую продолжительность отпуска указать в графике?

Перед тем как заполнить графу 5 по всем сотрудника, определите, на какое количество дней отпуска работники вправе претендовать в будущем году.

Минимальная продолжительность отпуска . Продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска составляет 28 календарных дней (ч.1 ст.115 ТК РФ).

Удлиненные отпуска . Для некоторых категорий работников установлены удлиненные ежегодные оплачиваемые отпуска (ч. 2 ст. 115 ТК РФ):

Наряду с основными ежегодными оплачиваемыми отпусками в графике отпусков учитываются и дополнительные оплачиваемые отпуска (предоставляемые работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, работникам, имеющим особый характер работы, работникам с ненормированным рабочим днем, работникам работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, и др.)

С помощью или этого онлайн-сервиса для организаций можно вести налоговый и бухучет на УСН и ЕНВД, формировать платежки, 4-ФСС, СЗВ, Единый расчет 2017 подавать любую отчетность через интернет и пр.(от 250 р/мес.). 30 дней бесплатно, при первой оплате(если переход по этим ссылкам с этого сайта) три месяца в подарок. Для вновь созданных ИП сейчас (бесплатно).

Отпуск может быть разделен на части по взаимному согласию между работником и работодателем.

При этом хотя бы одна из частей этого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней .

Не забудьте указать в графике дни отпуска, не использованные в прошлые годы.

Неиспользованные дни отпусков за предыдущие годы присоедините к отпуску, который запланирован в наступающем календарном году. Например, работнику положен отпуск продолжительностью 28 календарных дней. В 2018 году он использовал только 18 дней, осталось еще 10. Следовательно, в графике отпусков на 2019 год у работника будет указано не 28 календарных дней, а 38 дней (28 + 10). При этом в графе 10 нужно сделать отметку о количестве добавленных дней, например «28 дн. + 10 дн. за ___ год».

Трудовой кодекс РФ обязывает и работодателя, и сотрудника соблюдать сроки, указанные в графике отпусков.

Образец заполнения: график отпусков - это необходимый документ для любого начальника, и начинающие владельцы структур частенько не знают того, как его оформлять и по какой форме это делать. В связи с этим нередки поисковые запросы, типа «заполнение графика отпусков» или, скажем, «составление графика отпусков», «бланк график отпусков», «форма графика отпусков» и прочие. Оказывается, что эта тема, как и любая, связанная с заполнением бумажек, достаточно актуальна и нуждается в разъяснении.

Заполнение графика отпусков производится по унифицированной , утвержденной государством стандартной форме № Т-7 "График отпусков" , которая утверждена нашим государством, и является унифицированной формой первичной документации для учета оплаты труда, да и самого труда в целом. Стоит отметить, что заполненная форма подписывается руководителем или же уполномоченным лицом (но в этом случае все равно ставится печать руководителя).

Естественно, достаточно актуальным остается вопрос о том, как составить график отпусков грамотно, и как сделать так, чтобы заполнение графика отпусков было систематизировано. Для того, чтобы все было в порядке, важно указывать в графике дополнительные ежегодные отпуска (оплачиваемые), но помнить о том, что те отпуска, которые даются без сохранения зарплаты не должны отражаться в графике.

Также нужно учитывать все «неотгулянные» отпуска, то есть те отпуска, которые до этого не были использованы работниками в течение года, в том числе те из них, которые перенеслись на следующий год.

Заполнение графика отпусков на раннем этапе, то есть этапе планирования отпусков заполняется сотрудником кадровой службы с первой по шестую графу стандартной формы № Т-7. Причем, наименования должностей во второй графе должны указываться в полном соответствии со штатным расписанием. В том случае, если в организации работникам табельные номера не присваиваются, то заполнение графика отпусков происходит без четвертой графы, она просто остается пустой.

Графы номер семь, восемь и девять заполняются только от руки, причем, по мере ухода в отпуск работников. В седьмой графе все отметки непременно делаются уже после фактического окончания отпуска, в восьмой же графе указывается тот документ, на основании которого переносится отпуск (к таким документам относится личное заявление или же приказ руководителя).

Составление графика отпусков также должно отражать время отпусков совершенно всех сотрудников, включая тех, которые имеют право на отпуск в любое время, и для таких работников дата начала отпуска указывается в шестой графе графика, в то время, как ее изменение фиксируют в восьмой и девятой.

С помощью или этого онлайн-сервиса для организаций можно вести налоговый и бухучет на УСН и ЕНВД, формировать платежки, 4-ФСС, СЗВ, Единый расчет 2017 подавать любую отчетность через интернет и пр.(от 250 р/мес.). 30 дней бесплатно, при первой оплате(если переход по этим ссылкам с этого сайта) три месяца в подарок. Для вновь созданных ИП сейчас (бесплатно).

Законодательством Российской Федерации гражданам, которые имеют официально оформленные трудовые договора, каждый год гарантируется право получение отпуска. Для того, чтобы организовать очерёдность предоставления времени отдыха, можно использовать унифицированную форму Т-7 «График отпусков».

Скачать бланк и составить график отпусков

Для контроля очерёдности отдыха руководством предприятия назначаются ответственные за составление формы должностные лица. Необходимо соблюдение пожеланий работников по предоставлению отпусков в удобное время. Предварительный график должен быть завизирован тремя должностными лицами. Вот их список:

• руководитель подразделения;
• ответственный за составление единого графика сотрудник отдела кадров;
• уполномоченный член профсоюзного комитета.

После согласования график утверждается первым руководителем. Для его оформления может быть использована форма Т-7. Она в числе других документов действует на основании приказа Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. №1.

Бланк формы

Если отдых сотрудника переносится с даты, первоначально внесённой в график, на какую-либо другую дату, в ранее составленную форму требуется внести изменения. Основания, по которым переносятся даты отпуска, и изменяется график, являются:

• заявление работника;
• приказ по предприятию.

Параметры календарных изменений руководство предприятия должно обязательно согласовать с работником.

После принятия закона от 11.10.2018 г. №360-ФЗ в ТК была добавлена статья 262.2. Перед утверждением в форму вносятся даты отпусков, выбранные работниками, имеющими трёх и более детей. Сюда же вносятся изменения, связанные с предоставлением работникам дополнительных дней для прохождения диспансеризации (приказ Минздрава РФ от 26.10.2017 г. №869н.): один день раз в три года для всех сотрудников, два дня ежегодно – для предпенсионеров. Основание – ст.185.1 ТК.

Другой статьёй кодекса (115) установлено, что длительность оплачиваемого отпуска для официально трудоустроенных россиян должна составлять 28 и более календарных дней. Доведение до работников положений графика должно быть проведено не позднее, чем за две недели до начала отпуска. Ознакомление работника с датой его очередного отпуска в срок, меньший выше указанного, является нарушением. Утвердить график и форму Т-7 необходимо не позднее, чем 17 декабря текущего года.

В пункт 4 статьи 9 закона от 06.12.2011г. №402-ФЗ внесены изменения, согласно которым форма графика Т-7 не является обязательной для ведения. Руководство предприятия может самостоятельно издавать распоряжения о разработке форм графика. Единственное условие – обязательное указание в графике реквизитов фирмы в соответствии с требованиями п.2 ст.9 закона №402-ФЗ. Скачать форму бланка для заполнения можно на любом профильном ресурсе в сети интернет или на сайте Госкомстата.

Образец заполнения

Форма выполняет две основные функции:

1. Закрепление ежегодного графика отпусков сотрудников предприятия и вносимых в него изменений.
2. Доведение до всех указанных в графике работников предприятия даты начала отпуска.

Порядок заполнения графика отпусков

Информационные данные

В поля, расположенные выше таблицы, вносятся данные в соответствии с предлагаемыми запросами.

Организационно-правовая структура предприятия (организации, учреждения) вносится в расшифрованном виде, наименование – полностью, без сокращений.

Поле «Мнение выборного органа» заполняется словом «Учтено», если на предприятии есть профком или иной выборный орган. Если таковой отсутствует, необходима обязательная отметка об этом. Указание мнения профсоюза в документе обязательно.

Дата составления формы и год действия проставляются в полях для указания реквизитов.

Столбцы 1-6

Для утверждения формы Т-7 руководителем предприятия обязательным является заполнение столбцов с первого по шестой. Все наименования, Ф.И.О. и должности сотрудников предприятия вписываются полностью, без сокращений. Планируемое число календарных дней отпуска (ст.5) вносится в числовом выражении. В столбце 6 указывается дата первого дня отпуска в новом году.

Если предусмотрено деление отпуска на периоды, дата их начала проставляется в отдельной строке столбца 6. Допускается указание продолжительности периода вместо даты его начала

Заверяет составленную форму Т-7 руководитель кадровой службы предприятия.

Другим вариантом утверждения является издание отдельного приказа по предприятию. Форма документа не унифицирована, поэтому составляется он в произвольном виде. Для ознакомления сотрудников с графиком отпусков и приказом о его утверждении (если таковой составлен и подписан руководителем) составляется отдельная ведомость. В ней должны поставить подпись и дату ознакомления все сотрудники предприятия, включённые в составленный на следующий год отпускной график.

Столбцы с седьмого по десятый заполняются ответственным работником кадровой службы по мере наступления даты ухода в отпуск того или иного сотрудника предприятия. Столбец 8 служит для указания реквизитов приказа, в соответствии с которым производится перенос срока начала отдыха на другую дату. В столбце 9 указывается планируемая дата первого дня отпуска сотрудника. Столбец 10 заполняется информационно: в случае указания причины переноса отпуска на другую дату, отзыва сотрудника, либо других существенных замечаний и оснований изменения данных.

Хранение документа

В соответствии с п.693 раздела 1.1 приказа Минкульта РФ от 25.08.2010 г. №558 графики предоставления отпусков подлежат сохранению на предприятии в течение одного календарного года. Приказ, оформленный на 2019 год необходимо сохранять на предприятии до 31 декабря 2020 года. Ликвидация документа, у которого истек срок хранения, осуществляется на основании акта уничтожения, который составляется уполномоченным сотрудником предприятия. Он составляется в соответствии с требованиями п.п.2.2.5, 2.3.2 и 2.4.5 архивных правил, утверждённых Коллегиёй Росстата 6 февраля 2002 года.

Несоблюдение требований правил охраны труда в отношении составления, утверждения и издания на предприятии приказа об утверждении графика наказывается в административном порядке в соответствии с требованиями ст.5.27 КоАП. Сумма денежного наказания может составлять:

• должностные лица – 1-5 тыс.руб.;
• юридические лица – 30-50 тыс.руб.

Ещё одна мера наказания нарушителей – возможность приостановления деятельности предприятия на срок до 90 суток.

Следует отметить, что юрисдикция статьи 5.27 не распространяется исключительно на рассматриваемую форму. Её составление в том, виде, в котором она утверждена приказом Госстата №1, является рекомендательным. Таким образом, нарушением является отсутствие на предприятии утверждённого графика отпусков в любом допустимом виде.

Задайте ваш вопрос онлайн!!

Получите бесплатную помощь практикующего юриста в течение 10 минут